Отгрузка покупателю в 1С 8.3: от реализации до печати ТОРГ-12 и УПД

Накладную в 1С 8.3 делают через документ «Реализация». В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Реализация и выберите вид Товары (накладная, УПД). Заполните покупателя, договор, склад и товары, проведите документ и распечатайте нужную форму через кнопку Печать: ТОРГ-12, УПД или счёт-фактуру.

Отдельного документа «Накладная» в программе нет. Накладная — это печатная форма реализации. Поэтому сделать накладную в 1С 8 правильно — значит правильно заполнить и провести реализацию: от неё зависят остатки на складе, выручка, НДС и долг покупателя.

1. Что подготовить до создания накладной

Реализация собирает данные из справочников. Если они пустые или заполнены с ошибками, это вылезет в печатной форме: без адреса, без КПП, с неверной ставкой НДС.

Проверьте четыре вещи:

• 🏢 Организация. В карточке (Главное → Организации) должны быть ИНН, КПП, юридический адрес, банковский счёт и подписанты — руководитель и главный бухгалтер. Подписанты попадают в подвал ТОРГ-12 и УПД.
• 🤝 Контрагент. Справочники → Контрагенты. Создавайте карточку по ИНН: программа подтянет наименование, КПП и адрес из ЕГРЮЛ, если подключена интернет-поддержка. Для грузополучателя с другим адресом проверьте фактический адрес.
• 📄 Договор. У покупателя нужен договор с видом С покупателем. В нём задаются валюта расчётов и, если используете типы цен, тип цен по умолчанию.
• 📦 Номенклатура. У каждого товара — единица измерения, ставка НДС и вид номенклатуры. Ставка из карточки подставится в строку накладной автоматически.

Как выбрать контрагента, если похожих карточек несколько

В базах с историей часто живут дубли: «Ромашка ООО», «ООО Ромашка», «Ромашка (не исп.)». Выбирайте карточку по ИНН и КПП, а не по названию. В форме выбора контрагента включите колонку ИНН через Ещё → Изменить форму или ищите прямо по ИНН в строке поиска.

Если у покупателя несколько обособленных подразделений с разными КПП, это разные карточки контрагента с одним ИНН. Неверный КПП — частая причина того, что покупатель возвращает УПД.

2. Создаём документ реализации товаров

Путь в программе зависит от конфигурации. Логика одна: документ продажи, вид операции «товары».

Дальше разберём на примере Бухгалтерии 3.0 — это самый частый случай.

Пошагово в 1С:Бухгалтерии 3.0

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Реализация и выберите Товары (накладная, УПД). Если продаёте товары и услуги одним документом, берите Товары, услуги, комиссия.
3. Проверьте дату. От неё зависит период, в который попадут выручка и НДС. Номер программа присвоит при записи.
4. Если в базе несколько организаций, выберите нужную.
5. Укажите Контрагент и Договор.
6. Выберите Склад, с которого отгружаете товар.
7. Заполните табличную часть (подробности — в следующем разделе).
8. Нажмите Записать, проверьте суммы и только потом Провести.

Создание на основании счёта

Если покупателю уже выставлен Счет покупателю, не набирайте товары заново. Откройте счёт, нажмите Создать на основании и выберите реализацию. Покупатель, договор, товары, количество и цены перенесутся из счёта.

Это быстрее и снижает риск опечатки. Плюс в отчётах видна связь «счёт → отгрузка», и проще понять, что оплачено, но не отгружено.

Доставка и грузополучатель

Если товар везут не на юридический адрес покупателя, заполните сведения о доставке в документе: грузоотправителя, грузополучателя и адрес. Они уйдут в соответствующие строки ТОРГ-12 и УПД.

По умолчанию грузоотправитель — ваша организация («он же»), грузополучатель — покупатель. Менять их нужно, когда отгрузка идёт со склада другого юрлица или товар получает филиал покупателя.

3. Табличная часть накладной: товары, количество, цены и НДС

Табличная часть — сердце накладной. Каждая строка: номенклатура, количество, цена, сумма, ставка и сумма НДС.

Заполнять можно тремя способами:

• ➕ Добавить — по одной строке, удобно для 2–3 позиций.
• 🔍 Подбор — открывает список товаров с остатками на складе. Отмечаете нужное, указываете количество, переносите в документ. Сразу видно, хватит ли товара.
• 📥 Загрузка из файла — для длинных накладных по 50–100 строк. Через команду загрузки в табличной части можно вставить данные из Excel .

Откуда берётся цена

Цена в строке подставляется сама, если в базе настроены типы цен:

1. Создайте тип цен (например, «Оптовая») и установите цены документом Установка цен номенклатуры в разделе Склад.
2. Укажите этот тип цен в договоре с покупателем.
3. При выборе товара в реализации цена подставится из нужного типа.

Если типов цен нет, программа предлагает цену из последней продажи или оставляет поле пустым — тогда вводите вручную.

НДС в сумме или сверху

В шапке документа есть гиперссылка, которая показывает, как считается налог: НДС в сумме или НДС сверху. От этого зависит итог.

Пример: товар по 1 000 руб., 10 штук, ставка 20 %.

Разница в 2 000 руб. — повод сверить режим с условиями договора до печати.

Скидки

Скидку проще всего отразить уменьшенной ценой. Если нужна отдельная колонка скидки, проверьте, выводит ли её ваша печатная форма — в ТОРГ-12 отдельной графы скидки нет, туда попадает уже итоговая цена.

4. Печатные формы: ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура

После записи документа нажмите Печать. Основные формы:

ТОРГ-12 или УПД

Форма ТОРГ-12 — унифицированная, но с 2013 года её применение не обязательно: по закону № 402-ФЗ организация вправе использовать свою форму первичного документа, если в ней есть обязательные реквизиты. Многие покупатели по привычке просят именно ТОРГ-12.

УПД бывает с двумя статусами:

• Статус 1 — документ одновременно счёт-фактура и передаточный документ. Для плательщиков НДС.
• Статус 2 — только передаточный документ, как накладная. Для тех, кто без НДС, или когда счёт-фактура выставляется отдельно.

Статус проставляется в печатной форме автоматически по настройкам учёта организации.

Регистрация счёта-фактуры

Внизу формы реализации есть строка Счет-фактура. Нажмите ссылку Выписать счет-фактуру — программа создаст документ Счет-фактура выданный и свяжет его с реализацией.

Без этого шага продажа не попадёт в книгу продаж , даже если на бумаге вы отдали УПД. Регистрировать счёт-фактуру нужно и при печати УПД со статусом 1.

Подписи и печать организации

Фамилии подписантов в подвале берутся из карточки организации. Если вместо директора подписывает кладовщик или менеджер по доверенности, это задаётся в справочнике ответственных лиц организации.

Факсимиле и печать в ТОРГ-12 по умолчанию не выводятся. Эти документы подписывают вручную или через ЭДО.

5. Проведение накладной: проводки и движения

Пока документ только записан, он ничего не меняет в учёте. Проведение списывает товар со склада и формирует выручку.

Проводки реализации товаров в Бухгалтерии 3.0 у плательщика НДС:

Для готовой продукции вместо 41.01 будет 43, для материалов — счёт 10 и 91 вместо 90.

Как посмотреть движения документа

В форме реализации нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки и другие движения). Откроется окно с вкладками: бухгалтерские проводки, а также регистры НДС и налогового учёта.

Проверьте две вещи:

1. Сумма себестоимости в проводке Дт 90.02.1 не нулевая. Ноль означает, что товара не было на складе на момент отгрузки.
2. Счёт расчётов — 62.01. Если аванс был, должна быть проводка зачёта на 62.02.

Отчёты для сверки после отгрузки

• Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету по счёту 41 — остаток товара на складе после отгрузки.
• Та же ведомость по счёту 62 в разрезе контрагентов — долг покупателя.
• Отчеты → Анализ субконто по контрагенту — все расчёты с ним в одном окне.

6. Ошибки при проведении и как их исправить

Большинство проблем появляется в момент нажатия Провести. Ниже — частые сообщения и что делать.

Если ошибка найдена после передачи документов покупателю

Здесь правило простое: зависит от того, закрыт ли период и сдана ли отчётность.

• ✏️ Период открыт, покупатель не принял документы к учёту. Исправьте реализацию, перепроведите, распечатайте заново и замените экземпляр у покупателя.
• 🔁 Изменилась цена или количество по договорённости. Создайте на основании реализации документ Корректировка реализации с видом операции Корректировка по согласованию сторон. Программа сформирует корректировочный счёт-фактуру или УКД.
• 🛠 Техническая ошибка в первичке (опечатка в цене, не тот товар). Тот же документ, но вид операции Исправление в первичных документах. Получится исправленный счёт-фактура с номером исправления.
• ↩️ Покупатель вернул часть товара. Это не корректировка, а Возврат товаров от покупателя в разделе Продажи.

Частые ошибки и как их избежать

• 📅 Отгрузка «задним числом» раньше поступления. Ставьте реализацию не раньше даты прихода товара.
• 🔢 Нумерация с префиксом не той организации. В многофирменной базе сначала выбирайте организацию, потом заполняйте документ.
• 🧾 Две реализации на одну отгрузку. При создании на основании счёта программа не запретит сделать вторую реализацию. Смотрите в счёте структуру подчинённых документов.

7. Частые вопросы