Накладная на отгрузку в 1С 8.3: от документа «Реализация» до печати ТОРГ-12 и УПД

Накладную в 1С отдельно не создают: её печатают из документа отгрузки. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), нажмите Реализация → Товары (накладная, УПД), заполните покупателя, склад и товары, проведите документ и выберите в меню Печать нужную форму — товарную накладную ТОРГ-12 или УПД.

Сделать накладную правильно — значит заранее подготовить справочники, верно указать цены и НДС, а после проведения проверить проводки. Ниже порядок, который работает в БП 3.0 и с небольшими отличиями в Управлении торговлей 11.

Что подготовить до создания накладной

Половина ошибок в накладной появляется из-за пустых справочников, а не из-за самого документа. Перед первой отгрузкой проверьте четыре вещи.

• 🏢 Организация. В карточке (Главное → Организации) заполнены ИНН, КПП, адрес, банковский счёт. В разделе подписей указаны руководитель и главный бухгалтер — их ФИО попадут в накладную. Там же можно загрузить логотип и факсимиле печати.
• 🤝 Контрагент. У покупателя заполнены ИНН, КПП и юридический адрес. Без КПП у юрлица счёт-фактура и УПД получатся с ошибкой.
• 📄 Договор. Если в программе включён учёт по договорам, нужен договор с видом «С покупателем». Именно договор определяет, на какие счета расчётов (62.01, 62.02) пойдёт сумма.
• 📦 Номенклатура. У каждой позиции заданы единица измерения, ставка НДС и вид номенклатуры. Вид определяет счёт учёта: товары обычно на 41.01, готовая продукция на 43.

Ещё одна проверка — остатки. В БП программа по умолчанию не даёт провести отгрузку товара, которого нет на складе по данным учёта. Если поступление ещё не оформлено, сначала внесите его, иначе накладная не проведётся.

Как сделать накладную в 1С: создаём документ реализации

Документ-основание для любой накладной на отгрузку — «Реализация (акт, накладная, УПД)» в БП и «Реализация товаров и услуг» в УТ.

Порядок в БП 3.0:

1. Откройте список реализаций и нажмите кнопку создания. Выберите вариант для товаров: тогда в документе будет вкладка «Товары» без лишних колонок.
2. Проверьте дату. От неё зависит период, в котором отразится выручка, и номер в журнале.
3. Укажите Организацию, если их в базе несколько. Номер присвоится при записи; префикс берётся из настроек организации.
4. Выберите Контрагента. Договор подставится сам, если он у покупателя один.
5. Укажите Склад, с которого уходит товар.
6. Если отгрузка идёт на другой адрес или другому получателю, заполните грузополучателя. Без этого в ТОРГ-12 и УПД грузополучателем будет сам покупатель.

В УТ 11 рабочая цепочка обычно длиннее: «Заказ клиента » → «Реализация товаров и услуг». Реализацию тоже лучше вводить на основании заказа, а не с нуля: тогда сработают резервы и цены из соглашения с клиентом.

Особенности накладной в Управлении торговлей 11

В УТ табличная часть та же по смыслу, но цены чаще подставляются автоматически: из соглашения с клиентом или из вида цен. Вручную их обычно правят только при разовой скидке.

Отгрузку со склада в УТ можно разделить с оформлением документа: если включён ордерный склад , кладовщик отражает выдачу товара своим складским документом, а реализация фиксирует продажу. Для бухгалтера это значит, что накладная может быть проведена раньше, чем товар физически ушёл, и наоборот.

Печать в УТ устроена так же — кнопка Печать в форме документа, где есть ТОРГ-12, УПД и счёт-фактура. Счёт-фактуру выписывают ссылкой в форме реализации или отдельным документом на её основании.

Заполнение товаров, цен и НДС в накладной

Табличную часть заполняют двумя способами.

• ➕ Добавить — по одной строке: номенклатура, количество, цена.
• 🧺 Подбор — открывает список номенклатуры с остатками. Удобно, когда позиций десятки: отмечаете товары и количества, затем переносите всё одной командой.

Для каждой строки программа считает сумму, НДС и итог. Проверьте три колонки, которые чаще всего подводят.

Как учитывается НДС. В форме документа есть гиперссылка с типом цен и признаком, включает ли цена НДС. Пример для цены с НДС внутри: 10 шт. × 1 220 руб. = 12 200 руб., из них НДС 22% = 12 200 × 22 / 122 = 2 200 руб., выручка без налога — 10 000 руб. Если стоит «НДС сверху», тот же товар обойдётся покупателю в 14 884 руб. (12 200 + 2 684).

Если организация на УСН и не платит НДС, ставка в строках — «Без НДС». Документ при этом всё равно печатается как ТОРГ-12 или УПД со статусом 2.

Если в документ попали и товары, и услуги (например, доставка), используйте вариант реализации «Товары, услуги, комиссия»: у него две вкладки, и услуги не смешиваются с товарами.

Проведение накладной и проводки

Кнопка Провести и закрыть проводит документ и закрывает форму. Провести — проводит и оставляет её открытой, чтобы сразу распечатать.

После проведения нажмите кнопку Показать проводки и другие движения документа (значок «Дт/Кт» на панели). Для отгрузки товара с НДС картина такая:

Если покупатель вносил предоплату, при отгрузке дополнительно восстанавливается НДС, начисленный с аванса. Эту проводку программа делает регламентной операцией в конце квартала, а не самой реализацией.

Себестоимость считается по способу оценки запасов из учётной политики: ФИФО или по средней. При способе «по средней» точная себестоимость окончательно формируется при закрытии месяца.

Чем проверить отгрузку

После серии накладных за день или месяц сверьте три отчёта.

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — долг покупателя вырос на сумму отгрузки с НДС.
• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 — товар ушёл со склада, остаток не стал отрицательным.
• 📊 Книга продаж (Отчёты → Книга продаж) — каждая отгрузка с НДС попала туда со счётом-фактурой или УПД.

Если в ОСВ по 62 у покупателя одновременно висят дебетовое сальдо на 62.01 и кредитовое на 62.02, зачёт аванса не прошёл. Чаще всего причина — аванс и отгрузка оформлены по разным договорам.

Счёт-фактура и УПД вместо накладной

Плательщику НДС к отгрузке нужен счёт-фактура (статья 169 НК РФ). Варианта два.

1. ТОРГ-12 + счёт-фактура. Внизу формы реализации нажмите ссылку Выписать счёт-фактуру. Программа создаст связанный документ «Счёт-фактура выданный» с датой и номером. В книгу продаж он попадёт автоматически.
2. УПД со статусом 1. Один документ заменяет и накладную, и счёт-фактуру. Счёт-фактура в базе всё равно регистрируется — без него УПД со статусом 1 не напечатается.

Статус 2 означает, что УПД работает только как передаточный документ. Так печатают отгрузку организации без НДС или когда счёт-фактура выставляется отдельно.

Печать накладной ТОРГ-12, УПД и экспорт в файл

Кнопка Печать в форме реализации открывает список печатных форм. В БП это, в частности:

• 📑 Товарная накладная (ТОРГ-12);
• 📑 Универсальный передаточный документ (УПД);
• 📑 Счёт-фактура;
• 📑 Расходная накладная — простая внутренняя форма без унифицированных реквизитов;
• 🚚 Транспортная накладная.

Пункт Комплект документов печатает несколько форм разом и задаёт число экземпляров. Обычно ставят по два: один остаётся у вас с подписью покупателя.

В открытой печатной форме есть флажок «Подпись и печать». Он подставляет загруженное факсимиле и подписи из карточки организации — удобно для скана, который отправляют по почте.

Как выгрузить накладную в файл:

1. Откройте печатную форму.
2. Нажмите кнопку сохранения (значок дискеты).
3. Выберите формат: PDF — для отправки, XLSX — если покупатель хочет редактировать, MXL — родной формат 1С.

Кнопка Отправить в той же форме создаёт письмо с вложением, если в базе настроена учётная запись почты. Через ЭДО накладную или УПД отправляют в электронном виде; бумажная печать тогда не нужна, документ подписывают усиленной электронной подписью.

Как исправить накладную после проведения

Способ зависит от того, отдали ли документ покупателю и закрыт ли период.

Корректировка с видом «Исправление в первичных документах» формирует исправленный счёт-фактуру с новым номером исправления. Корректировка по согласованию сторон создаёт корректировочный счёт-фактуру — для неё нужно соглашение с покупателем об изменении стоимости.

Удалять проведённую накладную тоже не стоит: снимите проведение и пометьте документ на удаление, а окончательно удаляйте через Администрирование → Обслуживание → Удаление помеченных объектов, когда убедитесь, что на него нет ссылок.

Типичные ошибки при оформлении накладной

Частые вопросы