Как рассчитать и начислить зарплату в 1С ЗУП 3.1

Зарплата за месяц начисляется одним документом — Зарплата → Начисления зарплаты и взносов, кнопка «Заполнить». Программа соберёт оклады, отработанное время, отпуска, больничные и разовые премии, сама посчитает НДФЛ и страховые взносы. Весь расчёт держится на одном правиле: сначала в базу вводят все кадровые документы и отклонения за месяц, и только потом нажимают «Заполнить».

Если данные ввести после расчёта, суммы не сойдутся и придётся перезаполнять документ. Поэтому порядок действий тут важнее скорости. Ниже — что проверить до расчёта, как заполнить и провести начисление, как разобрать НДФЛ и взносы и что делать, когда цифры выглядят неправильно.

Что подготовить до расчёта зарплаты

Документ начисления берёт данные из того, что уже есть в базе на конец месяца. Если чего-то не хватает — расчёт будет неполным.

Проверьте перед запуском:

• 👥 Кадры. Все приёмы, переводы и увольнения месяца проведены. Уволенному зарплата начислится отдельным документом в день увольнения, а не в общем расчёте.
• 📅 Отработанное время. Для сотрудников на окладе время считается по производственному календарю автоматически. Для почасовой оплаты и сменного графика нужен проведённый табель (Зарплата → Табели).
• 🏖 Отклонения. Отпуска, больничные, командировки, прогулы и неявки вводятся своими документами ДО начисления. Они уменьшают оплату по окладу за дни отсутствия.
• 💰 Разовые начисления. Премии, матпомощь, доплаты оформляют документами Зарплата → Премии и Разовые начисления. В общий расчёт они подтянутся, только если проведены.
• 📆 Производственный календарь на текущий год загружен и заполнен (Настройка → Производственные календари).

Шаг за шагом: документ «Начисление зарплаты и взносов»

Основной документ находится в разделе Зарплата → Начисления зарплаты и взносов. Он закрывает оплату труда, НДФЛ и взносы за один месяц.

В небольшой организации всю зарплату обычно начисляют одним документом. Если сотрудников много и расчёт ведут разные бухгалтеры, его разбивают по подразделениям — в поле «Подразделение» указывают нужное, и тогда «Заполнить» подберёт только его сотрудников. Главное правило при этом — не допустить, чтобы один человек попал в два документа за один месяц, иначе зарплата задвоится.

1. Создайте документ кнопкой «Создать». Проверьте поля Месяц и Организация — расчёт идёт строго за выбранный период.
2. Нажмите «Заполнить». Программа подберёт всех сотрудников организации (или подразделения, если оно указано) и рассчитает начисления за месяц.
3. Пройдите по вкладкам документа и проверьте суммы — каждая вкладка отвечает за свой блок:

4. Если по сотруднику вручную правили сумму, строка подсвечивается — это признак отклонения от расчётного значения. Сверьте, что правка намеренная.
5. Проведите документ кнопкой «Провести». До проведения движений по учёту нет, в отчёты данные не попадут.

Кнопка «Заполнить» пересчитывает весь документ целиком. Если нужно пересчитать одного человека, не трогая остальных, — встаньте на его строку и нажмите «Пересчитать сотрудника». Это удобно, когда после правки табеля изменился один расчёт, а остальные уже проверены и трогать их не хочется.

Что именно начислится по окладу, зависит от вида оплаты в карточке сотрудника: «Оплата по окладу (по дням)» делит оклад на норму рабочих дней, «по часам» — на норму часов. Для сменщиков и почасовиков без проведённого табеля программа возьмёт плановое время по графику, а фактическое отработанное — нет. Поэтому для них табель обязателен.

Каждую сумму по сотруднику можно расшифровать: встаньте на строку и откройте расчётный листок прямо из документа. Там видно, из чего сложилось начисление и почему получилась именно такая цифра — это первое, что стоит смотреть, когда итог вызывает сомнения.

Как проверить результат и пересчитать при ошибке

Перед выплатой расчёт сверяют отчётами, а не глазами по документу. Основные — в разделе Зарплата → Отчёты по зарплате:

• Расчётный листок — детализация по одному сотруднику: начислено, удержано, НДФЛ, к выплате.
• Анализ зарплаты по сотрудникам — свод по всем за месяц, удобно искать выбросы.
• Полный свод начислений, удержаний и выплат — итог по организации для сверки с предыдущими месяцами.

Хороший приём для самоконтроля — сравнить фонд оплаты труда текущего месяца с предыдущим. Резкий скачок без понятной причины (не было массовых премий или приёмов) почти всегда означает ошибку: задвоенное начисление, лишний документ или неверно введённое время. Свод по организации показывает такие отклонения сразу.

Если после проверки нашли ошибку — например, забыли провести больничный, — не удаляйте начисление. Исправьте первичный документ (введите пропущенный больничный, поправьте табель) и переоткройте расчёт.

Для исправления уже проведённого периода есть два пути:

1. Перезаполнить текущий документ. Пока зарплата не выплачена и период не закрыт — проще всего заново нажать «Заполнить» в том же документе начисления. Суммы пересчитаются с учётом новых данных.
2. Документ «Перерасчёты». Если месяц уже выплачен, разницу доначисляют или сторнируют в следующем периоде через механизм доначислений и перерасчётов (Зарплата → Доначисления, перерасчёты). Программа сама подтянет суммы к пересчёту в очередное начисление.

Выплата: как сформировать ведомости

После проведения начисления деньги выдают по ведомостям. Это отдельные документы, они находятся в разделе Выплаты.

Выберите вид ведомости по способу выплаты:

• Ведомость в банк — для зарплатного проекта или перечислений на карты.
• Ведомость в кассу — для выдачи наличными.
• Ведомость на счета — для перечислений на разные личные счета сотрудников.

Порядок одинаковый для любого вида:

1. Создайте ведомость, укажите месяц и вид выплаты (аванс, зарплата, отпуск, больничный).
2. Нажмите «Заполнить» — программа подтянет сумму к выплате из проведённого начисления.
3. Проверьте итог: он должен совпасть с колонкой «К выплате» в расчёте.
4. Проведите ведомость. Для банка из неё формируется файл или реестр для зарплатного проекта.

Аванс за первую половину месяца выплачивают такой же ведомостью, но с видом выплаты «Аванс». Срок между зарплатой и авансом — не больше 15 дней, а конкретная дата выплаты закреплена в правилах организации (ст. 136 ТК РФ).

Есть важный нюанс с НДФЛ. Удержанный налог программа фиксирует по дате фактической выплаты, то есть по дате ведомости. Пока ведомость не проведена, НДФЛ считается только исчисленным, но не удержанным, и в отчётность по удержанному налогу не попадёт. Поэтому дату ведомости ставят ту, когда деньги реально уходят сотруднику, а не «задним числом» и не наперёд.

Если выплата прошла не в день ведомости (например, банк провёл платёж на следующий день), это отражают документом «Подтверждение выплаты» или корректируют дату ведомости — иначе удержанный НДФЛ встанет не в тот период. Для наличной выплаты через кассу неполученные суммы депонируют, и тогда НДФЛ по ним откатывается до момента фактической выдачи.

НДФЛ и страховые взносы: что считается автоматически

Налог и взносы программа считает внутри того же документа начисления — отдельно их заводить не нужно.

НДФЛ. Исчисляется на вкладке «НДФЛ» по каждому доходу. С 2023 года налог удерживается в момент выплаты, а не в конце месяца, поэтому дата ведомости влияет на то, в какой период уведомления попадёт удержанный налог. Ставка зависит от суммы дохода нарастающим итогом — по действующей прогрессивной шкале программа применяет нужный процент сама. Вычеты (стандартные, на детей) подтягиваются из карточки сотрудника, если они туда внесены.

Страховые взносы. Считаются на вкладке «Взносы». С 2023 года ОПС, ОМС и ВНиМ объединены в единый тариф с единой предельной базой: до неё взносы начисляются по основной ставке, с суммы превышения нарастающим итогом — по пониженной. Предельную базу программа отслеживает сама по каждому сотруднику, поэтому к концу года у высокооплачиваемых работников сумма взносов снижается — это не ошибка, а переход за предел базы.

Малый и средний бизнес из реестра МСП применяет пониженный тариф к части выплаты сверх МРОТ — если статус МСП отмечен в настройках организации, программа делит базу на «в пределах МРОТ» и «сверх МРОТ» и считает по льготе автоматически.

Взносы на травматизм (НС и ПЗ) считаются отдельно и платятся в СФР (бывший ФСС — фонды объединены с 2023 года). Тариф задаётся в настройках организации по классу профессионального риска.

Отдельно стоит помнить про договоры ГПХ. Выплаты исполнителям по гражданско-правовым договорам тоже проходят через зарплатные документы, но с 2023 года на них начисляют взносы и по временной нетрудоспособности (ВНиМ), чего раньше не было. Если в организации есть такие договоры, проверьте, что вид начисления по ним настроен правильно, иначе база по взносам окажется занижена.

Проверить расчёт налогов удобно отчётами из раздела Налоги и взносы → Отчёты по налогам и взносам: «Анализ НДФЛ» и «Проверка расчёта взносов». Второй показывает базу и сумму по каждому сотруднику — так ловятся расхождения до сдачи отчётности.

Разбор типовых проблем при начислении

Общий принцип исправления один: правьте первичный документ (кадры, время, отклонение), а потом перезаполняйте расчёт. Ручная правка суммы прямо в начислении — крайняя мера: при следующем «Заполнить» её легко потерять.

Частые вопросы