Заводим контрагента в 1С:Бухгалтерии — от карточки до договора

Справочник контрагентов открывается из раздела Справочники → группа «Покупки и продажи» → Контрагенты. Там же создаётся новая карточка кнопкой Создать. Чтобы запись заполнилась сама — по ИНН подтянулись наименование, КПП, адрес и руководитель — в базе должен быть подключён сервис «1С:Контрагент».

Контрагент — это любое юридическое или физическое лицо, с которым идут расчёты: поставщик, покупатель, банк, подотчётник-физлицо, налоговая. Одна карточка обслуживает все роли сразу: один и тот же партнёр может быть и покупателем, и поставщиком — заводить его дважды не нужно. Ниже — весь путь: от проверки, нет ли дубля, до договора и контроля благонадёжности.

Где лежит справочник и как не завести дубль

Прежде чем создавать карточку, проверьте, нет ли контрагента в базе. Дубли — частая причина расхождений в акте сверки: часть документов попадает на одну запись, часть на другую.

Откройте справочник и в строке поиска над списком введите ИНН или кусок названия. Поиск в 1С идёт по всем колонкам сразу, поэтому ИНН — самый надёжный ключ: название можно написать по-разному («ООО Ромашка», «Ромашка, ООО»), а ИНН уникален.

💡 Если поиск по названию ничего не дал, повторите по ИНН — и наоборот. Контрагента могли завести с опечаткой в наименовании, но с верным ИНН.

Открыть справочник можно и прямо из документа. В любом счёте, накладной или платёжке поле Контрагент — это ссылка на справочник: начните печатать ИНН или название, и 1С предложит совпадения или кнопку создать нового, не выходя из документа.

Создаём карточку: минимум обязательных полей

Нажмите Создать. Сверху карточки — поле Вид контрагента: «Юридическое лицо», «Физическое лицо», «Обособленное подразделение» или «Государственный орган». От вида зависит набор полей: у физлица вместо КПП запрашивается паспорт, у госоргана — реквизиты для платежей в бюджет.

Для организации заполните по порядку:

1. ИНН — 10 цифр для юрлица, 12 для ИП и физлица.
2. КПП — 9 цифр (у ИП и физлиц КПП нет, поле скрыто).
3. Наименование — рабочее, короткое: его вы будете видеть в списках и документах.
4. Полное наименование — как в учредительных документах; подставляется в договоры и печатные формы.

Рабочее наименование и полное наименование — разные поля. В списках показывается рабочее, в договорах и счетах-фактурах — полное. Оставите полное пустым — печатные формы выйдут с сокращённым названием, и покупатель попросит переделать.

Поле Страна регистрации по умолчанию — Россия. Для иностранного партнёра смените его: тогда вместо ИНН/КПП откроются поля налогового и регистрационного номера страны, а в документах корректно встанет учёт НДС по импорту.

Автозаполнение по ИНН и КПП через 1С:Контрагент

Самый быстрый способ — не вбивать реквизиты руками, а подтянуть их из базы ФНС. За это отвечает сервис «1С:Контрагент», он входит в договор ИТС.

Проверьте подключение: Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Логин и пароль от портала 1С должны быть введены, а сервис — активен.

Дальше всё просто:

• Введите ИНН в соответствующее поле новой карточки.
• Если сервис работает, наименование, КПП, юридический адрес, ОГРН и ФИО руководителя подставятся автоматически за пару секунд.
• 1С одновременно сверит данные с ЕГРЮЛ/ЕГРИП и покажет статус: действующая организация, в процессе ликвидации или исключена из реестра.

Если ИНН введён, а данные не подтянулись, причина обычно одна из трёх: нет подключения к интернет-поддержке, закончилась подписка, либо организация только что зарегистрирована и ещё не попала в реестр. В последнем случае заполните поля руками, позже сервис их подтвердит.

Банковские счета: БИК подставляет остальное

Для безналичных расчётов контрагенту нужен хотя бы один банковский счёт. В карточке откройте Банковские счета → Создать.

Ключевое поле здесь — БИК банка. Введите 9 цифр БИК, и 1С из встроенного классификатора банков сама подставит наименование банка, его корреспондентский счёт и город. Вам останется вписать только номер расчётного счёта контрагента (20 цифр).

💡 Классификатор банков обновляется через ту же интернет-поддержку. Если по БИК банк не находится, обновите классификатор в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы или введите реквизиты банка вручную.

Если счетов несколько, один можно пометить основным — он будет подставляться в платёжки по умолчанию. Для валютного счёта в его карточке укажите валюту: тогда платежи пойдут в нужной валюте с корректной переоценкой.

Договоры и условия работы

Расчёты в 1С всегда идут в разрезе договоров, поэтому хотя бы один договор у контрагента нужен. Откройте в карточке Договоры → Создать.

Главный реквизит — Вид договора. Он определяет, в каких документах договор доступен для выбора и как формируются проводки:

Один контрагент может иметь сразу несколько договоров разных видов — отдельно на закупку, отдельно на продажу.

Внутри договора задаются условия учёта:

• Организация — ваша компания, от лица которой заключён договор (важно, если в базе их несколько).
• Валюта и порядок расчётов — в рублях или в у.е. с привязкой к курсу.
• Вид расчётов и реквизиты для подстановки в платёжные документы (например, статья движения денежных средств).
• Срок оплаты для контроля дебиторской задолженности.

Реквизиты договора должны совпадать с бумажным оригиналом — номер и дата из карточки попадают в счета-фактуры и книги покупок/продаж.

Самозанятые и физлица

Для расчётов с самозанятым заведите карточку с видом Физическое лицо и укажите ИНН (12 цифр). В договоре с ним отметьте, что он плательщик налога на профессиональный доход — тогда 1С не станет удерживать НДФЛ и начислять взносы с выплат, а чек от самозанятого станет основанием для расхода. Паспортные данные для самозанятого обычно не нужны; они требуются, когда физлицо выступает подотчётным лицом или вы удерживаете с него НДФЛ как налоговый агент.

Контактные данные и настройка ЭДО

Нижняя часть карточки — контакты. Здесь вносятся телефон, электронная почта и контактные лица со стороны контрагента. Email тянется в отправку счетов и актов по электронной почте прямо из документов.

Если вы обмениваетесь с партнёром юридически значимыми документами, настройте электронный документооборот. В карточке есть раздел для ЭДО, где по ИНН контрагента можно отправить приглашение к обмену или принять входящее. После того как приглашение принято обеими сторонами, накладные, акты и счета-фактуры уходят напрямую через оператора, без бумаги и почты.

💡 Приглашения к ЭДО — вторая по частоте причина дублей после опечаток в названии. Входящее приглашение иногда создаёт новую карточку, хотя контрагент в базе уже есть. Перед принятием приглашения проверьте по ИНН, не заведён ли он.

Группы, папки и порядок в справочнике

Когда контрагентов становится больше сотни, плоский список превращается в кашу. Справочник контрагентов иерархический — записи раскладываются по папкам.

Создать папку : в справочнике нажмите Создать группу и дайте ей имя — например, «Поставщики», «Покупатели», «Банки», «Госорганы». Перенести существующие записи в папку можно перетаскиванием мышью либо через команду изменения в командной панели списка, выделив нужные строки.

Папки — это только навигация, на учёт и проводки они не влияют. Поэтому группируйте так, как удобно именно вам: по типу партнёров, по регионам, по менеджерам.

💡 Не плодите глубокую вложенность. Два-три уровня папок читаются легко, пять — уже хуже, чем обычный поиск по ИНН.

Проверка контрагента и признаки риска

Проверять контрагента нужно до первой сделки — это требование должной осмотрительности. Если налоговая сочтёт партнёра «техническим» (ст. 54.1 НК РФ), вычеты по НДС и расходы по такому поставщику могут снять.

В 1С для этого есть два инструмента:

1. 1С:Контрагент — при вводе ИНН сверяет данные с ЕГРЮЛ/ЕГРИП и показывает, действует ли организация, не находится ли в ликвидации, совпадают ли ИНН и КПП. Базовая проверка входит в ИТС.
2. 1СПАРК Риски — отдельный платный сервис. Даёт индекс должной осмотрительности, сведения о судах, исполнительных производствах, массовых адресах и дисквалифицированных руководителях. Подключается там же, в интернет-поддержке.

На что смотреть в первую очередь:

• 🔴 организация исключена из ЕГРЮЛ или в процессе ликвидации;
• 🔴 руководитель дисквалифицирован или числится массовым;
• 🟡 адрес регистрации массовый (по нему зарегистрированы десятки фирм);
• 🟡 компания моложе трёх месяцев, а сумма сделки крупная.

Прямой кнопки «заблокировать контрагента » в типовой 1С:Бухгалтерии нет — программа не запрещает работать с рискованным партнёром. Что можно сделать практически:

• перенести запись в отдельную папку «Не работать» или снять с неё признак активности, чтобы она не мелькала в выборе;
• если контрагент заведён ошибочно и по нему нет движений — пометить карточку на удаление (Ещё → Пометить на удаление), а затем удалить через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов.

Типичные ошибки при заведении контрагента

Эти промахи всплывают не сразу — обычно при сверке, сдаче НДС или первом платеже.

• 📌 КПП обособленного подразделения в карточке головной организации. У филиала свой КПП при том же ИНН. Если платите подразделению, а КПП стоит головной, платёж и счёт-фактура уйдут не на те реквизиты. Для подразделения заводится отдельная карточка с видом Обособленное подразделение.
• 📌 Смена вида договора задним числом. Поменяли вид уже проведённого договора — и проводки по прошлым документам «поедут»: расчёты с покупателем и поставщиком идут по разным счетам (62 и 60). Если ошиблись, заведите новый договор с верным видом, а документы перепроведите на него.
• 📌 Название банка в поле наименования. Иногда банк ошибочно вписывают как контрагента. Банк — это не контрагент расчётов, его реквизиты живут в банковском счёте, а в справочнике банков — отдельно.
• 📌 Длинное наименование вместо рабочего. Если в рабочее наименование вписать полное название с кавычками и ОПФ, списки станут нечитаемыми. Рабочее — короткое, полное — в отдельном поле.
• 📌 Расчёты без договора. Документ без указанного договора 1С проведёт, но взаиморасчёты и акт сверки будут считаться некорректно. Договор нужен с самого начала.