Подключение и настройка онлайн-кассы (ККТ) в 1С

Чтобы касса заработала в 1С, нужно пройти четыре шага: подключить ККТ как оборудование (Администрирование → Подключаемое оборудование), получить в налоговой регистрационный номер (РНМ), фискализировать накопитель прямо из 1С и настроить рабочее место кассира. После этого смена открывается в РМК, а чек уходит оператору фискальных данных автоматически.

Порядок одинаков для 1С:Розница и 1С:Управление торговлей (УТ 11) — отличаются только названия разделов меню. Ниже разберём весь путь: от коробки с фискальным регистратором до закрытия первой смены и отчётов.

Касса в 1С — это не бухгалтерский счёт 50, а физическое устройство с фискальным накопителем. В программе оно живёт в справочнике Кассы ККМ. Не путайте с «Кассой предприятия» — это разные объекты.

Что подготовить до подключения

Собрать всё заранее дешевле, чем останавливаться на полпути с открытой коробкой и недозаполненным заявлением.

• 🧾 Онлайн-ККТ из реестра ФНС — фискальный регистратор или автономная касса с поддержкой передачи данных.
• 💾 Фискальный накопитель (ФН) — срок 15 или 36 месяцев. Нужный срок зависит от режима налогообложения и вида деятельности; на спецрежимах и при услугах чаще требуется 36 месяцев.
• 🌐 Договор с ОФД — оператором фискальных данных. Без него чеки не уйдут в налоговую.
• 🔑 Квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или ИП — для подачи заявления через личный кабинет ККТ на сайте ФНС. Можно подать и лично в инспекции.
• 💿 Драйвер ККТ от производителя (Атол, Штрих-М и т. п.). Он ставится на компьютер отдельно, 1С его не содержит.

Устанавливаем драйвер и подключаем ККТ

Сначала установите драйвер производителя на тот компьютер, где физически стоит касса. Проверьте, что в диспетчере устройств Windows касса определяется и ей присвоен COM-порт (для USB-моделей порт обычно виртуальный).

Дальше подключаем устройство в самой программе.

1. Откройте список подключаемого оборудования. В 1С:Розница — раздел Администрирование → Подключаемое оборудование. В УТ 11 — НСИ и администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование (в части редакций раздел называется немного иначе).
2. Включите флажок Использовать подключаемое оборудование, если он снят.
3. Нажмите Создать. В поле тип оборудования выберите ККТ с передачей данных.
4. Выберите драйвер, соответствующий вашей модели, и укажите рабочее место (компьютер, за которым будет касса).
5. Запишите карточку и нажмите Настроить. Укажите модель ККТ, номер порта и скорость обмена — значения берутся из паспорта устройства.
6. Нажмите Тест подключения.

Если тест прошёл — программа покажет заводской номер кассы и состояние ФН. Это значит, связь есть, можно переходить к регистрации.

Пути к списку оборудования и кассам немного различаются по конфигурациям:

Регистрируем кассу в налоговой и фискализируем ФН

Фискализация — это запись параметров владельца в накопитель. Проводится ровно один раз на старте, и ошибку в ней бесплатно не исправить: при неверных данных ФН придётся закрывать и ставить новый. Поэтому действуем по порядку.

Шаг 1. Получите регистрационный номер (РНМ). Подайте заявление о регистрации ККТ в личном кабинете на сайте ФНС (раздел «Учёт ККТ») или лично в инспекции. В ответ налоговая присваивает регистрационный номer машины — РНМ. Без него фискализацию не запустить.

Шаг 2. Заведите кассу в 1С. Откройте справочник Кассы ККМ (в Рознице — НСИ, в УТ — НСИ и администрирование → Кассы ККМ), создайте новую с типом ККТ с передачей данных. Привяжите к организации и магазину (складу), укажите подключённое оборудование из предыдущего раздела.

Шаг 3. Проведите регистрацию накопителя из 1С. В карточке подключаемого оборудования или кассы ККМ есть команда работы с фискальным накопителем — Регистрация. В открывшейся форме заполните:

• наименование и ИНН организации (для ИП — ФИО и ИНН);
• адрес и наименование места расчётов;
• присвоенный налоговой РНМ;
• систему налогообложения (можно отметить несколько);
• данные ОФД — ИНН и наименование оператора;
• дополнительные признаки: расчёты в интернете, автономный режим, подакцизные товары, услуги и т. д. — отмечайте только те, что относятся к вам.

После нажатия Продолжить накопитель формирует отчёт о регистрации с фискальным признаком.

Шаг 4. Завершите регистрацию в ФНС. Внесите в личный кабинет данные из отчёта: номер фискального документа, фискальный признак (ФПД), дату и время. Налоговая выдаёт карточку регистрации ККТ — с этого момента касса легальна.

Если совмещаете налоговые режимы (например, ИП на УСН и патенте), при регистрации отметьте обе системы. Тогда в чеке будет проставляться режим по каждой позиции — его определяет карточка товара или настройка по умолчанию. Одна касса обслуживает оба режима, отдельную ставить не нужно.

Проверьте каждый реквизит дважды перед нажатием «Продолжить»: ИНН, РНМ, адрес и систему налогообложения. Исправить запись в ФН после фискализации нельзя.

Настраиваем рабочее место кассира (РМК)

РМК — это интерфейс продавца: крупные кнопки, подбор товара, оплата. Настраивается отдельно от бухгалтерской части.

Откройте настройки РМК (в Рознице — НСИ → Настройки РМК или через раздел продаж). Здесь задают:

• кассу ККМ, которая работает на этом рабочем месте;
• способы оплаты — наличные, платёжная карта (эквайринг), смешанная оплата;
• шаблон чека и быстрые товары на главный экран;
• права на возврат, скидку, отмену позиции.

Заведите пользователя-кассира и выдайте ему пароль. Права кассира обычно ограничивают: продажа и возврат — да, изменение цен и настроек — нет.

Отдельно продумайте скидки и возвраты. Если кассир не должен давать скидку по своему усмотрению, снимите соответствующее право — тогда цена в чеке будет ровно та, что назначена видом цен. Возврат в течение открытой смены проходит через ту же кассу; возврат чеком за прошлый день оформляют отдельной операцией возврата по номеру исходного чека.

Открываем смену и пробиваем первый чек

Зайдите в РМК под кассиром. Раздел Продажи → РМК (в Рознице). Программа предложит открыть кассовую смену — согласитесь. При открытии касса печатает отчёт об открытии смены и передаёт его ОФД.

Пробная продажа выглядит так:

1. Подберите товар — отсканируйте штрихкод или найдите по наименованию в поиске формы.
2. Проверьте количество и цену. Цена подтянется из назначенного вида (типа) цен.
3. Нажмите Оплатить и выберите способ — наличные или карта.
4. При наличных введите полученную сумму, программа посчитает сдачу.
5. Подтвердите — касса печатает чек и отправляет его оператору.

Чтобы убедиться, что связь с ОФД работает, пробейте чек на минимальную сумму, а затем оформите по нему возврат — так вы и чек прихода проверите, и механизм возврата, не искажая реальную выручку.

В чеке касса указывает признак способа расчёта (полный расчёт, аванс, предоплата) и предмет расчёта (товар, услуга, работа). Для обычной розничной продажи 1С подставляет эти значения сама по карточке номенклатуры — вручную их трогать не нужно. Проблемы начинаются, если в карточке товара не заполнен вид номенклатуры: тогда предмет расчёта в чеке может уйти неверный.

Если торгуете маркированным товаром (обувь, табак, вода, молочная продукция), касса обязана передавать в чеке код маркировки. Для этого к рабочему месту подключают 2D-сканер, а в настройках 1С включают работу с маркировкой. Без этого чек на маркированный товар либо не пробьётся, либо уйдёт без кода — и это нарушение.

Закрытие смены и отчёты ККТ

В конце рабочего дня смену закрывают. В РМК нажмите закрытие смены — касса сформирует отчёт о закрытии смены (его по старой памяти называют Z-отчётом). В нём итоги по выручке, возвратам и видам оплаты; отчёт тоже уходит ОФД.

Кассовая смена не может длиться дольше 24 часов. Если смену не закрыть вовремя, касса перестанет пробивать чеки до её закрытия. Это частая причина «встала касса утром» — смену просто забыли закрыть накануне.

Для контроля полезен отчёт о текущем состоянии расчётов — он показывает, остались ли непереданные оператору документы. Запросить его можно из карточки кассы ККМ командой работы с накопителем. Если непереданных нет — все чеки у налоговой, закрытие прошло чисто.

В течение смены наличные из денежного ящика оформляют операциями внесения и выемки. Выемку перед инкассацией проводят так же через РМК — тогда сумма в ящике и данные кассы сходятся, и при пересчёте не будет мнимой недостачи.

Отдельно в программе формируется кассовая отчётность по выручке: отчёт о розничных продажах и приходный кассовый ордер на сумму смены. Но это уже учётная часть — к самой ККТ она отношения не имеет.

Частые ошибки при подключении кассы

Почти все сбои на старте сводятся к нескольким типовым ситуациям. Диагностика — ниже.

Частые вопросы