Справка о стоимости работ КС-3 в 1С:Бухгалтерии — от акта до отправки заказчику

Справку КС-3 в 1С:Бухгалтерии 3.0 делают из документа реализации: откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), создайте документ на услуги с работами за период, проведите его и в меню Печать выберите справку о стоимости работ КС-3. Отдельного документа «КС-3» в типовой Бухгалтерии нет. Справка и акт КС-2 печатаются из одной реализации.

Типичная ситуация: прораб сдал объём за месяц, заказчик ждёт пакет «КС-2 + КС-3 + счёт-фактура» до пятого числа, а бухгалтер впервые делает справку о стоимости выполненных работ в 1С. Справка выйдет с первого раза, если заранее навести порядок в номенклатуре и договоре, а после печати сверить суммы с актом.

1. Подготовка: работы в номенклатуре и договор с заказчиком

КС-3 собирается из строк документа. Если работы заведены небрежно, справка получится такой же. Начните со справочника номенклатуры.

Как завести вид работ

1. Откройте Справочники → Номенклатура.
2. Создайте группу, например «Строительно-монтажные работы». Так проще выбирать позиции и строить отчёты.
3. В новом элементе выберите вид номенклатуры «Услуги» — у такой позиции нет складского учёта.
4. Название пишите так, как оно должно стоять в акте: «Кладка перегородок из газобетона D500, толщ. 100 мм», а не «Кладка».
5. Укажите единицу измерения: м², м³, т, шт, комплект. В КС-2 она печатается рядом с количеством.
6. Проверьте ставку НДС. Если вы на УСН без НДС — поставьте «Без НДС».

💡 Длинные наименования из сметы удобнее держать в поле полного наименования. В печатную форму обычно идёт именно оно, а короткое остаётся для выбора в списках.

Договор и счета учёта

• 📄 В карточке контрагента создайте договор с видом «С покупателем». Номер и дата договора попадают в шапку КС-2 и КС-3.
• 🧾 Если у вас несколько объектов у одного заказчика, заведите отдельный договор на каждый. Тогда расчёты по счёту 62 разделятся по объектам и сверка станет проще.
• 💰 Счёт доходов задаётся в настройке счетов учёта номенклатуры. Для работ обычно это 90.01.1 по основной номенклатурной группе.

2. Акт КС-2: что внести в документ реализации

Акт о приёмке выполненных работ — основа для справки. Обе формы печатаются из одного документа, поэтому сначала заполните его полностью.

Пошагово

1. Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД) → кнопка Реализация → вариант на услуги (акт).
2. Дата — последний день отчётного периода или дата фактической сдачи по договору.
3. Контрагент, договор, при необходимости — счёт на оплату для связи.
4. В табличную часть добавьте каждый вид работ отдельной строкой: количество, цена, сумма.
5. Проверьте флажок, включает ли цена НДС. От него зависит, как разойдутся «Итого» и «Всего с НДС».
6. Проведите документ и откройте Печать. В списке форм найдите акт с пометкой «КС-2».

Если работ много

Акт на 80–150 позиций по смете вручную набивать долго. Есть два рабочих способа:

• 📋 Загрузка из Excel : в табличной части документа есть команда загрузки из файла (ищите её в командной панели над таблицей, обычно под кнопкой «Ещё»). Подготовьте колонки «Наименование, Количество, Цена».
• 🔁 Копирование документа прошлого месяца с заменой количеств. Это быстро, но копия сразу берёт старые цены — пересмотрите их по смете.

3. Как сформировать справку КС-3 в 1С

Когда акт проведён, справку о стоимости выполненных работ и затрат печатают из того же документа.

1. Откройте проведённую реализацию.
2. Нажмите Печать и выберите справку КС-3. Если пункта в списке нет, проверьте, что документ оформлен как реализация услуг, а не товаров.
3. Проверьте шапку: заказчик, подрядчик, договор, отчётный период «с … по …».
4. Проверьте три итоговые строки: «Итого», «Сумма НДС», «Всего с учётом НДС».
5. Сохраните или распечатайте форму.

Можно выбрать сразу комплект: КС-2, КС-3 и счёт-фактуру. В окне печати комплекта отметьте нужные формы и количество экземпляров. Заказчику обычно уходит по два экземпляра каждой формы.

Нарастающий итог «с начала работ»

В КС-3 три стоимостные колонки: с начала проведения работ, с начала года и за отчётный период. Первые две — это накопленные суммы по объекту.

Типовая печатная форма уверенно заполняет только отчётный период, то есть сумму текущего документа. Нарастающие колонки сверьте вручную:

Суммы удобно взять из оборотно-сальдовой ведомости по счёту 62.01 с отбором по договору: дебетовый оборот за период — это реализация с НДС.

💡 Если накопленные колонки в печатной форме пустые или неверные, включите редактирование табличного документа в окне печати и впишите суммы. Правка печатной формы не меняет данные документа и при повторной печати пропадёт.

4. Настройка печатных форм и макетов

Типовые формы КС-2 и КС-3 повторяют унифицированные бланки Госкомстата. С 2013 года их применение не обязательно: первичный документ составляется по форме, которую утвердила организация, если в нём есть обязательные реквизиты. Но заказчики, особенно по госконтрактам, обычно требуют именно эти бланки.

Что можно поправить без программиста

• ✍️ Подписантов: руководителя и ответственных лиц берут из карточки организации и раздела ответственных лиц. Проверьте должности и ФИО до печати.
• 🖊️ Факсимиле и печать: в карточке организации можно загрузить изображения подписи и печати, тогда формы печатаются с ними. Для оригиналов на бумаге этого не делайте — заказчик может не принять.
• 📐 Разовые правки: включите редактирование в окне печати, поправьте текст и сохраните файл.

Когда нужен свой макет

Заказчик просит добавить код стройки, номер сметы или убрать колонку. Править типовой макет в конфигурации не стоит: при обновлении изменения потеряются или начнутся конфликты.

Правильный путь — внешняя печатная форма или расширение конфигурации :

• 🧩 Внешняя форма (файл .epf) подключается через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки.
• 🧱 Расширение хранит изменённый макет отдельно от типовой конфигурации и переживает обновления.

5. Сверка КС-3 с актами и расчётами

Справка должна сходиться с тремя вещами: актом КС-2, счётом-фактурой и долгом заказчика.

Что сверять

1. Сумма «За отчётный период» в КС-3 = итог КС-2 за тот же период. Если на период несколько актов КС-2 по одному объекту, справка одна, а её сумма равна сумме всех актов.
2. «Всего с учётом НДС» = сумма счёта-фактуры.
3. Дебетовый оборот 62.01 по договору за месяц = сумма реализации.

Проводки, которые даёт реализация работ

• Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка с НДС;
• Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС;
• Дт 62.02 Кт 62.01 — зачёт аванса, если заказчик платил вперёд.

Аванс по договору подряда — частая причина расхождений в акте сверки. Если зачёт не прошёл, долг висит одновременно по 62.01 и 62.02.

Расхождения и их причины

Если заказчик снял часть объёма

Работы приняли не в полном объёме — не правьте задним числом проведённую реализацию закрытого периода. Если документы ещё не подписаны, исправьте количество в реализации и перепечатайте комплект. Если уже подписаны и отчётность сдана, оформляйте корректировку документом корректировки реализации.

6. Отправка КС-2 и КС-3 заказчику

На бумаге или файлом

В окне печати есть кнопка сохранения. Форматы — PDF, Excel, табличный документ 1С. Для заказчика выбирайте PDF: его нельзя случайно отредактировать при пересылке.

Там же есть команда отправки по почте. Она откроет письмо с вложением, если в программе настроена учётная запись электронной почты.

Через ЭДО

1С-ЭДО и другие операторы передают акт и справку в электронном виде:

• 🔐 Первичные документы подписывают электронной подписью. Вид подписи стороны определяют в соглашении; счёт-фактуру подписывают квалифицированной подписью.
• 📎 Если у оператора и у заказчика нет общего формализованного формата для КС-3, справку отправляют как произвольный документ с приложенным файлом и подписью.
• 🧾 Подписанные заказчиком документы видны в карточке документа ЭДО. Оригиналы на бумаге в этом случае не нужны, если так записано в договоре.

7. Частые вопросы