Акт КС-2 из документа реализации: заполнение, печать и исправление в 1С

Отдельного документа «КС-2» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Акт о приёмке выполненных работ — это печатная форма документа Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД). Создаёте реализацию с видом «Услуги (акт, УПД)», заполняете работы, проводите и в меню Печать выбираете «Акт о приёмке выполненных работ (КС-2)». Там же лежит справка о стоимости работ КС-3.

Так что на вопрос «где находится КС-2 в 1С Бухгалтерия 8.3» ответ один: в кнопке печати реализации. Дальше — как подготовить справочники, чтобы акт печатался без ручных правок, что делать с полями, которые программа не заполняет, и как исправить уже проведённый акт.

КС-2 и КС-3: что это за формы и как они связаны в 1С

Путаница начинается с названий. Многие называют «справкой» обе формы, хотя это разные документы:

Обе формы утверждены постановлением Госкомстата № 100. С 2013 года унифицированные формы не обязательны: организация вправе утвердить свой бланк первичного документа, если в нём есть реквизиты из статьи 9 закона о бухучёте. На практике заказчики-строители и госзаказчики почти всегда требуют именно КС-2 и КС-3, поэтому форма живёт.

В 1С обе формы строятся по одной реализации. Одна проведённая реализация — один акт КС-2 и одна справка КС-3 за отчётный период. Проводки при этом обычные для выручки от работ:

• 📗 Дт 62.01 Кт 90.01.1 — выручка от выполненных работ;
• 📕 Дт 90.03 Кт 68.02 — НДС с выручки (если вы плательщик НДС);
• 📘 Дт 62.02 Кт 62.01 — зачёт аванса, если заказчик платил вперёд.

Подготовка справочников до первого акта о приёмке работ

Акт печатается из того, что лежит в справочниках. Если их не подготовить, придётся каждый раз дописывать поля руками.

Номенклатура: работы как услуги

1. Откройте Справочники → Товары и услуги → Номенклатура.
2. Создайте группу, например «Строительно-монтажные работы», и укажите для неё вид номенклатуры «Услуги».
3. В карточке каждой работы заполните Полное наименование — именно оно попадает в печатные формы. Пишите так, как в смете: «Устройство цементно-песчаной стяжки толщиной 50 мм», а не «Стяжка».
4. Укажите единицу измерения: м², м³, т, шт. Для КС-2 объём в «услугах» без единицы выглядит странно, и заказчик такой акт вернёт.
5. Проверьте ставку НДС по умолчанию.

Договор с заказчиком

В карточке контрагента на вкладке договоров создайте договор с видом «С покупателем». Номер и дата договора выводятся в шапку КС-2 и КС-3. Пустой договор или договор «Основной» без номера даёт пустую строку «Договор подряда (контракт) №».

Для каждого объекта строительства удобно заводить отдельный договор. Так проще вести расчёты и смотреть задолженность по объекту.

Реквизиты организации

Проверьте в Главное → Организации полное наименование, адрес, телефон и ОКПО. ОКПО попадает в шапку унифицированных форм. Ответственных лиц — руководителя и главного бухгалтера — задайте в разделе ответственных лиц той же карточки, иначе строки подписей останутся без расшифровки.

Как сделать КС-2 в 1С Бухгалтерия 8.3: пошагово

Шаг 1. Создайте реализацию

1. Перейдите в Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите «Услуги (акт, УПД)».
3. Дата документа — последний день отчётного периода или дата сдачи работ по договору. Отчётный период в КС-2 программа берёт от даты документа, поэтому акт за март с датой 2 апреля напечатается с апрельским периодом.

Шаг 2. Заполните шапку

• 🏢 Организация — ваша, если в базе их несколько.
• 👷 Контрагент — заказчик.
• 📄 Договор — тот самый договор подряда с номером и датой.
• 💰 НДС — проверьте, как считаются цены: «в сумме» или «сверху». Если смета составлена с НДС, а в документе цены «сверху», итог акта разойдётся со сметой.

Шаг 3. Заполните табличную часть работ

Добавьте строки по работам за период. В каждой строке:

Счета учёта выручки обычно подставляются автоматически: 90.01.1 для доходов и 90.03 для НДС. Если в шапке организация с УСН, НДС не будет.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

1. Нажмите Провести.
2. Откройте меню Печать в командной панели документа.
3. Выберите «Акт о приёмке выполненных работ (КС-2)». Для справки выберите КС-3.
4. В окне печати укажите число экземпляров. Обычно нужно два: себе и заказчику.

Окно печати показывает форму как табличный документ. Если какое-то поле осталось пустым, включите режим редактирования прямо в этом окне и допишите текст. Правка затронет только этот экземпляр — в базу она не сохранится.

Поля «Стройка», «Объект», «Сметная (договорная) стоимость» и номера позиций по смете из стандартной реализации не заполняются. Их либо дописывают в окне печати, либо закладывают в доработанный макет (о нём — ниже).

Шаг 5. Отправьте заказчику

Из того же окна печати форму сохраняют в PDF или Excel, отправляют по почте. Если работаете через ЭДО, проверьте, принимает ли оператор заказчика КС-2 в формализованном виде: многие строители принимают акт как неформализованный документ с подписью.

Если в базе 1С:Управление строительной организацией

Отраслевые конфигурации для строителей устроены иначе, чем Бухгалтерия. В них акт КС-2 связан со сметой: в программе хранятся позиции сметы, расценки и объёмы, и акт формируется по ним, а не по произвольному перечню услуг.

Чем это отличается на практике:

• 📐 номера позиций по смете и номера расценок заполняются автоматически;
• 📊 справка КС-3 считает суммы с начала года и с начала работ нарастающим итогом по всем актам объекта;
• 🏗️ сметная стоимость договора хранится в программе и выводится в шапку;
• 🔗 по актам видно выполнение сметы: сколько освоено и сколько осталось.

Если вы ведёте больше двух-трёх объектов в год и каждый акт содержит десятки позиций, Бухгалтерия становится неудобной: нарастающий итог по КС-3 приходится сверять вручную. Отраслевое решение снимает эту работу. Если объектов мало и акты короткие, хватает Бухгалтерии с аккуратными справочниками.

Конкретные пути меню в отраслевых решениях зависят от продукта и его редакции. Ищите акты в разделе, где ведутся работы с заказчиками и сметы, а не в продажах.

Частые ошибки в акте КС-2 и как их не допустить

Ещё одна ошибка — заводить работы товарами. Товар по реализации списывается со склада, появляются лишние проводки по себестоимости. Строительные работы ведут как услуги, материалы заказчика — отдельно.

Как ускорить выпуск актов КС-2 каждый месяц

Когда работы повторяются из месяца в месяц, одно и то же заполнение быстро надоедает. Несколько приёмов:

Копирование прошлого акта

Выделите в списке реализаций прошлый акт по объекту и нажмите F9 (копировать). Новая реализация получит того же контрагента, договор и строки работ. Остаётся поменять дату и объёмы.

Реализация на основании счёта

Если вы выставляете заказчику счёт на этап, создайте реализацию через Создать на основании из Счёта покупателю. Строки работ и цены перенесутся без ввода.

Пакетная печать

В списке реализаций выделите несколько документов (Ctrl или Shift), нажмите Печать и выберите КС-2. Программа выведет все акты одним заданием — удобно в конце месяца.

Свой макет КС-2

Чтобы не дописывать «Стройку», «Объект» и номера позиций каждый раз, макет дорабатывают. Есть два пути:

Внешняя форма — правильный путь, если хочется брать объект и смету из реквизитов договора или из дополнительных сведений. Сам документ реализации при этом не меняется, и типовое обновление проходит спокойно.

Исправление проведённого акта КС-2

Способ зависит от того, отдан ли акт заказчику и закрыт ли период.

Если ошибка обнаружена по нескольким актам одного объекта, начинайте с самого раннего. Иначе суммы нарастающим итогом в КС-3 будут сбиваться на каждом шаге исправлений.

Частые вопросы