Характеристики номенклатуры: включение, ввод и учёт в 1С

Характеристика — это разрез учёта одной позиции номенклатуры по варианту: размер, цвет, крепость нити, год урожая. Товар в справочнике один («Футболка хлопок»), а остатки, цены и продажи ведутся отдельно по каждому сочетанию (S белая, M чёрная).

Чтобы характеристики заработали, нужны два шага: включить разрез учёта в настройках программы и завести сами значения — в карточке товара (Бухгалтерия) или через вид номенклатуры (Управление торговлей, ERP, Комплексная автоматизация). В рознице со штучным учётом характеристики не включают — там хватает отдельных карточек.

Ниже — где стоят флажки в разных конфигурациях, как заводить варианты по одному и пачкой, что происходит с ценами и остатками и какие ошибки ломают учёт.

Где включить учёт по характеристикам

Разрез учёта выключен по умолчанию. Пока не поставлен флажок, поля характеристики в документах не появятся.

В Бухгалтерии переключателя режима нет: там характеристики всегда индивидуальны для товара. После включения в карточке номенклатуры появляется флажок, который разрешает вести этот товар по характеристикам. Если флажок в карточке не ставить — товар учитывается как обычно, без разреза.

Включать характеристики имеет смысл до начала учёта по товару. Если по позиции уже есть движения и остатки без характеристики, то после включения разреза старые остатки окажутся «с пустой характеристикой», и их придётся переносить на нужный вариант документом оприходования или корректировкой.

Индивидуальные или общие: что выбрать в УТ

Режим задаётся один раз для всей базы и влияет на то, сколько списков характеристик вы ведёте.

Переключить режим задним числом, когда характеристики уже заведены, — операция болезненная: значения придётся пересоздавать. Поэтому выбор режима — это первое решение, а не первый флажок.

Создание характеристики в карточке номенклатуры

В Бухгалтерии всё держится на карточке товара.

1. Откройте позицию в справочнике Справочники → Номенклатура (или Покупки/Продажи → Номенклатура).
2. Поставьте в карточке флажок, разрешающий учёт по характеристикам.
3. Перейдите по ссылке к списку характеристик этого товара и создайте значение — например, Красный, 46.
4. Наименование характеристики пишите так, чтобы его было видно в документах и отчётах: вариант читается с одного взгляда.

В Управлении торговлей характеристики привязаны к виду номенклатуры, а не к одной карточке.

1. Откройте вид номенклатуры товара (НСИ и администрирование → Виды номенклатуры, либо из самой карточки по ссылке на вид).
2. Убедитесь, что для вида включено использование характеристик и выбран нужный режим.
3. Создайте характеристику: в индивидуальном режиме — из карточки конкретного товара, в общем — из вида номенклатуры, и она станет доступна всем товарам этого вида.

Массовый ввод вариантов: размер на цвет

Руками завести 40 сочетаний размеров и цветов — долго и чревато опечатками. Практичных способа три.

Создание копированием. Заведите одну характеристику как эталон, выделите её в списке и создайте новую копированием (F9 или команда «Создать копированием» в командной панели). Меняете одно-два слова в наименовании — и готов следующий вариант. Быстрее ввода с нуля, потому что структура уже заполнена.

Через значения свойств. Если характеристики ведутся по свойствам (цвет и размер — отдельные реквизиты, см. следующий раздел), сначала заполните справочники значений свойств: все цвета и все размеры по одному разу. Дальше при создании характеристики вы выбираете цвет и размер из готовых списков, а не печатаете текст. Опечаток меньше, отбор в отчётах работает по свойству.

Загрузка из таблицы. Если вариантов сотни и они есть в Excel-файле поставщика, характеристики со свойствами загружают через обработку загрузки из табличного документа (входит в типовые УТ и ERP). Это разовая операция под большой ассортимент — для десятка вариантов копирование быстрее.

Вводите только те сочетания, которые реально закупаете. Соблазн завести «про запас» все размеры во всех цветах заканчивается списком из сотен характеристик, где половина никогда не было в продаже, — они мешают в подборе и раздувают отчёты. Пустой вариант проще добавить в момент первой поставки, чем потом вычищать неиспользованные.

Свойства и дополнительные реквизиты характеристики

Чтобы по характеристике можно было отбирать и группировать, вариант описывают не одной строкой, а набором свойств.

• Цвет, Размер, Материал — это дополнительные реквизиты, которые вы добавляете к характеристике.
• Набор реквизитов задаётся на уровне вида номенклатуры: у вида «Обувь» — размер и цвет, у вида «Крепёж» — диаметр и длина.
• Значения реквизитов хранятся в отдельных справочниках, поэтому размер 42 везде один и тот же, а не десять разных строк.

Добавить реквизит можно через механизм дополнительных реквизитов и сведений (НСИ и администрирование → Общие настройки → Дополнительные реквизиты и сведения). Он включается отдельным флажком в тех же общих настройках.

Разница между реквизитом и сведением простая: реквизит хранится в самой характеристике и влияет на отбор в документах; сведение хранится отдельно и нужно для справки. Для цвета и размера, по которым вы отбираете товар, берите реквизит.

Свойство, заведённое один раз, подключают к нескольким видам номенклатуры: Цвет одинаково полезен и для обуви, и для сумок. Повторно создавать его не нужно — выбираете из общего списка. В формах подбора товара отбор по свойству даёт быстрый результат: «показать всё красное 42-го размера» выбирается галочками, без ручного поиска по наименованиям.

В Бухгалтерии такого развитого механизма свойств у характеристик нет — там характеристика это, по сути, наименование варианта. Если нужен серьёзный учёт по цветам и размерам с отбором — это уже область Управления торговлей или ERP.

Цены и остатки в разрезе характеристик

После включения разреза характеристика становится обязательным измерением в движениях товара.

Остатки. Каждое поступление, перемещение и продажа фиксируют не только товар и склад, но и характеристику. Остаток Футболки без характеристики и остаток Футболка S белая — это разные строки регистра. В документах после выбора номенклатуры появляется колонка для характеристики; оставить её пустой при включённом по товару учёте нельзя — проведение не пройдёт.

Цены. В Управлении торговлей цену можно задавать на уровне характеристики: один вид цены, но своё значение для каждого варианта. Это нужно, когда, например, большие размеры стоят дороже. Если цена у всех вариантов одинаковая, характеристику в установке цен не детализируют — цена идёт на номенклатуру целиком.

Себестоимость. Партионный учёт и расчёт себестоимости тоже идут в разрезе характеристик: списывается именно тот вариант, что продали. Поэтому пустая или неверная характеристика в документе реализации искажает не только остаток, но и финансовый результат по товару.

Инвентаризация. Пересчёт на складе ведётся тоже по вариантам: в ведомость попадает строка на каждую характеристику с остатком. Это и плюс, и обязанность — считать придётся по размерам и цветам, зато излишки и недостачи видны точечно, а не «по модели в целом».

Пример, зачем это нужно. На складе 200 футболок одной модели. Без характеристик вы видите одну строку «200 шт.» и не знаете, что размер S закончился, а XXL завис. С характеристиками остаток раскрывается: S — 0, M — 15, L — 40, XL — 85, XXL — 60. Дозаказ идёт точечно, по ходовым размерам, а не «ещё 200 вразнобой». Та же модель без характеристик потребовала бы пяти карточек номенклатуры и ручной сверки между ними — с характеристиками товар остаётся одной позицией.

Отчёты: где увидеть движение по вариантам

Смысл характеристик — видеть, какой вариант продаётся, а какой лёг мёртвым грузом. Для этого в отчёт добавляют группировку или отбор по характеристике.

• Остатки по складам. В отчёте по остаткам товаров (в УТ — «Остатки и доступность товаров» или «Ведомость по товарам», в Бухгалтерии — ОСВ по счёту 41) добавьте характеристику в группировки. Увидите остаток по каждому размеру и цвету.
• Продажи. Отчёт по продажам с группировкой по характеристике показывает ходовые и залежавшиеся варианты — основа для дозаказа.
• Произвольная настройка. Если в стандартном варианте отчёта характеристики нет, откройте настройку отчёта (Ещё → Изменить вариант или кнопка настроек) и добавьте поле «Характеристика» в строки или в отбор. Поле доступно, раз разрез учёта включён.

Строить отчёт по характеристикам имеет смысл только там, где разрез реально ведётся: по товарам без характеристик колонка будет пустой, и в группировки её добавлять незачем.

Пару настроек стоит сохранить как свой вариант отчёта, чтобы не собирать группировку каждый раз. В УТ сохранённый вариант доступен из списка вариантов вверху отчёта, в Бухгалтерии — через сохранение настроек ОСВ. Один раз настроили «остатки по размеру и цвету» — дальше открываете готовым.

Частые ошибки при работе с характеристиками