Добавление кассира в 1С:Розница, УТ и ERP — от учётной записи пользователя до ФИО в чеке

Кассир в 1С — это пользователь базы, связанный с карточкой физлица, которому выдан профиль прав «Кассир». Создают его в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи: кнопка Создать, задать имя для входа и пароль, в карточке указать физлицо и нужную группу доступа. После этого кассир открывает смену в рабочем месте кассира (РМК), а его ФИО попадает в чек как отдельный реквизит.

Отдельной «регистрации кассира в ОФД» не существует — с оператором фискальных данных связан сам фискальный накопитель кассы, а не человек. В чеке печатается ФИО кассира из карточки физлица, поэтому главное на стороне 1С — корректно завести пользователя, физлицо и права. Ниже разберём это для 1С:Розница, 1С:Управление торговлей 11 и 1С:ERP.

Что нужно подготовить до создания кассира

Кассир в системе состоит из трёх связанных сущностей. Пропуск любой из них даёт типовые сбои: человек либо не может войти, либо входит, но не видит кассу, либо его ФИО не печатается в чеке.

• 👤 Пользователь — учётная запись для входа в базу (логин, пароль, способ аутентификации).
• 🪪 Физлицо — карточка с ФИО и ИНН; именно отсюда данные идут в чек.
• 🔑 Профиль прав — набор ролей, который открывает кассиру РМК и закрывает лишнее (перенастройку, удаление документов).

До начала проверьте, что в базе уже заведены организация, магазин (склад) и касса ККМ, к которой подключён фискальный регистратор. Если кассы ещё нет, сначала настройте её: без привязки кассы к рабочему месту кассир не сможет открыть смену.

Создание пользователя для кассира

Путь к списку пользователей одинаков в Рознице, УТ 11 и ERP, потому что все они используют одну библиотеку стандартных подсистем.

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.
2. Нажмите Создать.
3. Заполните Полное имя — так человек будет отображаться в списках программы.
4. Поставьте флажок Вход в программу разрешён и задайте Имя для входа (логин) и пароль. Способ аутентификации — по паролю 1С или по учётной записи домена (Windows), если вход идёт через доменную сеть.
5. В поле Физическое лицо выберите карточку сотрудника или создайте новую прямо из поля.
6. Запишите карточку пользователя кнопкой Записать и закрыть.

Если список пользователей пуст и доступен не весь набор полей, включите расширенные настройки: в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав должен быть активен флажок управления доступом. Без него профили и группы доступа не появятся.

Права доступа: профиль «Кассир» и что он открывает

Права в 1С раздают не по одной роли, а профилями групп доступа. Для розничных конфигураций в поставке уже есть подходящие профили — как правило, «Кассир» и «Старший кассир» (или близкие по смыслу). Кассиру достаточно профиля «Кассир».

Назначить профиль можно двумя путями:

• Из карточки пользователя — ссылка Права доступа (или одноимённая команда в карточке), где отмечаются доступные профили.
• Через Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа и группы доступа, куда добавляют пользователей списком.

Чем отличаются типовые профили кассира:

Не выдавайте кассиру административный профиль «за компанию». Профиль с правами на изменение настроек и удаление документов на рабочем месте кассира — прямой путь к потерянным продажам и спорам при инвентаризации. Если кассиру не хватает одной операции (например, возврата), добавьте профиль «Старший кассир», а не полные права.

Карточка физлица: откуда ФИО и ИНН попадают в чек

Фамилия кассира в чеке берётся не из имени пользователя, а из связанной карточки физлица. Поэтому её заполняют отдельно.

Откройте карточку физлица (из поля Физическое лицо в пользователе или из справочника физлиц) и проверьте:

• ФИО — печатается в чеке как реквизит «Кассир».
• ИНН — используется, если нужно выводить ИНН кассира в чек (необязательный реквизит, но некоторые сценарии его требуют).
• Должность — ряд касс выводит должность рядом с ФИО.

Если ФИО в карточке не заполнено, чек пробьётся, но строка кассира будет пустой или с техническим именем пользователя. Для продавца это выглядит как ошибка настройки, хотя касса работает.

Привязка кассира к кассе ККМ и рабочему месту

Частое заблуждение: кассира «привязывают к конкретной кассе». На деле в розничных конфигурациях 1С касса ККМ привязана к магазину (складу) и к рабочему месту, а кассир определяется в момент открытия смены — это текущий пользователь РМК.

Схема работает так:

1. Касса ККМ подключена к фискальному регистратору и закреплена за магазином.
2. Кассир входит в базу под своим логином.
3. Открывает рабочее место кассира и открывает смену на выбранной кассе.
4. С этого момента все чеки смены идут от его имени.

Если кассиров на одной физической кассе несколько (посменно), каждый входит под своим логином и открывает/закрывает свою смену. Отдельно «прикручивать» кассира к оборудованию не нужно.

ОФД и фискальный накопитель: что на самом деле «регистрируют»

Регистрируют в налоговой и подключают к ОФД не кассира, а кассу — точнее, фискальный накопитель. Это делается один раз при постановке ККТ на учёт и к добавлению сотрудников отношения не имеет.

Что к чему относится:

• Касса (ФН) ↔ ОФД и ФНС. ККТ ставят на учёт в налоговой, фискальный накопитель регистрируют и привязывают к оператору фискальных данных. Оператор передаёт чеки в ФНС.
• Кассир ↔ чек. Человек не регистрируется у оператора. Его ФИО попадает в каждый чек как реквизит из карточки физлица в 1С.

Поэтому, добавляя нового кассира, в личный кабинет ОФД заходить не нужно. Всё делается внутри 1С: пользователь, физлицо, права. В кабинете ОФД вы увидите чеки уже с ФИО кассира — потому что оно пришло в фискальный документ из базы.

Ограничения смены: возвраты, скидки и одна открытая смена

Профиль прав управляет не только входом, но и тем, что кассир может в течение смены. Настраивается это правами профиля и настройками рабочего места кассира.

Типовые ограничения, которые закрывают обычному кассиру:

• 🚫 Ручные скидки сверх установленных — чтобы цену нельзя было занижать произвольно.
• 🚫 Возвраты и аннулирование чеков без подтверждения старшего кассира.
• 🚫 Изменение и удаление уже проведённых документов.
• 🚫 Доступ к настройкам, справочникам номенклатуры и ценам.

Часть ограничений настраивается не только профилем, но и параметрами самого рабочего места кассира: какие операции показывать на панели РМК, разрешать ли открывать денежный ящик вне продажи, требовать ли ввод количества вручную. Эти настройки общие для рабочего места, а персональные запреты (возврат, скидка) удобнее держать на уровне профиля прав — тогда достаточно переключить человеку профиль, не трогая саму кассу.

Технически одна учётная запись не может держать две открытые смены одновременно: пока смена не закрыта, новую по тому же кассиру открыть не получится. Это защищает от «потерянных» смен после сбоя — незакрытую смену сначала находят и закрывают. Если смена «зависла» после аварийного завершения работы, её закрывают штатно (с снятием Z-отчёта на фискальном регистраторе), а не удалением документа открытия смены из базы.

Что требует 54-ФЗ от данных о кассире

54-ФЗ и форматы фискальных документов ФНС задают, какие реквизиты обязаны быть в чеке. Кассир — один из них.

• Реквизит «Кассир» (ФИО) обязателен в чеке при обычных расчётах. Исключение — автоматический режим без участия человека (например, вендинговые аппараты): там кассира в чеке нет.
• ИНН кассира — реквизит необязательный; его включают в отдельных сценариях, но для большинства розничных продаж он не требуется.

Отсюда практический вывод: для соответствия закону достаточно, чтобы у каждого кассира было корректно заполнено ФИО в карточке физлица и он работал под своим логином. Общий обезличенный пользователь на всю точку формально нарушает требование об указании конкретного кассира.

Проверить, что реквизит кассира уходит в чек правильно, проще всего на практике: пробейте один тестовый чек под новым логином и посмотрите печатную форму и данные чека в личном кабинете ОФД. Если ФИО на месте — настройка завершена, отдельных действий больше не требуется. Если строка пустая, возвращайтесь к карточке физлица: почти всегда дело в незаполненном ФИО или в том, что пользователь не связан с физлицом.

Быстрое добавление нескольких кассиров

Когда открывается новая точка и кассиров сразу пять-шесть, заводить каждого вручную по всем шагам долго. Ускорить процесс помогают штатные механизмы.

• 👥 Группы доступа списком. Создайте одну группу доступа с профилем «Кассир» и добавляйте в неё новых пользователей скопом — права назначатся всем сразу, не по одному.
• 📋 Копирование пользователя. Новую учётную запись удобно создавать копированием уже настроенного кассира (команда Создать → Создать копированием или аналогичная в списке): настройки прав подтянутся, останется сменить имя, логин и физлицо.
• 🗂 Сначала физлица, потом пользователи. Если сотрудники уже заведены как физлица (например, из кадрового блока ERP), при создании пользователя их останется только выбрать, а не вводить ФИО заново.

Перенастраивать права каждого кассира по отдельности не нужно: правьте профиль группы доступа — изменения применятся ко всем, кто в неё входит.

Отдельная ситуация — кассир уволился. Не удаляйте пользователя, который уже пробивал чеки. На нём завязаны смены, продажи и кассовые операции; при удалении история «повиснет» на пустой ссылке. Правильный путь — в карточке пользователя снять флажок Вход в программу разрешён (или пометить запись недействительной). Логин перестанет работать, а все прошлые чеки и отчёты останутся читаемыми с его ФИО. Карточку физлица при этом тоже не трогают.

Частые вопросы