Исправляем отработанное время сотрудника за закрытый месяц в 1С:ЗУП 3.1

Исправить табель в 1С ЗУП на одного человека за прошлый месяц проще всего отдельным документом: Зарплата → Табели → Создать, в шапке указать прошлый месяц, в таблицу добавить только этого сотрудника и поправить нужные дни. Общий табель отдела при этом остаётся нетронутым, а зарплату программа пересчитает сама — разница попадёт в начисления текущего месяца.

Есть ещё два пути: отредактировать исходный табель или внести документ-отклонение, например «Прогул, неявка». Первый годится, пока зарплата за месяц не начислена. Второй — когда ошибка не в часах вообще, а в причине отсутствия. Всё ниже описано для 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 в интерфейсе «Такси».

Что проверить до исправления табеля за прошлый месяц

Прежде чем трогать время закрытого месяца, выясните, на какой стадии этот месяц. От этого зависит способ правки.

• 📅 Начислена ли зарплата. Откройте в разделе Зарплата журнал документов «Начисление зарплаты и взносов» и найдите документ за нужный месяц. Если его нет — месяц открыт, табель можно править напрямую.
• 💸 Выплачена ли зарплата. Если ведомость на выплату уже проведена, любое изменение времени даст доначисление или переплату.
• 🔒 Стоит ли дата запрета изменения данных. Её задают в Администрирование → Пользователи и права → Даты запрета изменения. При запрете программа не даст провести документ задним числом.
• 📑 Сдана ли отчётность. Если по прошлому месяцу уже ушли 6-НДФЛ или персонифицированные сведения, исправлять старые начисления опасно — лучше отразить разницу в текущем месяце.
• 👤 Какой график у сотрудника. Оклад по дням, по часам или сменный график — от этого зависит, как изменится сумма.

Как найти табель сотрудника и что в нём записано

Табели за все месяцы лежат в одном журнале Зарплата → Табели. Отфильтруйте список по месяцу и подразделению. Если табелей несколько (по отделам), откройте каждый и найдите строку сотрудника через поиск по таблице (Ctrl+F).

Сотрудника может не оказаться ни в одном табеле. Это нормально: в ЗУП 3.1 табель не обязателен. Если документа нет, программа берёт время из графика работы и из документов-отклонений — отпусков, больничных, командировок.

Как прочитать строку табеля

В строке сотрудника по дням стоят буквенные коды и часы:

Двойной щелчок по ячейке дня открывает её редактирование: можно сменить вид времени и количество часов. В одном дне бывает несколько видов времени, например 6 часов явки и 2 часа простоя.

Т-13 для сверки

Печатную форму Т-13 формирует сам документ: кнопка Печать в его форме. Распечатайте её до правки — это «до» для сравнения. После исправления сформируйте форму ещё раз и сверьте итоговые дни и часы.

💡 Если табеля за месяц нет, форму Т-13 можно получить отчётом из раздела Зарплата → Отчеты по зарплате. Отчёт покажет, какое время программа считает отработанным по графику и отклонениям.

Три способа поправить табель учёта рабочего времени

Выбор зависит от того, закрыт ли месяц и в чём именно ошибка.

Отдельный табель на одного человека — самый чистый вариант. Он виден в журнале как самостоятельный документ, к нему легко приложить служебную записку, а общий табель отдела остаётся таким, каким его подписали.

Как исправить табель в 1С ЗУП на одного человека за прошлый месяц

Пример: в сентябре сотруднику с окладом 60 000 ₽ поставили 22 рабочих дня. Позже выяснилось, что 2 дня он отсутствовал без объяснения причин. Зарплату за сентябрь уже начислили и выплатили, сейчас октябрь.

Шаг 1. Уберите сотрудника из общего табеля или правьте его там

Если общий табель за сентябрь ещё можно провести (нет даты запрета), есть два варианта:

1. Открыть общий табель, найти строку сотрудника и исправить два дня прямо в ней.
2. Удалить строку сотрудника из общего табеля, провести документ и создать для него отдельный.

Второй вариант удобнее, когда исправление надо оформить отдельным приказом или служебной запиской.

Шаг 2. Создайте табель за прошлый месяц

1. Откройте Зарплата → Табели и нажмите Создать.
2. В поле Месяц укажите сентябрь.
3. Выберите организацию. Подразделение можно не заполнять.
4. Не нажимайте Заполнить — иначе в табель попадут все сотрудники.
5. Через Подбор или Добавить внесите одного сотрудника.

Шаг 3. Внесите правильное время

1. Дважды щёлкните по ячейке нужного дня.
2. Замените код Я на НН (неявка по невыясненной причине) или на ПР, если прогул подтверждён актом.
3. Часы для неявки ставить не нужно — день просто перестаёт быть рабочим.
4. Повторите для второго дня.
5. Проверьте итоговую колонку: должно стать 20 дней явки вместо 22.

Шаг 4. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть. Если программа сообщает, что сотрудник уже есть в другом табеле за эти дни, вернитесь к шагу 1: время по одному человеку должно быть в одном документе.

Если ошибка в часах, а не в днях

Бывает, что день отмечен верно, но часы нет: поставили 8 часов, а человек ушёл после обеда. Тогда код дня не меняют, а уменьшают часы в той же ячейке: Я 4 вместо Я 8.

Для почасовой оплаты эффект прямой. При ставке 400 ₽ в час 4 лишних часа — это 1 600 ₽ переплаты. При окладе по часам сумму считают от нормы часов месяца: при норме 176 часов и окладе 60 000 ₽ час стоит 340,91 ₽, четыре часа — 1 363,64 ₽.

При окладе по дням неполный день программа может посчитать как полный. Проверьте, какой способ расчёта выбран в виде начисления оклада у сотрудника, прежде чем ждать перерасчёта.

Если время нужно добавить

Обратная ситуация: сотрудник работал, а в табеле стоит неявка или выходной. Код меняют на Я с нужными часами, перерасчёт даст доначисление.

Работа в выходной оплачивается иначе. Для неё обычно вводят отдельный документ о работе в выходные и праздничные дни: он и отмечает время, и начисляет повышенную оплату. Одна только отметка в табеле повышенную оплату может не дать — проверьте результат по расчётному листку.

Вариант через документ-отклонение

Когда отсутствие нужно зафиксировать как отдельный факт, вместо табеля вводят документ «Прогул, неявка». В нём указывают сотрудника, даты и вид отсутствия. Найти документ быстрее всего через поиск по интерфейсу — значок лупы в верхней части окна.

Табель за этот месяц в таком случае на этого сотрудника не создают. Программа сама уменьшит отработанное время по документу.

Перерасчёт зарплаты после изменения табеля

Как только проведён документ, меняющий время закрытого месяца, ЗУП регистрирует перерасчёт. Сумму за сентябрь заново считать вручную не нужно.

Как это выглядит на цифрах

• Оклад: 60 000 ₽, норма сентября — 22 рабочих дня.
• Начислено за сентябрь: 60 000 ₽.
• Должно быть: 60 000 / 22 × 20 = 54 545,45 ₽.
• Сторно: 5 454,55 ₽. НДФЛ 13 % с этой суммы — 709,09 ₽.

При заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» за октябрь программа подхватит перерасчёт. Строки за сентябрь с отрицательной суммой появятся на вкладке перерасчётов, отдельно от начислений октября. НДФЛ и взносы пересчитаются автоматически.

Переплата: можно ли удержать

Если перерасчёт дал минус, а зарплата уже выплачена, у сотрудника образуется долг. Программа уменьшит октябрьское начисление, но это не всегда законно.

• ⚖️ Удержать излишне выплаченную зарплату без согласия работника можно только в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ. Ошибка в табеле к счётной ошибке, как правило, не относится.
• ✍️ Безопаснее получить письменное согласие сотрудника на удержание.
• 📉 Общий размер удержаний ограничен ст. 138 ТК РФ — по общему правилу не более 20 % от выплаты.

Если согласия нет, перерасчёт в программе лучше не оставлять «молча» в октябре. Согласуйте решение с руководителем и юристом.

Суммированный учёт и сменный график

При суммированном учёте исправление часов одного месяца не всегда сразу меняет сумму. Переработку или недоработку определяют по итогам учётного периода — квартала или года. Поэтому после правки табеля проверьте не только текущее начисление, но и расчёт переработки в конце учётного периода.

Если сотрудник работает по индивидуальному графику, сначала убедитесь, что график на этот месяц введён правильно. Табель исправляет факт, а норма берётся из графика. Ошибка в графике даст неверную норму, и перерасчёт выйдет не тем.

Как проверить результат после исправления

После проведения табеля и начисления текущего месяца сверьте три вещи.

Расчётный листок

Зарплата → Отчеты по зарплате → Расчетный листок за октябрь. В нём должны быть отдельные строки за сентябрь: сторно оклада с минусом и, если нужно, пересчитанный НДФЛ. Сумма сторно должна совпасть с расчётом: в примере −5 454,55 ₽.

Повторная Т-13

Сформируйте печатную форму исправленного табеля. У сотрудника должно стать 20 дней явки и два дня с кодом НН или ПР. Итоги общего табеля отдела при этом не должны включать этого человека — иначе время задвоено.

Начисление за текущий месяц

Откройте документ «Начисление зарплаты и взносов» за октябрь и найдите строки по сотруднику. Если перерасчёта нет, проверьте:

• проведён ли исправленный табель;
• совпадает ли месяц в табеле с месяцем ошибки;
• не стоит ли дата запрета на сентябрь — тогда табель просто не провёлся.

Как оформить корректирующий табель на бумаге

Программа хранит исправление, но подписанный табель — это первичный документ. Его исправление оформляют по правилам ст. 9 закона № 402-ФЗ: дата исправления и подписи лиц, составивших документ, с фамилиями и инициалами.

На практике чаще печатают отдельный табель Т-13 на одного сотрудника и делают на нём пометку «Корректирующий» со ссылкой на исправляемый табель. Порядок лучше закрепить в учётной политике или локальном акте.

К корректирующему табелю прикладывают основание:

• 📝 служебную записку руководителя подразделения;
• 📄 акт об отсутствии на работе и объяснительную — при прогуле;
• 🏥 больничный или иной документ, подтверждающий причину.

Обязанность вести учёт отработанного времени закреплена в ст. 91 ТК РФ. Поэтому электронный и бумажный табели должны совпадать: при проверке трудовой инспекции расхождение — повод для вопросов.

Частые вопросы