Возвратная накладная в 1С 8.3: кто её выписывает, из какого документа и что попадёт в учёт

Возвратную накладную в 1С делает тот, кто физически отправляет товар назад, то есть покупатель. В Бухгалтерии 3.0 это документ Возврат товаров поставщику: откройте исходное поступление, нажмите Создать на основании → Возврат товаров поставщику, проверьте количество, проведите и распечатайте ТОРГ-12 или УПД через кнопку Печать.

Продавец накладную не выписывает. Он регистрирует полученный возврат документом Возврат товаров от покупателя, который тоже создаётся на основании реализации, и выставляет корректировочный счёт-фактуру. Дальше разберём обе стороны, проводки, печатные формы и розничные возвраты через кассу.

Когда возвратная накладная нужна, а когда хватит другого документа

Возврат и исправление ошибки в отгрузке — разные операции. Если перепутать, учёт поедет, а у контрагента не сойдётся книга покупок.

Возвратная накладная нужна, если:

• 📦 товар принят, оприходован, и покупатель решил вернуть часть или всю партию;
• 🔧 обнаружен брак после приёмки (ст. 475 ГК РФ даёт право отказаться от товара ненадлежащего качества);
• 📝 договор разрешает возврат нереализованного остатка;
• 🔁 возвращают тару или излишки, которые покупатель оплачивать не будет.

Возврат не нужен, а нужен другой документ, если:

• ✏️ в накладной ошибка в цене или количестве по вине продавца — это исправление или корректировка реализации, а не возврат;
• 🚫 покупатель не принял товар при приёмке и сразу отказался — оформляется акт о расхождениях, а товар у покупателя не приходуется;
• 💰 вернуть просят только деньги, без товара — это возврат аванса или переплаты, его делают банковской выпиской или расходным кассовым ордером.

Как сделать возвратную накладную в 1С 8.3: шаги для покупателя

Ниже порядок для Бухгалтерии 3.0. Главное правило одно: создавайте возврат только на основании исходного поступления. Тогда подтянутся цены, ставка НДС, счёт учёта и склад.

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и найдите документ, по которому товар пришёл.
2. Нажмите Создать на основании → Возврат товаров поставщику.
3. В шапке проверьте дату. Она должна совпадать с датой фактической отгрузки товара обратно.
4. На вкладке Товары удалите строки, которые не возвращаются, и поправьте количество.
5. Цену не меняйте. Если при возврате согласовали другую цену, сначала разберитесь, не нужна ли корректировка поступления.
6. Проверьте склад: товар должен списываться оттуда, где он реально лежит.
7. Нажмите Провести, затем Печать и выберите форму.
8. Когда поставщик пришлёт корректировочный счёт-фактуру, зарегистрируйте его внизу документа возврата.

Если поступление было в прошлом году и база уже закрыта, документ всё равно делайте на основании старого поступления. Дата возврата при этом текущая.

Если возвращаете товар частями, на каждую отгрузку делайте свой документ возврата. Один документ на всё количество «заранее» исказит остатки: товар ещё лежит на вашем складе, а в программе его уже нет.

Не создавайте возврат «с нуля» копированием строк. Программа потеряет связь с поступлением, и НДС по возврату не встанет в книгу продаж или книгу покупок так, как ждёт поставщик.

Регистрация возврата у продавца

У продавца шаги зеркальные:

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и найдите исходную отгрузку.
2. Создать на основании → Возврат товаров от покупателя.
3. Оставьте только возвращённые позиции и количество из накладной покупателя.
4. Проведите документ. Себестоимость возвращённого товара программа возьмёт из исходной реализации.
5. Выпишите корректировочный счёт-фактуру из этого же документа (ссылка внизу формы) или сформируйте УКД.

Чем отличается возврат в Бухгалтерии 3.0 и в Управлении торговлей 11

Логика одинаковая: возврат создаётся на основании исходного документа продажи или закупки. Разница в названиях документов и в том, сколько шагов между ними.

В УТ 11 при включённом ордерном складе одного документа возврата мало. Товар физически приходует или списывает кладовщик складским ордером, и пока ордер не оформлен, остатки на складе не изменятся.

В УТ 11 у возврата от клиента часто есть промежуточный этап: заявка на возврат. Её согласует менеджер, а уже потом оформляют сам возврат. Если в вашей базе заявки включены, документ возврата удобнее создавать из заявки.

Какие проводки сформирует возврат: разбор на примере

Пример. Продавец 10 марта отгрузил 20 стульев по 6 000 ₽ с НДС 20%, всего 120 000 ₽. Себестоимость стула 3 500 ₽. Покупатель 25 марта вернул 4 стула с браком.

Сумма возврата: 4 × 6 000 = 24 000 ₽, в том числе НДС 24 000 × 20 / 120 = 4 000 ₽. Себестоимость: 4 × 3 500 = 14 000 ₽.

Если реализация была в прошлом году, продавец сторно по выручке не делает. Отчётность за прошлый год уже сдана, поэтому возврат отражается через прочие доходы и расходы, счёт 91. Программа выбирает вариант сама по дате исходной реализации.

У покупателя НДС зависит от того, заявлял ли он вычет. Если вычет уже был, налог восстанавливают по корректировочному счёту-фактуре продавца (подп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ). Продавец по тому же корректировочному документу принимает НДС к вычету в течение трёх лет (п. 13 ст. 171 и п. 10 ст. 172 НК РФ).

Печатные формы возврата: ТОРГ-12, УПД и корректировочные документы

Возвратная накладная — это обычная отгрузочная форма, где грузоотправитель — покупатель, а грузополучатель — бывший продавец.

Что печатать у покупателя из документа Возврат товаров поставщику:

• 📄 ТОРГ-12 — если вы и контрагент работаете с отдельными накладными и счетами-фактурами;
• 📄 УПД со статусом 2 — он заменяет накладную, счёт-фактуру на возврат не нужен;
• 📄 акт о браке или претензия — составляется отдельно, программа его к возврату не привязывает.

Унифицированная форма ТОРГ-12 с 2013 года не обязательна. Можно использовать любую форму с обязательными реквизитами первичного документа, но большинство контрагентов ждут именно ТОРГ-12 или УПД.

Что печатает продавец из документа Возврат товаров от покупателя:

• 🧾 корректировочный счёт-фактура;
• 🧾 УКД — универсальный корректировочный документ, если стороны работают с УПД.

Если вы обмениваетесь документами через ЭДО, отправлять бумажную накладную не нужно. Возврат уходит контрагенту из того же документа через команду отправки по ЭДО, а продавец получает его и сопоставляет со своей реализацией.

Возврат в рознице: чек возврата и касса

В рознице накладную на возврат не выписывают. Покупатель-физлицо пишет заявление, а продавец пробивает чек с признаком расчёта «возврат прихода».

Порядок в Рознице и УТ 11 с подключённой кассой:

1. Откройте рабочее место кассира.
2. Найдите исходный чек продажи по номеру, дате или сумме.
3. Создайте на его основании чек возврата и оставьте возвращаемые позиции.
4. Пробейте чек на кассе. Деньги вернутся тем же способом, каким была оплата: наличными или на карту.

Если продажа была в прошлую смену, возврат делается так же, по исходному чеку. Отдельно пробивать коррекцию не нужно.

Для маркированных товаров код маркировки при возврате надо сканировать повторно. Иначе товар не вернётся в оборот, и снова продать его не получится.

В Бухгалтерии 3.0 розничный возврат за прошлые дни оформляют документом Возврат товаров от покупателя. Для розницы в нём выбирают вид операции, связанный с розничной продажей, а деньги выдают расходным кассовым ордером.

Как проверить и ускорить работу с возвратами

Возвраты редко бывают по одному. Если их много, заведите проверку раз в месяц, а не разбирайтесь с каждым расхождением отдельно.

Какие отчёты помогают в Бухгалтерии 3.0:

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 или 60 с разбивкой по договорам: видно, закрылся ли долг после возврата;
• 📊 Карточка счета 41.01 по номенклатуре: видно, вернулся ли товар на склад и по какой стоимости;
• 📊 Акт сверки взаиморасчётов: возврат должен стоять отдельной строкой у обеих сторон;
• 📊 книга покупок и книга продаж: корректировочные счета-фактуры попадают туда в квартале их получения.

Что ускоряет оформление:

• ⚡ ЭДО с контрагентами. Возврат приходит электронным документом, и его не нужно набирать вручную.
• ⚡ Заявки на возврат в УТ 11. Менеджер согласует, склад видит, что ждать товар, бухгалтерия сразу получает основание.
• ⚡ Отбор списка реализаций по контрагенту и периоду. Найти исходный документ быстрее, чем перебирать журнал.

Ошибки, из-за которых возврат не сходится

Частые вопросы