Квитанция к ПКО, на оплату и для клиента: где её взять в 1С 8.3

Отдельного документа «Квитанция» в типовой 1С 8.3 нет, и искать его в меню бесполезно. Квитанцию в 1С делают через тот документ, которому она принадлежит: чаще всего это приходный кассовый ордер , у которого квитанция — отрывная часть печатной формы КО-1. В 1С:Бухгалтерии 3.0 путь такой: Банк и касса → Кассовые документы → Поступление, затем кнопка Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1).

Вторая частая ошибка — считать, что квитанции к ПКО достаточно, если деньги принял от физлица. Нет: при расчётах с покупателем наличными нужен ещё кассовый чек по 54-ФЗ. Квитанция подтверждает внутренний кассовый учёт, чек — расчёт с клиентом.

Какую квитанцию вы ищете: четыре разных случая

Под словом «квитанция» в 1С скрываются разные бумаги. Сначала определите свою — от этого зависит документ и путь.

Последняя строка — не про печать. Квитанцию о приёме декларации формирует налоговая, а 1С только показывает её в истории отправки отчёта. Если вы искали именно её — откройте отчёт в Отчёты → Регламентированные отчёты и посмотрите этапы документооборота.

Дальше — про то, что бухгалтер реально формирует и печатает сам.

Квитанция как бланк строгой отчётности

Отдельный случай — квитанции за услуги населению: химчистка, ремонт обуви, автосервис. Раньше их печатали в типографии как бланки строгой отчётности. Сейчас по 54-ФЗ БСО формируют через онлайн-кассу или автоматизированную систему для БСО, так же как кассовый чек.

Для 1С это значит:

• 🧾 фискальную часть (БСО) печатает касса, подключённая к 1С через подключаемое оборудование;
• 📄 приёмную квитанцию с описанием вещи, сроками и условиями печатают из учётной программы отдельной формой;
• 📚 в бухгалтерии поступление выручки оформляют как обычно — через кассовые документы или отчёт о розничных продажах.

Если у вас только БП 3.0 без отраслевого решения, приёмную квитанцию придётся делать внешней печатной формой. Об этом — ниже.

Квитанция к ПКО в 1С:Бухгалтерии 3.0 по шагам

Форма КО-1 состоит из двух частей: слева сам ордер, справа — квитанция. Обе печатаются на одном листе. Ордер остаётся в кассе, квитанцию отрезают по линии и отдают сдатчику денег.

Шаг 1. Заполните подписи в карточке организации

Без этого квитанция выйдет с пустыми строками «Главный бухгалтер» и «Кассир».

1. Откройте Главное → Организации и карточку своей организации.
2. Найдите раздел Подписи.
3. Укажите руководителя, главного бухгалтера и кассира. Кассира можно не заполнять, если кассир — главбух.
4. Сохраните карточку.

Шаг 2. Создайте приходный кассовый ордер

1. Перейдите в Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление.
3. Выберите вид операции. Для типичных случаев:
   • 👤 Оплата от покупателя — клиент платит за товар или услугу;
   • 💼 Возврат от подотчётного лица — сотрудник возвращает остаток аванса;
   • 🏦 Получение наличных в банке — деньги сняты с расчётного счёта.
4. Заполните контрагента или сотрудника, сумму, договор, ставку НДС.
5. Перейдите на вкладку Печать. Там поля, которые попадут в квитанцию: Принято от, Основание, Приложение.
6. Нажмите Провести.

Шаг 3. Распечатайте ордер с квитанцией

1. В документе нажмите Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1).
2. Откроется предварительный просмотр. Проверьте сумму прописью, основание и подписи.
3. Нажмите Печать.
4. Подпишите ордер и квитанцию, отрежьте квитанцию и отдайте сдатчику денег.

Исправления в кассовых документах не допускаются. Если в напечатанной квитанции ошибка, поправьте документ в 1С и распечатайте заново, а испорченный лист уничтожьте. Это правило прямо записано в Указании № 3210-У.

Что получится в учёте

Квитанция сама по себе проводок не делает: их делает ордер. Для оплаты от покупателя — Дт 50.01 Кт 62.01 или Кт 62.02 для аванса. Для возврата подотчётных сумм — Дт 50.01 Кт 71.01.

Квитанция в 1С:Управление торговлей 11 и ERP

В УТ 11 приходный кассовый ордер тоже есть, но живёт в другом разделе, и бухгалтерские поля там другие.

Порядок в УТ 11:

1. Создайте ПКО из списка или на основании документа, по которому получаете деньги. На основании удобнее: контрагент, сумма и объект расчётов подтянутся сами.
2. Выберите хозяйственную операцию, например поступление оплаты от клиента.
3. Проведите документ.
4. Нажмите Печать и выберите приходный кассовый ордер.

В УТ и ERP деньги от розничного покупателя обычно проходят не через ПКО, а через чек на фискальном регистраторе. Квитанция к ПКО тогда нужна для внутренних поступлений: возврата подотчётных сумм, взноса наличных учредителем, сдачи выручки из операционной кассы в кассу организации.

Логотип, печать и свои поля в квитанции

Здесь главное ограничение: квитанция к ПКО — унифицированная форма. Логотип и рекламу в неё не добавляют, а обязательные реквизиты менять нельзя. Оформлять можно бумаги для клиента: счёт на оплату, квитанции сервиса.

Логотип и факсимиле в счёте для физлица

В БП 3.0:

1. Откройте карточку организации: Главное → Организации.
2. Разверните раздел Логотип и печать.
3. Загрузите логотип, изображение печати и подписей.
4. Там же есть ссылка на предварительный просмотр счёта. Проверьте, как ляжет картинка.
5. При печати счёта выберите вариант с печатью и подписями.

Дополнительные условия в счёт — например, срок оплаты или реквизиты для перевода — в БП задают в том же разделе, в поле дополнительных условий.

Изменённый макет типовой формы

Если нужно сдвинуть поля или добавить строку в типовую печатную форму:

1. Откройте Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Макеты печатных форм.
2. Найдите макет по названию через поиск в списке.
3. Откройте его, поправьте и сохраните.

Изменённый макет помечается в списке. Вернуть типовой можно командой использования стандартного макета.

Свои бланки квитанций: внешние печатные формы и расширения

Типовая БП не печатает квитанцию о приёме вещи в ремонт, квитанцию за услуги ЖКХ или бланк ПД-4 для оплаты через банк. Вариантов три.

Как подключить внешнюю печатную форму в БП 3.0:

1. Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки.
2. Включите флажок дополнительных отчётов и обработок.
3. Откройте Дополнительные отчёты и обработки и нажмите Добавить из файла.
4. Укажите файл .epf, в карточке обработки выберите документы, к которым она относится.
5. Запишите. Новая форма появится в меню Печать выбранного документа.

Расширение ставят в режиме 1С:Предприятие через Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Расширения. Загрузка файла и применение — разные шаги: после загрузки сеанс нужно перезапустить, чтобы расширение заработало.

Печать квитанций и сохранение в PDF

Все печатные формы в 1С 8.3 открываются в одном и том же окне предварительного просмотра. Оттуда квитанцию печатают, сохраняют и отправляют.

Печать на принтер

• 🖨 В окне просмотра укажите число копий в поле рядом с кнопкой Печать.
• 📐 Если квитанция не влезает на лист, откройте параметры страницы через меню печати и поменяйте поля или ориентацию. КО-1 рассчитана на альбомный лист А4.
• 🧩 Печать сразу пачки ордеров: выделите несколько документов в списке и нажмите Печать. 1С выведет их одной формой подряд.

Сохранение в PDF

1. В окне просмотра нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
2. Выберите формат PDF. Там же доступны Excel, Word и другие.
3. Укажите папку и сохраните.

Если нужен только PDF без промежуточного просмотра, удобнее сразу отправить квитанцию по почте — 1С сама сформирует файл.

Как отправить квитанцию клиенту: почта, ЭДО, мессенджер

Электронная почта из 1С

В окне просмотра печатной формы есть команда отправки (значок конверта).

1. Нажмите её и выберите формат вложения, обычно PDF.
2. 1С откроет письмо с прикреплённой квитанцией. Адрес подставится из контактной информации контрагента, если он заполнен.
3. Отправьте.

Чтобы письма уходили из 1С, нужна учётная запись почты. В БП её настраивают в Администрирование → Органайзер → Почта. Если учётной записи нет, программа предложит создать её при первой отправке.

ЭДО

Квитанцию к ПКО через ЭДО не отправляют: это бумага для сдатчика денег. Через 1С-ЭДО уходят счета, акты, УПД. Для таких документов на форме есть команда отправки по ЭДО, если сервис подключён и контрагент в нём принял приглашение.

Мессенджер

Прямой отправки в мессенджер в типовой БП нет. Рабочий способ — сохранить PDF и переслать вручную. Для массовых рассылок есть сторонние интеграции, но это уже отдельная разработка.

Ошибки, из-за которых квитанцию приходится перепечатывать

Частые вопросы