Каталог в 1С: от первой позиции до многоуровневой структуры

Отдельного объекта «каталог» в 1С нет — создать его через меню не получится. Каталог товаров в 1С — это справочник «Номенклатура», а его структура собирается из групп и элементов. В «Бухгалтерии предприятия 3.0» он открывается по пути Справочники → Товары и услуги → Номенклатура, в торговых конфигурациях — в разделе с нормативно-справочной информацией (НСИ).

Путаница обычно в другом: новичок заводит сотни позиций сплошным списком, без групп, и через месяц не может ничего найти. Каталог — это не плоский перечень, а дерево: группы складывают товары по полкам, элементы хранят конкретные позиции. Правильная иерархия экономит время при подборе в документах и не даёт плодить дубли.

Пути ниже приведены для интерфейса «Такси» на платформе 8.3.

Что такое каталог номенклатуры и из чего он состоит

Справочник «Номенклатура» хранит всё, что компания покупает, продаёт и приходует на склад: товары, услуги, материалы, тару. Каждая строка — это либо группа, либо элемент.

• 📁 Группа — папка. Сама по себе товаром не является, служит только для раскладки: «Напитки», «Канцтовары», «Услуги».
• 📦 Элемент — конкретная позиция с ценой, единицей измерения, ставкой НДС: «Вода питьевая 0,5 л», «Доставка по городу».

Элемент можно подобрать в документ (поступление, реализацию, счёт), группу — нельзя. Поэтому товары всегда заводятся элементами, а группы нужны лишь для навигации и отборов.

Что настроить до создания каталога

Перед вводом позиций проверьте три вещи — иначе половину полей просто не увидите на карточке.

1. Права доступа . Чтобы добавлять и редактировать номенклатуру , у пользователя должна быть соответствующая роль. Раздаются права в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Если кнопка «Создать» в списке неактивна — дело почти всегда в правах.
2. Дополнительные реквизиты и сведения. Чтобы хранить свои характеристики (цвет, артикул поставщика, срок годности), включите флажок в Администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения.
3. Виды номенклатуры (в торговых конфигурациях, например «Управление торговлей 11»). Вид задаёт набор свойств для группы однотипных товаров. В «Бухгалтерии 3.0» этого механизма нет — там тип позиции (товар или услуга) указывается прямо в карточке.

Отдельно продумайте принцип деления. Нельзя мешать в одном уровне разные признаки: часть групп «по бренду», часть «по назначению» — так дерево быстро превращается в кашу. Выберите один признак для верхнего уровня и держитесь его.

Как завести первую позицию каталога: по шагам

Самый простой каталог — это несколько элементов без вложенности. Порядок действий:

1. Откройте список номенклатуры (Справочники → Товары и услуги → Номенклатура в «Бухгалтерии 3.0»).
2. Нажмите «Создать» — откроется карточка новой позиции.
3. Заполните наименование. Коротко и единообразно: сначала предмет, потом уточнения — «Бумага А4 500 л., 80 г/м²», а не «Белая бумага формата А4».
4. Выберите единицу измерения (шт, кг, упак). Для услуг обычно усл или шт.
5. Укажите ставку НДС и, если нужно, счета учёта — они подставятся в документы автоматически.
6. Для торговли заполните артикул — по нему удобно искать позицию при подборе.
7. Нажмите «Записать и закрыть».

Позиция появилась в списке и готова к использованию в документах. Повторите для остальных товаров — это и есть базовый каталог.

Для розницы и склада пригодится штрихкод: в торговых конфигурациях он хранится в карточке товара на отдельной вкладке, по нему позиция находится сканером при продаже и приёмке. Если штрихкода от поставщика нет, программа умеет генерировать внутренний. В «Бухгалтерии 3.0» поля штрихкодов обычно нет — там каталог ведётся без привязки к сканеру.

Группы и иерархия: как разложить товары по полкам

Когда позиций больше двух-трёх десятков, плоский список становится неудобным. Пора вводить группы.

Создать группу . В списке номенклатуры нажмите «Создать группу» (отдельная кнопка рядом с «Создать»), задайте название папки, сохраните. Чтобы положить товар внутрь, при создании элемента укажите эту группу в поле «Входит в группу» либо перетащите готовую позицию в папку мышью.

Многоуровневая иерархия. Внутри группы можно создавать подгруппы — вложенность платформа не ограничивает жёстко. Разумная глубина — 2–4 уровня:

Продукты
├── Напитки
│   ├── Вода
│   └── Соки
└── Бакалея
    ├── Крупы
    └── Специи

Перенос позиций. Чтобы переместить товар или целую группу, выделите строку и перетащите в нужную папку либо используйте команду перемещения из меню Еще. Остатки и история документов при переносе сохраняются — меняется только место в дереве.

Иерархия в 1С бывает двух видов: иерархия групп и элементов (товары лежат в папках — обычный случай) и иерархия элементов (когда «родителем» выступает сам товар). Для каталога товаров нужна первая, она включена по умолчанию.

Группа или характеристика? Частый вопрос при заведении одежды и обуви: создавать ли отдельную позицию на каждый размер и цвет. В торговых конфигурациях (например, «Управление торговлей 11») для этого есть характеристики номенклатуры: товар остаётся один, а размер и цвет становятся его вариантами. Учёт по складу тогда ведётся в разрезе характеристик, а каталог не раздувается до тысяч почти одинаковых строк. Механизм включается функциональной опцией — в «Бухгалтерии 3.0» его нет, там под каждый вариант заводят отдельную позицию.

Дополнительные реквизиты: свои характеристики товара

Стандартных полей карточки хватает не всегда. Нужно хранить цвет, сезон, артикул поставщика, срок годности — для этого служат дополнительные реквизиты и сведения (механизм платформы, общий для типовых конфигураций).

Разница между ними простая:

Чтобы добавить реквизит : в карточке товара откройте работу с дополнительными свойствами (команда в меню Еще или на отдельной вкладке), создайте реквизит, задайте тип значения (строка, число, значение из списка). Для повторяющихся значений заведите список вариантов — тогда пользователь выбирает из готового набора, а не вводит руками и не плодит «Красный / красный / КРАСНЫЙ».

Загрузка каталога из Excel и выгрузка данных

Вбивать сотни позиций руками не нужно. В типовых конфигурациях есть обработка «Загрузка данных из файла» — она переносит таблицу Excel или ODS прямо в справочник.

Как это работает:

1. Подготовьте файл: строка-шапка с названиями колонок, ниже — строки с товарами (наименование, единица, артикул, цена).
2. Откройте обработку загрузки (команда есть в списке номенклатуры либо в сервисных обработках; точное расположение зависит от конфигурации).
3. Вставьте или загрузите таблицу, сопоставьте колонки файла с полями 1С.
4. Запустите проверку — программа подсветит незаполненные обязательные поля и возможные дубли.
5. Выполните загрузку.

Выгрузка. Обратная задача решается стандартными средствами списка: откройте номенклатуру, через меню Еще выберите вывод списка или сохранение, укажите формат (xlsx, ods). Получите таблицу для прайса, инвентаризации или передачи контрагенту.

Динамические списки и ускорение ввода

Когда каталог разрастается, важнее не как заводить позиции, а как в них ориентироваться. Здесь помогают возможности платформы.

Настройка списка. Список номенклатуры — это динамический список: его можно отбирать, группировать и оформлять под себя. Через Еще → Настроить список задайте отбор (например, только товары с нулевым остатком), группировку по полю или условное оформление — скажем, подсветить позиции без цены красным.

Групповое изменение. Чтобы поменять реквизит сразу у многих позиций (переназначить ставку НДС, счёт учёта, единицу), выделите их и примените команду группового изменения реквизитов из меню Еще. Это быстрее, чем открывать каждую карточку.

Ускорение ввода новых позиций. Приёмы, которые экономят время:

• ✍️ Создавайте похожий товар копированием (F9 — создать на основании выделенного), меняя только отличия.
• 🔢 Настройте автоматическую нумерацию или шаблон артикула, чтобы не вводить код вручную.
• 🔗 Заполняйте счета учёта не в каждой карточке, а в регистре настроек счетов номенклатуры — тогда они подставятся сразу для группы.

Печать и прайс-лист. Готовый каталог нужен не только внутри программы. Из списка номенклатуры через меню Еще можно вывести дерево на печать или сохранить в файл. Для коммерческого прайса с ценами в торговых конфигурациях есть отдельный документ формирования прайс-листа: он берёт цены из установленного вида (типа) цен и выгружает таблицу по выбранным группам — её удобно отправить покупателю. В «Бухгалтерии 3.0» прайса как отдельного механизма нет, но перечень с ценами из документа установки цен тоже выводится в табличный документ и xlsx.

Ошибки, из-за которых каталог превращается в свалку

Типичные промахи при ведении справочника и как их не допустить:

• ❌ Дубли позиций. Один товар заведён дважды с чуть разным названием. Перед созданием ищите позицию по артикулу или части наименования — поиск в списке работает по подстроке.
• ❌ Товары в корне, без групп. Сотни позиций лежат одним уровнем. Разложите по папкам сразу, а не «потом» — потом не наступает.
• ❌ Смешанные признаки деления. Часть групп по бренду, часть по типу. Выберите один принцип для верхнего уровня.
• ❌ Переименование работающих позиций. Меняете наименование или единицу у товара с движениями — отчёты разъезжаются. Заводите новую карточку.
• ❌ Свободный ввод вместо списка значений. Цвет и бренд вводят строкой — получаются «красный», «Красный», «кр.». Для таких признаков используйте список вариантов в дополнительном реквизите.

Для чистки уже засорённого справочника есть штатный механизм поиска и удаления дублей — он находит похожие элементы и позволяет склеить их, перенеся все ссылки на одну позицию.

Частые вопросы