Акт КС-2 и справка КС-3 в 1С:Бухгалтерии: от договора подряда до проводок

Отдельного документа «КС-2» в 1С:Бухгалтерии 3.0 нет. Акт КС-2 и справку КС-3 печатают из обычной реализации: Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД), вид операции «Услуги (акт, УПД)», затем меню Печать. Строки табличной части становятся позициями акта, а сумма документа уходит в справку КС-3.

Значит, сделать КС в 1С — это три вещи: правильно завести договор подряда, внести работы с нужными единицами измерения и проверить печатные формы до подписания. Ниже — каждый шаг, проводки у обеих сторон и ловушки, на которых чаще всего спотыкаются.

1. Подготовка: договор подряда и номенклатура работ

Без аккуратной подготовки акт выйдет с пустыми реквизитами, и их придётся дописывать вручную в каждом документе.

Договор подряда в карточке контрагента

1. Откройте Справочники → Контрагенты, найдите заказчика.
2. Перейдите по ссылке Договоры и создайте новый.
3. Вид договора — «С покупателем» (вы подрядчик) или «С поставщиком» (вы заказчик).
4. Укажите номер и дату договора так же, как в бумажном экземпляре. Эти данные попадут в шапку КС-2 и КС-3.
5. Проверьте ставку НДС и, если нужно, способ расчётов (рубли или условные единицы).

Один договор подряда — один договор в 1С. Если завести работы по разным объектам на один «Основной договор», нарастающие итоги в КС-3 смешаются.

Номенклатура: работы, а не товары

Позиции акта КС-2 — это строки сметы. В 1С их заводят в Справочники → Номенклатура с видом номенклатуры «Услуги».

• 🧱 Наименование пишите так, как в смете: «Кладка стен из кирпича толщиной 380 мм», а не «Работы».
• 📏 Единица измерения — та же, что в смете: м², м³, т, шт. Если в 1С стоит «шт», а в смете «м³», заказчик вернёт акт.
• 💰 Цену удобно хранить в договоре или задавать при вводе документа, справочник цен не обязателен.

Для небольших подрядчиков допустим и обобщённый вариант: одна позиция на этап («Монтаж кровли, этап 2»), количество 1. Но такой акт подойдёт, только если заказчик согласен принимать работы этапами без расшифровки по смете.

2. Как внести выполненные работы в 1С

Работы за отчётный период вносят одним документом реализации на каждый акт.

1. Откройте Продажи → Реализация (акт, накладная, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите вид операции «Услуги (акт, УПД)».
3. Заполните контрагента и выберите договор подряда из шага 1.
4. Дата документа — дата подписания акта, а не последний день работ. От этой даты зависит период выручки и НДС.
5. На вкладке Услуги добавьте строки: работа, количество за период, цена, ставка НДС.
6. Проверьте счета учёта в строках: по умолчанию выручка идёт на 90.01.1, расходы закрываются с 20.01.
7. Нажмите Провести.

Работы по этапам и периодам

Если работы сдаются ежемесячно, на каждый месяц — отдельная реализация с объёмами именно этого месяца. Нарастающий итог 1С не строит из количества: в строках указывается то, что сдаёте сейчас.

3. Формирование и печать акта КС-2 в 1С

После проведения реализации нажмите Печать в командной панели документа. В списке форм есть акт о приёмке выполненных работ КС-2 и справка о стоимости работ КС-3.

Что заполняется автоматически

• 🏢 Заказчик и подрядчик — из карточек организации и контрагента: наименование, ИНН, адрес, телефон.
• 📄 Номер и дата договора — из договора в документе.
• 🧾 Номер и дата акта — из номера и даты реализации.
• 📋 Табличная часть — строки вкладки Услуги: наименование, единица, количество, цена, сумма.

Что обычно дописывают вручную

Часть реквизитов КС-2 в типовой реализации хранить негде. Их заполняют прямо в печатной форме перед печатью:

• стройка и объект (наименование и адрес);
• инвестор, если он есть;
• номер позиции по смете и номер единичной расценки;
• отчётный период «с … по …»;
• сметная (договорная) стоимость.

Окно печатной формы в 1С редактируемое: щёлкните в нужную ячейку и впишите текст. Затем нажмите Печать или сохраните файл в PDF или Excel кнопкой сохранения на панели формы.

Если объектов много и дописывать каждый раз неудобно, есть два пути. Первый — внешняя печатная форма КС-2, подключённая через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки. Второй — отраслевое решение для строителей, где есть сметы, журнал КС-6а и учёт по объектам.

4. Справка КС-3: как получить и проверить суммы

Справку о стоимости выполненных работ печатают из того же документа реализации через меню Печать. Она нужна для расчётов: на её основании заказчик платит.

Три колонки суммы

В КС-3 стоимость показывают тремя цифрами:

1. С начала проведения работ — всё, что сдано по договору.
2. С начала года — сдано в текущем году.
3. В том числе за отчётный период — сумма этого акта.

Третья колонка всегда равна сумме реализации. Первые две зависят от того, все ли предыдущие акты по договору есть в базе.

Пример расчёта

Договор подряда на 3 600 000 ₽ с НДС. Сдача ежемесячно:

В справке за май: за отчётный период — 1 500 000 ₽, с начала работ — 3 600 000 ₽. НДС 20% в майском акте — 250 000 ₽ (1 500 000 × 20 / 120).

5. Проводки по КС-2 и КС-3 в бухгалтерском учёте

Сама справка КС-3 проводок не делает: это расчётный документ. Учёт идёт по реализации, на основании которой напечатан акт КС-2.

У подрядчика

Счёт-фактуру регистрируют кнопкой Выписать счёт-фактуру внизу реализации. Зачёт аванса 1С делает при проведении реализации сама, если аванс прошёл по тому же договору. Счета-фактуры на авансы удобно выписывать обработкой регистрации счетов-фактур на аванс в разделе Банк и касса. Восстановление НДС после зачёта 1С делает документом «Формирование записей книги покупок» при закрытии квартала.

Себестоимость работ закрывается с 20.01 при закрытии месяца, если в учётной политике выбран вариант списания расходов с учётом выручки от работ. Проверьте эту настройку в Главное → Учётная политика до первого закрытия.

У заказчика

Заказчик отражает акт КС-2 документом Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД), вид операции «Услуги (акт, УПД)».

Вычет НДС по работам заказчик заявляет после регистрации полученного счёта-фактуры: номер и дату вводят внизу документа поступления. Выбор счёта затрат зависит от того, что именно получает заказчик. При капстроительстве затраты копятся на 08.03 до ввода объекта в эксплуатацию, а не списываются сразу в расходы.

6. Авансы, гарантийное удержание и сдача работ по этапам

Эти ситуации в типовой реализации отдельной кнопкой не решаются, но учитываются стандартными средствами.

Гарантийное удержание

Заказчик часто оставляет у себя 5% от каждого акта до окончания гарантийного срока. Сумма КС-2 при этом не меняется, удержание касается только оплаты.

Пример: акт на 1 000 000 ₽, удержание 5% — 50 000 ₽. Заказчик платит 950 000 ₽. У подрядчика долг заказчика остаётся на 62.01 в размере 50 000 ₽ до срока возврата.

Удобно вынести удержание в отдельный договор с тем же контрагентом («Гарантийное удержание по договору № …») операцией, введённой вручную: Операции → Операции, введённые вручную, Дт 62.01 (договор удержания) Кт 62.01 (основной договор). Так основной договор закроется в ноль, а сумма удержания будет видна отдельно в сверке.

Поэтапная сдача и промежуточные акты

Если договор предусматривает приёмку только всего результата, промежуточные КС-2 — это документы для расчётов, а не для выручки. В 1С тогда промежуточные суммы проводят как авансы, а реализацию оформляют один раз — по итоговому акту. Как поступать именно в вашем договоре, решает условие о сдаче-приёмке: ст. 753 ГК РФ о приёмке результата работ и сам текст договора.

7. Ошибки при оформлении КС-2 и КС-3 в 1С

Здесь — то, что не видно на этапе ввода и всплывает уже у заказчика или при проверке.

• ❌ Работы проведены как товары. Вид операции «Товары» даёт ТОРГ-12 вместо акта и списывает остатки со склада. Создайте документ заново с видом «Услуги (акт, УПД)».
• ❌ Дата реализации — дата окончания работ, а не подписания акта. Выручка попадает не в тот период, особенно на стыке кварталов: акт подписан 3 апреля, а выручка ушла в первый квартал.
• ❌ Все акты на «Основной договор». В КС-3 нарастающий итог считается по чужим объектам, номер договора в шапке неверный.
• ❌ НДС в цене не совпадает со сметой. В документе стоит флажок «Сумма включает НДС», а смета посчитана без НДС, или наоборот. Проверьте ссылку с настройкой цен в шапке реализации.
• ❌ Правка подписанного акта задним числом. Если объёмы изменились после подписания, оформляйте корректировку реализации, а не перепроводите документ в закрытом периоде.