Квитанция об оплате в 1С: оформление, печать и выдача клиенту

Квитанция об оплате в 1С — это отрывная часть приходного кассового ордера. Чтобы её сделать, создайте ПКО в Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, проведите его и нажмите Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1). Ордер и квитанция выйдут на одном листе: слева ордер, справа квитанция, которую отрезают и отдают плательщику.

Отдельного документа «Квитанция» в 1С:Бухгалтерии 8.3 нет. Если клиент платит через банк, его роль выполняет счёт на оплату с реквизитами и QR-кодом. Если наличные принимает организация на онлайн-кассе, кроме квитанции нужен кассовый чек.

Какую квитанцию вам нужно сделать в 1С

Под словом «квитанция» в бухгалтерии понимают разные бумаги. От ответа зависит, какой документ создавать в программе.

1. Подготовка: реквизиты организации и ввод поступления

Квитанция берёт данные из трёх мест: карточки организации, ответственных лиц и самого ПКО. Пустое поле в любом из них даёт пустую строку на бланке.

Проверьте реквизиты и подписантов

1. Откройте Главное → Организации и карточку своей фирмы.
2. Сверьте полное наименование и ИНН: они печатаются в шапке квитанции.
3. В карточке организации откройте ответственных лиц и укажите главного бухгалтера и кассира с датой начала полномочий.
4. Если кассира нет, впишите того, кто фактически принимает деньги. Иначе строка «Получил кассир» останется без фамилии.

Создайте приходный кассовый ордер

1. Перейдите в Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление (или Создать и выберите приходный ордер).
3. Выберите вид операции. От него зависит корреспондирующий счёт: 62 для покупателя, 71 для подотчётника, 75 или 66 для учредителя.
4. Укажите плательщика, сумму и, для покупателя, договор.
5. Заполните поля для печати: «Принято от», «Основание», «Приложение».
6. Нажмите Провести.

Поле «Принято от» 1С заполняет наименованием контрагента. Для физлица часто нужно ФИО в родительном падеже: «Иванова Петра Сергеевича». Поправьте вручную, программа не склоняет фамилии за вас.

В «Основании» пишите суть платежа: «Оплата по счёту № 45 от 15.10» или «Возврат неизрасходованного аванса». Эта фраза целиком попадёт и в ордер, и в квитанцию.

Пример: что получится после проведения

Менеджер Сидоров получил под отчёт 10 000 ₽ на закупку канцтоваров. Потратил 7 350 ₽, остаток 2 650 ₽ вернул в кассу 20 октября.

Кассир создаёт ПКО:

• вид операции — «Возврат от подотчётного лица»;
• подотчётное лицо — Сидоров А. В.;
• сумма — 2 650,00;
• «Принято от» — «Сидорова Алексея Викторовича»;
• «Основание» — «Возврат неизрасходованного аванса».

После проведения 1С сделает проводку Дт 50.01 Кт 71.01 на 2 650 ₽ и включит ордер в кассовую книгу за 20 октября. В квитанции сумма будет цифрами и прописью: «Две тысячи шестьсот пятьдесят рублей 00 копеек». Сидоров получает квитанцию, ордер остаётся в кассе.

Проверить результат удобно двумя способами:

1. Кнопка Показать проводки (значок Дт/Кт) в самом ПКО.
2. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 71 за октябрь: долг Сидорова должен закрыться авансовым отчётом на 7 350 ₽ и этим возвратом на 2 650 ₽.

2. Как напечатать квитанцию к ПКО стандартной формой

В проведённом документе нажмите Печать. В меню будет форма Приходный кассовый ордер (КО-1). Других форм квитанции в типовой конфигурации нет, и это нормально: по постановлению Госкомстата № 88 квитанция — часть формы КО-1.

В окне предварительного просмотра:

• 🖨 Копий — сколько экземпляров печатать. Обычно хватает одного: ордер остаётся в кассе, квитанция уходит плательщику.
• ✏️ Редактирование — можно поправить текст прямо в табличном документе. Правка действует только на эту печать и не меняет данные ПКО.
• 💾 Сохранить — выгрузка в PDF, XLSX или другой формат.
• ✉️ Отправить — письмо с вложением, если настроена почта.

Квитанцию подписывают главный бухгалтер и кассир. Печать организации на ней ставят, если она у фирмы есть: с 2015 года ООО и АО вправе работать без печати.

Массовая печать

Если за день набралось двадцать ордеров, не открывайте каждый. Выделите строки в списке кассовых документов (Ctrl или Shift) и нажмите Печать над списком. 1С соберёт все квитанции в один табличный документ.

3. Свой макет квитанции: шрифты, логотип, лишние поля

Типовая форма КО-1 подходит почти всем. Но бывает, что шрифт мелкий для пожилых клиентов, нужен логотип или телефон для связи. Для этого 1С позволяет заменить макет печатной формы без изменения конфигурации.

Изменение макета

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите в списке приходный кассовый ордер (удобно через поиск по слову «ордер»).
3. Откройте макет на изменение. Откроется табличный редактор.
4. Выделите ячейки и задайте шрифт через свойства ячейки: гарнитуру, размер, жирность.
5. Сохраните. Напротив макета появится отметка, что он изменён.

Что можно спокойно менять:

• 🔤 размер и гарнитуру шрифта текстовых ячеек;
• 📐 ширину колонок и высоту строк;
• 🖼 картинку логотипа в свободной области;
• 📝 постоянный текст: телефон, адрес сайта, «Спасибо за оплату».

Что трогать нельзя:

• ⛔ параметры в угловых скобках и имена областей — по ним 1С подставляет данные;
• ⛔ порядок областей макета;
• ⛔ обязательные реквизиты формы КО-1, если квитанция должна оставаться унифицированной.

Когда макета мало

Если нужна принципиально другая квитанция, например с двумя экземплярами на листе или с QR-кодом для повторной оплаты, правят не макет, а подключают внешнюю печатную форму. Это файл обработки .epf, его пишет программист и добавляет в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. После подключения форма появится в меню Печать у ПКО.

4. Печать квитанций на чековом принтере и онлайн-кассе

Форма КО-1 рассчитана на лист A4. Чековый принтер шириной 57 или 80 мм её нормально не напечатает: строки обрежутся или станут нечитаемыми.

Как поступают на практике:

Если ККТ подключена к 1С:Бухгалтерии, в форме ПКО с операцией оплаты от покупателя появляется команда пробития чека. Чек выйдет на кассе, а квитанцию к ПКО при необходимости печатают отдельно на A4.

Если квитанция на A4 печатается с полями и съезжает, проверьте в окне печати Параметры страницы. Чаще всего помогает масштаб «Ширина страницы» и поля по 5 мм.

5. Как отправить квитанцию клиенту автоматически

Бумажную квитанцию отдают из рук в руки. Но плательщику иногда удобнее копия в PDF: например, сотрудник вернул подотчёт и хочет подтверждение в почте.

Отправка по электронной почте

1. Настройте учётную запись почты в разделе Администрирование (подключение к почтовому серверу, адрес отправителя).
2. Откройте печатную форму квитанции.
3. Нажмите кнопку отправки по почте в окне печати.
4. Выберите формат вложения, обычно PDF.
5. Адрес подставится из контактов контрагента, если он там заполнен.

Квитанция для оплаты через банк

Если клиент ещё не заплатил и будет платить переводом, вместо квитанции выставляют счёт: Продажи → Счета покупателям. На печатной форме счёта выводятся банковские реквизиты, а в актуальных релизах — QR-код. Клиент сканирует его в приложении банка, и реквизиты платежа заполняются сами.

Для этого в карточке организации должен быть основной банковский счёт с корректным БИК и номером. Ошибка в одной цифре — и QR-код поведёт платёж в никуда.

Чего не делает типовая 1С

• ❌ Не рассылает квитанции по расписанию сама.
• ❌ Не отправляет SMS с квитанцией.
• ❌ Не выдаёт квитанции физлицам по ЖКХ-образцу — для этого есть отраслевые решения.

Такие задачи закрывают доработкой или отдельным сервисом. Для обычного офиса хватает ручной отправки из окна печати.

6. Ошибки, из-за которых квитанцию придётся переделывать

Технические сбои печати разобраны выше. Здесь — ошибки по существу, после которых квитанция не годится как подтверждение оплаты.

• 🗓 Дата ПКО не совпадает с днём приёма денег. Ордер оформляют в день поступления наличных. Квитанция «задним числом» вызывает вопросы при проверке кассы.
• 🔢 Разрыв или дубль номера. Номера ПКО идут по порядку в пределах года. Не удаляйте ордер, а помечайте на удаление и создавайте новый, иначе при сверке кассовой книги появится дыра.
• 👤 В «Принято от» стоит фирма, а платил человек. Если деньги принёс водитель покупателя, укажите его ФИО и в «Основании» — за кого он платит.
• ✍️ Квитанцию подписал не тот. Подпись должна принадлежать тому, кто принял деньги. Фамилия на бланке и фактический подписант должны совпадать.
• 📎 Квитанция без ордера. Отдавать квитанцию, не проведя ПКО, нельзя: в кассовой книге поступления не будет, а остаток кассы разойдётся с фактом.

Частые вопросы