Заводим новую позицию в справочнике «Номенклатура»

Новую позицию товара заводят в справочнике Номенклатура. В 1С:Бухгалтерии 3.0 он лежит в разделе Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в Управлении торговлей 11 — в разделе НСИ и администрирование, в группе справочников НСИ. Открыли список, нажали Создать — дальше дело за реквизитами.

Главная ошибка новичка — заполнить только наименование и сохранить. Такая карточка не встанет корректно в документ: программа не поймёт, какой это вид актива, на какой счёт его относить и с какой ставкой НДС продавать. Поэтому пройдёмся по полям, которые действительно влияют на учёт, и по тем, что можно пропустить.

Где находится справочник и как добавить новый элемент

Справочник Номенклатура — это единый каталог всего, что организация покупает, производит и продаёт: товары, материалы, услуги, готовая продукция. В разных конфигурациях путь к нему отличается, но логика одна — открыть список и нажать Создать.

Перед созданием карточки определитесь с группой. Левая часть списка — это дерево папок (Товары, Материалы, Услуги и ваши собственные группы). Встаньте курсором на нужную папку, тогда новая позиция попадёт сразу в неё. Складывать тысячи карточек в корень списка — верный способ потом ничего не найти.

Перед созданием позиции проверьте, нет ли её в справочнике уже. Введите часть названия или артикул в строку поиска над списком — она фильтрует позиции по вхождению. Дубли номенклатуры — частая беда: один и тот же товар, заведённый дважды, разносит остатки по двум карточкам, и в отчётах «Остатки товаров» вы видите два по половине вместо одного целого. Склеить дубли потом сложнее, чем один раз поискать.

Обязательные реквизиты: наименование, артикул, вид номенклатуры

Открывшаяся форма делится на верхнюю шапку с ключевыми полями и вкладки с остальными настройками. В шапке заполняют три реквизита, без которых карточка бесполезна.

Наименование. Короткое рабочее имя для поиска и подбора в документах. Пишите так, как привыкли искать сотрудники: «Кабель ВВГ 3х2.5» ищется быстрее, чем «Провод силовой с медными жилами сечением 2.5». Рядом есть поле Полное наименование — оно подставляется в печатные формы (накладные, счета-фактуры), туда можно внести официальное название из прайса поставщика. Если полное наименование не заполнить, в документы попадёт короткое рабочее имя — и покупатель увидит в накладной внутренний сленг склада. Поэтому для товаров, которые уходят клиентам, полное наименование лучше заполнять аккуратно.

Договоритесь о едином стиле наименований заранее. Когда один менеджер пишет «Болт М8х40», второй «болт м8*40», а третий «Болт 8-40» — поиск по списку превращается в лотерею, и дубли плодятся сами собой. Простое правило (тип + размер + единица, латиница и пробелы одинаково) экономит часы на инвентаризациях.

Артикул. Код производителя или ваш внутренний. Поле необязательное, но при подборе товара по артикулу ускоряет работу кладовщика и менеджера. Если ведёте учёт по штрихкодам, их задают отдельно — в УТ на вкладке Штрихкоды, в Бухгалтерии через ссылку Штрихкоды в карточке.

Вид номенклатуры. Это самое важное поле — именно оно определяет счета учёта, характер позиции (товар, услуга, материал) и признаки прослеживаемости и маркировки. Выбирается из справочника Виды номенклатуры. Если нужного вида в списке нет, создайте его прямо из поля выбора кнопкой Создать.

Вид номенклатуры и счета учёта

Вид номенклатуры связывает карточку со счетами бухгалтерского учёта. В Бухгалтерии 3.0 соответствие хранится в регистре Счета учёта номенклатуры — его открывают по ссылке в самом справочнике Номенклатура или через карточку позиции.

Счета можно задать с разной степенью детализации: для всей организации сразу, для отдельного склада, для конкретной группы номенклатуры или для одного вида номенклатуры. Программа при подборе товара в документ ищет самую подходящую строку сверху вниз. На практике достаточно одной общей настройки на каждый вид:

• товары для перепродажи — счёт 41.01, доходы 90.01.1, расходы 90.02.1;
• материалы — счёт 10 с нужным субсчётом (10.01, 10.06 и т. д.);
• готовая продукция — счёт 43;
• услуги сторонним покупателям — счёт учёта доходов 90.01.1.

Разберём на примере. Вы завели карточку «Шкаф офисный» с видом номенклатуры «Товары» и собираетесь перепродавать его. В регистре Счета учёта номенклатуры для вида «Товары» стоит счёт 41.01. При поступлении шкаф встанет на 41.01, при продаже уйдёт в себестоимость на 90.02.1, выручка отразится на 90.01.1. Если тот же шкаф вы покупаете для собственного офиса, его нельзя заводить как товар — это основное средство или малоценное имущество, и карточка номенклатуры тут не подходит вовсе.

В Управлении торговле счета учёта настраиваются иначе — в регистре Группы настроек финансового учёта номенклатуры, который привязывается к карточке через поле Группа фин. учёта. Это разделение не случайно: в УТ бухгалтерские проводки формируются отдельным механизмом, и счёт у позиции зависит от группы финансового учёта, а не напрямую от вида номенклатуры.

Единица измерения и коэффициенты пересчёта упаковок

В шапке карточки есть поле Единица измерения — базовая единица хранения остатков. Для штучного товара это шт, для сыпучих — кг, л, м. Единица берётся из классификатора ОКЕИ, её меняют кнопкой выбора.

В Бухгалтерии 3.0 базовая единица обычно одна, и этого хватает. А вот в Управлении торговлей часто нужен учёт в упаковках: закупаем коробками, продаём штуками. Для этого в карточке есть отдельный список Упаковки, единицы измерения.

Схема такая:

1. Базовая единица — та, в которой ведутся остатки (шт).
2. Дополнительная упаковка — например, коробка, и для неё указывают коэффициент пересчёта: 1 коробка = 24 шт.
3. В документах можно выбирать любую упаковку, программа сама пересчитает количество в базовую единицу.

Отдельно подумайте о дробных единицах. Если товар продаётся на метры, литры или килограммы, базовую единицу берите именно такую, а не «штуку». Иначе при отпуске 2,5 кг программа либо округлит количество, либо не даст провести документ . Для весового и погонного товара дробность — норма, и единица должна её допускать.

Цены, ставка НДС и дополнительная аналитика

Цену в самой карточке номенклатуры не хранят — она задаётся отдельными документами. Но ставку НДС и ряд аналитических признаков указывают прямо в позиции.

Ставка НДС. Поле % НДС в карточке подставляется в документы реализации по умолчанию. Ставьте ту ставку, по которой обычно продаёте позицию (20%, 10%, Без НДС). В конкретном документе её при необходимости можно переопределить.

Для некоторых операций ставка НДС в карточке особенно важна. Например, при продаже товаров из перечня со ставкой 10% (детские товары, отдельные продукты, медицинские изделия) ошибочно указанные 20% завысят налог в реализации, а исправлять придётся и документ, и декларацию. Проверяйте ставку по действующей редакции перечней к Налоговому кодексу, а не по памяти.

Установка цен. Продажные цены вводят документом, а не в справочнике:

• в Бухгалтерии 3.0 — документ Установка цен номенклатуры, а сами значения привязаны к справочнику Типы цен номенклатуры (Оптовая, Розничная);
• в Управлении торговлей — документ Установка цен номенклатуры и справочник Виды цен с гибкими правилами расчёта (наценка от закупки, округление).

Обратите внимание на термин: в Бухгалтерии это Типы цен, в УТ — Виды цен. Разные названия одной идеи, не перепутайте при настройке.

Дополнительные признаки. На вкладках карточки встречаются поля, которые включаются только если нужны вашему учёту:

• Прослеживаемый товар и код ТН ВЭД — для импортных товаров из перечня прослеживаемости;
• Подлежит маркировке — для табака, обуви, воды и других групп «Честного знака»;
• Импортный товар, страна происхождения и номер ГТД — заполняются уже в документе поступления, но вид номенклатуры должен это разрешать.

Характеристики, серии и партионный учёт в УТ

Если один и тот же товар отличается цветом, размером или моделью, не заводите под каждый вариант отдельную карточку. Для этого есть характеристики — но доступны они в Управлении торговлей и ERP, в типовой Бухгалтерии 3.0 их нет.

Чтобы характеристики появились, в виде номенклатуры (или в карточке) ставят признак Характеристики в положение Использовать — общий для вида или индивидуальный. После этого у позиции «Футболка» можно завести характеристики «Красная M», «Синяя L», и остатки будут храниться в разрезе каждой.

Серии — это дополнительный разрез для партий со сроком годности, номером партии или сертификатом. Включаются аналогично признаком Серии и применяются там, где закон или учёт требуют отслеживать конкретную партию (продукты, медикаменты, автозапчасти).

Проверка карточки перед записью

Перед нажатием Записать и закрыть пробегитесь по ключевым полям. Ошибка в виде номенклатуры или ставке НДС всплывёт не сразу, а в проведённых документах — и исправлять придётся задним числом.

После записи проверьте результат на практике: создайте тестовый документ поступления с этой позицией и посмотрите, какой счёт учёта подставился автоматически. Если счёт верный — карточка настроена правильно, тестовый документ можно удалить (пометить на удаление).

Частые вопросы