Как оформить набор сотрудников в 1С ЗУП

Приём нового работника в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 оформляется документом Кадры → Приёмы, переводы, увольнения → Приём на работу. Перед этим в базе должны быть заведены организация, подразделение, должность и сам сотрудник. Один документ создаёт физлицо-работника, фиксирует оклад и график, а при печати выдаёт приказ, трудовой договор и данные для отчёта в СФР.

Если людей несколько, удобнее документ «Приём на работу списком» — он заводит до нескольких десятков человек одной операцией. А полноценный подбор с вакансиями и кандидатами живёт в отдельной подсистеме «Набор персонала», которая есть только в версии КОРП. Ниже разберём весь путь: от подготовки справочников до сверки штатной расстановки.

С чего начать: настройки кадрового учёта и штатное расписание

До первого приёма проверьте два блока настроек, иначе часть полей в документе будет недоступна.

Откройте Настройка → Кадровый учёт. Здесь включаются:

• 📌 ведение штатного расписания (Настройка штатного расписания → Ведётся штатное расписание);
• 🕐 работа по неполной ставке, если планируете брать людей на 0,5 ставки;
• 📋 проверка соответствия приёма штатному расписанию.

Штатное расписание (ШР) вести не обязательно, но с ним приём проще: должность, оклад и надбавки подтягиваются из утверждённой позиции, и программа не даст принять человека на несуществующую ставку. Утверждают ШР документом Кадры → Штатное расписание → Утвердить штатное расписание.

Заодно проверьте справочники Настройка → Предприятие: должна быть заполнена организация, а в ней — подразделения и должности. Должность берётся из справочника Кадры → Справочники и настройки → Должности.

Подбор и кандидаты: подсистема «Набор персонала»

Если под «набором» вы понимаете именно подбор — ведение вакансий, базы резюме, этапов собеседований, — то это раздел «Набор персонала». Он доступен только в 1С:ЗУП КОРП, в версии ПРОФ его нет.

В КОРП последовательность такая:

1. В разделе Набор персонала заводите вакансию с требованиями к должности.
2. Регистрируете кандидатов (вручную или из отклика), храните их резюме и контакты.
3. Ведёте кандидата по этапам: отбор, собеседование, решение.
4. По принятому кандидату создаёте приём на работу — часть данных переносится из его карточки.

В версии ПРОФ отдельного подбора нет. Там вы сразу заводите сотрудника и оформляете приём — шаг с кандидатами пропускается. Дальше описан именно этот, базовый путь, который работает в любой поставке ЗУП 3.1.

Заводим сотрудника: физлицо и личная карточка

Приём на работу ссылается на сотрудника, поэтому его создают первым. Откройте Кадры → Сотрудники и нажмите «Создать».

Введите ФИО. Программа проверит, нет ли такого физлица в базе:

• если человек у вас раньше не работал — создаётся новое физлицо;
• если это бывший или совместитель на другом месте — выберите существующее физлицо, чтобы не задвоить ИНН и СНИЛС и не получить двойной учёт доходов для НДФЛ.

В карточке сотрудника заполните:

• дату рождения, пол, гражданство;
• СНИЛС и ИНН — они нужны и для расчёта взносов, и для отчётности;
• паспортные данные и адрес (по ссылкам внутри карточки);
• при наличии — сведения о детях и вычетах по НДФЛ (вкладка с заявлениями на вычеты заполняется позже, но удобно сразу).

СНИЛС должен быть корректным: при неверной контрольной сумме 1С подсветит поле. Без СНИЛС и ИНН отчётность в СФР и ФНС уйдёт с ошибками.

Полезно сразу понять разницу между двумя справочниками. Физлицо — это человек с его паспортом, ИНН и СНИЛС. Сотрудник — это его рабочее место в организации. У одного физлица может быть несколько записей сотрудника: например, основное место и внутреннее совместительство. Поэтому при повторном приёме того же человека важно не создавать новое физлицо, а привязать запись к уже существующему.

Табельный номер программа присвоит автоматически по порядку. Менять его вручную без необходимости не стоит — на нём завязаны табель и многие отчёты.

Документ «Приём на работу»: пошагово

Основной документ лежит в журнале Кадры → Приёмы, переводы, увольнения. Нажмите «Создать» → «Приём на работу».

Заполните по порядку:

1. Организация и дата приёма — это день, с которого человек приступает к работе (первый рабочий день).
2. Сотрудник — выберите заведённого ранее.
3. Подразделение и должность. Если ведётся ШР, укажите позицию штатного расписания — оклад и надбавки подставятся автоматически.
4. Вид занятости: основное место, внутреннее или внешнее совместительство.
5. График работы — пятидневка, сменный или индивидуальный (о графиках ниже).

На вкладке «Оплата труда» задаются начисления: оклад (или тариф), надбавки, районный коэффициент. Суммы вводятся помесячно; при работе по ШР они уже заполнены значениями позиции.

Отдельно обратите внимание на поле «Испытательный срок» и дату его окончания — 1С по ней напомнит о проверке результата. Для срочного договора заполните срок и основание.

Несколько моментов, которые часто пропускают:

• Вид занятости и совместительство. Для внутреннего совместителя создаётся отдельная запись сотрудника на то же физлицо, а доля ставки указывается меньше единицы. Для внешнего совместителя в карточке отмечается, что это не основное место.
• Срок договора. Бессрочный договор — значение по умолчанию. Для срочного укажите дату окончания и причину (замещение отсутствующего работника, сезонные работы и т. п.) — иначе трудовой договор распечатается как бессрочный.
• Налоговый статус. Если принимаете нерезидента или иностранца, статус для НДФЛ задаётся в карточке физлица на вкладке налогов. От него зависит ставка налога с первой же выплаты.

После заполнения проведите документ. Он сформирует кадровую запись о приёме и подготовит данные для печатных форм и отчётности.

Приём списком: когда нанимаете сразу нескольких

Если выходит целая группа — например, бригада или новый отдел, — не плодите по документу на человека. В том же журнале выберите «Создать» → «Приём на работу списком».

В табличной части добавляете строки: сотрудник, подразделение, должность, дата приёма, оклад, график — по каждому своё. Удобно, когда условия у людей разные, но оформляются они одной датой.

Чем приём списком отличается от одиночного:

Печатная форма для списка — приказ Т-1а. После проведения каждый работник появляется в справочнике сотрудников так же, как при одиночном приёме.

График работы и условия оплаты

График определяет, сколько часов и в какие дни человек работает, — от него зависит табель, норма времени и расчёт зарплаты.

Готовые графики лежат в Настройка → Графики работы сотрудников. Если нужного нет, создайте новый: задайте способ заполнения (пятидневка, шестидневка, по циклу смен), продолжительность смены и обеденный перерыв, затем заполните график на год кнопкой заполнения.

Типовые варианты:

• 🗓 Пятидневка 40 часов — стандарт для офиса.
• 🌙 Сменный график — для производства и торговли; настраивается цикл смен.
• ⏳ Неполное время — для 0,5 или 0,75 ставки (требует включённой настройки неполной ставки).

В документе приёма график выбирается в шапке. Для сменщиков и совместителей проверьте, что норма часов и доля ставки заданы верно, — иначе зарплата за первый месяц посчитается неправильно.

Если у работника плавающий режим, который не ложится ни в одну типовую схему, заведите индивидуальный график: в нём дни и часы проставляются вручную по календарю. Такой график привязывается к конкретному сотруднику и дальше используется в табеле наравне с типовыми. Для нового графика не забудьте заполнить производственный календарь региона — от него зависят переносы праздников и предпраздничные сокращённые дни.

Печатные формы и данные в СФР

После проведения документа нажмите «Печать». Из приёма на работу доступны:

• 📄 Приказ о приёме (Т-1) — унифицированная форма. С учётом изменений в ст. 68 ТК РФ издание приказа — право, а не обязанность работодателя, но форма Т-1 из 1С остаётся удобной и привычной.
• 📝 Трудовой договор — печатается по шаблону; статья 67 ТК РФ требует письменной формы, договор составляется в двух экземплярах.
• 📑 Личная карточка и прочие кадровые документы — по настройке организации.

Отдельная обязанность — сведения о трудовой деятельности. При приёме подаётся подраздел 1.1 раздела 1 отчёта ЕФС-1 (бывшая форма СЗВ-ТД). Срок — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или заключения договора.

Готовые сведения для ЕФС-1 собираются в разделе отчётности; при подключённом сервисе 1С-Отчётность отчёт формируется и уходит в СФР прямо из программы, без выгрузки файла вручную. Проверьте перед отправкой, что в сведениях стоит верная дата приёма и код выполняемой функции по должности.

Если работник выбрал бумажную трудовую книжку, запись в неё делается отдельно — программа лишь напоминает об этом. При электронной трудовой книжке по запросу работника можно распечатать форму СТД-Р со сведениями о его трудовой деятельности у вас.

Как проверить, что приём оформлен верно

Перед тем как закрыть месяц , сверьте результат по трём точкам.

Штатная расстановка. Отчёт Кадры → Кадровые отчёты → Штатная расстановка показывает, кто на какой позиции и с каким окладом числится. Новый работник должен быть в списке с нужной датой.

Личные данные. Отчёт по сотрудникам покажет пустые СНИЛС, ИНН или паспорт — их заполняют до первой выплаты и до сдачи отчётности.

Начисления. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за первый месяц и убедитесь, что оклад и надбавки нового сотрудника попали в расчёт в правильной сумме и с нужной даты.

Отдельно загляните в журнал приёмов и убедитесь, что документ проведён, а не сохранён как черновик: непроведённый приём не попадёт ни в табель, ни в расчёт, ни в сведения для СФР. Ошибки на этом шаге дешевле поймать сейчас, чем пересчитывать зарплату и пересдавать отчёты задним числом.

Частые вопросы