Как сделать коммерческое предложение в 1С:УНФ пошагово

Коммерческое предложение в 1С:УНФ создают в разделе Продажи — там лежит список «Коммерческие предложения», а кнопка Создать открывает новый документ. В него заносят клиента, товары и услуги с ценами и скидками, после чего предложение печатают или отправляют на почту прямо из программы, не выходя в сторонние редакторы.

Коммерческое предложение фиксирует состав и условия сделки ещё до того, как клиент согласился. Когда он отвечает «да», из этого же документа одной кнопкой рождается заказ покупателя или счёт на оплату — повторно вбивать позиции не нужно. Ниже — подготовка базы, пошаговое заполнение, настройка внешнего вида печатной формы, работа с ценами, отправка и разбор частых промахов.

Что настроить в базе до первого КП

Чтобы предложение собралось быстро и выглядело аккуратно, заранее подготовьте четыре вещи.

• 🏢 Реквизиты организации. Раздел Компания → карточка организации . Название, ИНН, адрес, телефон и расчётный счёт подтянутся в шапку и подвал печатной формы автоматически.
• 📦 Номенклатуру с ценами. Товары и услуги, которые предлагаете клиентам, должны быть заведены в справочнике, а по ним установлены цены. Пустая номенклатура — это ручной ввод каждой строки, долго и с опечатками.
• 🏷️ Виды цен. Если работаете с оптом и розницей или даёте разным клиентам разные прайсы, заведите отдельные виды цен. Тогда в КП достаточно выбрать нужный — суммы встанут сами.
• ✉️ Учётную запись почты. Для отправки предложения письмом из программы в разделе CRM настраивают почтовый ящик. Без этого печатную форму можно только распечатать или сохранить файлом.

Отдельно стоит разобраться с ценами. В 1С:УНФ цена номенклатуры не вводится в документе на пустом месте — она берётся из заранее установленных цен. Задают их либо прямо в карточке товара, либо документом установки цен, где можно обновить прайс сразу по группе позиций. Чем аккуратнее ведётся прайс, тем меньше ручных правок в каждом предложении и тем реже клиенту уходит случайная цена.

Если предложения готовят несколько менеджеров, проверьте, что у каждого заполнен профиль ответственного. Тогда в списке КП будет видно, кто автор документа, и отчёты по активности разложатся по сотрудникам.

Создание коммерческого предложения: по шагам

1. Откройте раздел Продажи и найдите список «Коммерческие предложения» (в части релизов этот документ также доступен из раздела CRM). Нажмите Создать.
2. В поле контрагента выберите клиента из справочника. Новому покупателю заведите карточку сразу из поля выбора — кнопкой Создать в открывшемся списке.
3. Проверьте организацию, от лица которой делаете предложение. Если в базе одна организация, она подставится сама.
4. В табличной части добавьте позиции. По кнопке Добавить выбирайте номенклатуру; удобнее — через Подбор, где видно остатки и цены, а количество задаётся не выходя из формы подбора.
5. Укажите количество по каждой строке. Цена подтянется из выбранного вида цен; при необходимости поправьте её вручную.
6. Задайте срок действия предложения. Этот реквизит дисциплинирует клиента и защищает вас, если цены вырастут.
7. Запишите документ кнопкой Записать. Пока предложение не отправлено, его можно свободно менять.

Записывайте документ до того, как нажмёте «Печать»: печатная форма собирается из сохранённых данных, и несохранённые правки в неё не попадут.

В шапке есть поле для комментария или условий — туда вносят порядок оплаты, сроки поставки, гарантию. Этот текст выводится в печатную форму и часто решает исход сделки не хуже цены.

Если предлагаете не только товары, но и работы или услуги, добавляйте их в ту же табличную часть — тип позиции определяется её видом в справочнике. Так в одном предложении уживаются оборудование, его монтаж и последующее обслуживание, и клиент видит полную стоимость проекта, а не отдельные цифры.

Логотип, шапка и подвал печатной формы

Внешний вид КП в 1С:УНФ собирается из данных организации, а не рисуется заново в документе.

Логотип. Откройте карточку организации в разделе Компания. Там есть блок для загрузки логотипа, факсимильной подписи и печати (ссылка вида «Логотип и печать»). Загрузите картинку логотипа в формате PNG или JPG — она встанет в левый верхний угол печатной формы. Берите изображение с запасом по разрешению: мелкий логотип на печати выглядит размытым, а прозрачный фон у PNG избавит от белого прямоугольника вокруг эмблемы.

Шапка. Верхний блок печатной формы формируется из реквизитов организации: название, ИНН/КПП, адрес, телефон, сайт. Хотите другой текст в шапке — правьте карточку организации, а не документ.

Подвал. В нижнюю часть выводятся подпись ответственного и печать. Факсимиле подписи и печати загружают в той же карточке организации. Если факсимиле не загружено, в форме останется пустое место под живую подпись и штамп.

Цены и скидки в предложении

В 1С:УНФ цену в КП можно задать тремя способами — выбирайте по ситуации.

Автоматические скидки. Если скидка зависит от объёма заказа или от клиента, настройте правила в механизме скидок и наценок. Тогда при подборе позиций скидка применится сама, и менеджеру не придётся считать вручную.

Ручная скидка в строке. Для точечной уступки проще заполнить колонку скидки у нужной строки. В печатной форме клиент увидит и базовую цену, и цену со скидкой — это нагляднее, чем просто занизить цену.

Валюта предложения. Если торгуете в валюте, выберите её в документе — тогда итоги посчитаются по курсу, а в рублёвый заказ суммы пересчитаются при вводе на основании. Для клиента в печатной форме останется та валюта, в которой вы договаривались.

Печать и отправка клиенту

Когда документ записан, нажмите Печать в верхней командной панели и выберите печатную форму коммерческого предложения. Откроется готовый макет с логотипом, позициями и итогами.

Дальше три варианта:

• 🖨️ На бумагу. Кнопка печати в окне просмотра — отдаёт форму на принтер.
• 📄 Файлом. Сохраните форму в PDF или в таблицу — кнопка сохранения в том же окне. PDF клиент откроет на любом устройстве, вёрстка не поедет.
• 📧 Письмом. Кнопка Отправить (значок конверта) создаёт письмо с вложенной печатной формой. Адрес подтянется из карточки клиента, если он там указан.

Для отправки письмом в базе должна быть настроена учётная запись почты (раздел CRM). Без неё кнопка отправки работать не будет — останется сохранить PDF и приложить его к письму вручную.

Письма, отправленные из программы, остаются привязанными к клиенту и к документу. В следующий раз вы увидите всю переписку по сделке в одном месте и не будете искать, какое предложение и когда уходило этому заказчику. Это удобнее, чем вести переписку в отдельной почте и терять историю.

Как превратить КП в заказ или счёт

Главная ценность предложения в 1С:УНФ — не печать, а то, что из него растут следующие документы.

Когда клиент согласился, откройте предложение и нажмите Создать на основании. Из списка выберите заказ покупателя или счёт на оплату — программа перенесёт контрагента, позиции, цены и скидки в новый документ. Проверять придётся только то, что изменилось: сроки, количество, оплату.

Так же удобно готовить похожие предложения. Нашли в списке близкий по составу документ — скопируйте его кнопкой копирования (или F9), поменяйте клиента и пару позиций. Это быстрее, чем собирать КП с нуля.

Для типовых предложений заготовьте образец. Один раз соберите КП с частым набором позиций и условий, а дальше копируйте его под каждого клиента. Менеджеру останется поменять контрагента , подправить количество и отправить — минуты вместо получаса.

Отчёты для оценки КП

Чтобы понимать, какие предложения доходят до сделки, смотрите на конверсию, а не на число отправленных КП.

• 📊 Воронка продаж (раздел CRM) показывает, сколько предложений перешло в заказы и где теряются клиенты.
• 📈 Список коммерческих предложений с отбором по менеджеру и периоду даёт срез по активности: кто сколько отправил.

Практичный признак успешного КП — появившийся на его основании заказ покупателя. Если по предложению нет ни заказа, ни счёта спустя срок действия, его стоит пометить как неактуальное и не держать в работе.

Отбор в списке предложений по периоду и менеджеру помогает увидеть не только сумму, но и ритм работы: сколько КП уходит в неделю, по каким клиентам давно нет движения. Регулярный взгляд на эту картину полезнее разовой выгрузки — провалы в воронке видно сразу, пока сделку ещё можно вернуть.

Если захотите привязать выручку к конкретным предложениям, ведите цепочку документов целиком: предложение → заказ → отгрузка и оплата. Тогда по любому заказу будет видно, из какого КП он вырос, а по клиенту — вся история: что предлагали, что он купил, а от чего отказался.

Частые ошибки при работе с КП

Разбор промахов, которые чаще всего портят предложение или статистику.

• Печать без записи документа. Правки внесли, а Записать не нажали — в печать уходит старая версия. Сначала запись, потом печать.
• Пустой срок действия. Предложение без срока клиент может принять через месяц по старым ценам. Указывайте срок всегда.
• Правки в КП после создания заказа. Меняете цену в предложении, а заказ остаётся со старой суммой. После ввода на основании работайте с заказом.
• Нет логотипа и подписи. Форма выглядит как черновик. Загрузите логотип и факсимиле в карточке организации один раз — это закрывает проблему для всех документов.
• Ручная цена вместо вида цены. Правите суммы в каждой строке руками — долго и легко ошибиться. Настройте виды цен и выбирайте их в шапке.

Частые вопросы