Отключаем сотрудника в 1С без удаления: флажок «Недействителен», запрет входа и сеансы

Чтобы сделать пользователя недействительным в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, зайдите в карточку сотрудника, установите флажок Недействителен и нажмите Записать и закрыть. Вход в программу для него запрещается, из списков выбора он пропадает, а все документы, где он указан автором или ответственным, остаются на месте.

Путь одинаковый для Бухгалтерии 3.0, ЗУП 3.1, УТ 11 и других типовых конфигураций на Библиотеке стандартных подсистем. Флажок не выкидывает человека из уже открытого сеанса — это отдельный шаг, о нём ниже. В Конфигураторе флажка «Недействителен» нет: там доступ закрывают снятием видов аутентификации.

Что значит «недействительный пользователь» и чем это отличается от удаления

В 1С у каждого сотрудника две записи. Первая — элемент справочника Пользователи: на него ссылаются документы, задачи, настройки. Вторая — пользователь информационной базы на уровне платформы: логин, пароль, роли, способ входа.

Флажок «Недействителен» работает с обеими сразу:

• 🔒 у пользователя ИБ запрещается вход;
• 👻 элемент справочника скрывается из списков и полей выбора;
• 📄 ссылки в документах и справочниках не трогаются;
• ↩️ всё обратимо: снял флажок, разрешил вход — человек снова работает с прежними настройками.

Удаление — другая история. Элемент справочника, на который ссылаются тысячи документов, удалить нельзя без потери ссылок. А удаление пользователя ИБ в Конфигураторе стирает его личные настройки форм и отчётов без возврата.

Что проверить до блокировки

Закрыть доступ — минута. Неприятности начинаются, когда под этим пользователем работало что-то кроме человека. Типичная история: бухгалтер увольняется, его учётку блокируют, а наутро перестаёт приходить выгрузка с сайта, потому что обмен годами шёл от его имени.

Перед блокировкой пройдитесь по списку:

Где это смотреть:

1. Обмены. В настройках синхронизации данных (Администрирование → Синхронизация данных) и в настройках внешних интеграций проверьте, какой пользователь указан для подключения. Если там этот сотрудник — сначала заведите служебную учётку вроде «Обмен_сайт» и переключите обмен на неё.
2. Регламентные задания. В клиент-серверной базе у задания может быть указан пользователь, от имени которого оно выполняется. Список открывается через Администрирование → Обслуживание → Регламентные операции → Регламентные и фоновые задания.
3. Полные права. Посмотрите в карточке вкладку или ссылку с группами доступа. Если это последний администратор базы — сначала выдайте права другому человеку.

Пошагово: как сделать пользователя недействительным в режиме 1С:Предприятие

Это основной и правильный способ для всех типовых конфигураций. Нужны права администратора.

Шаг 1. Откройте список пользователей

Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав. Если ссылка «Пользователи» не активна, включите в этом же разделе флажок Пользователи и права — в некоторых базах он выключен, пока работает один человек.

Шаг 2. Найдите карточку

В списке введите фамилию в строку поиска. Откройте элемент двойным щелчком.

Шаг 3. Поставьте флажок «Недействителен»

Флажок находится в верхней части карточки, рядом с полем наименования. Как только вы его ставите, флажок Вход в программу разрешен снимается автоматически — 1С не даст оставить недействительного пользователя с правом входа.

Шаг 4. Запишите

Нажмите Записать и закрыть. Сотрудник исчезнет из списка: недействительные по умолчанию скрыты. Чтобы снова его увидеть, включите в списке показ недействительных пользователей через меню Ещё.

Как вернуть доступ

Обратный порядок: откройте карточку, снимите «Недействителен», установите «Вход в программу разрешен», при необходимости задайте новый пароль. Группы доступа, личные настройки и история работы сохранятся.

Временная блокировка вместо постоянной

Если человек уходит в отпуск на месяц или подрядчику нужен доступ на две недели, флажок «Недействителен» избыточен. Рядом с флажком «Вход в программу разрешен» в карточке есть настройка ограничения срока: можно задать дату, после которой вход закроется сам, или запрет входа для тех, кто не работал больше указанного числа дней. Это удобно для временных учёток: никто не забудет их отключить.

Пример: аудитор работает в базе с 1 по 14 число. Ставите ограничение «до 14-го» в день создания учётки — и 15-го доступ закроется без участия администратора. Для сотрудников в декрете или долгом отпуске удобнее второй вариант: запрет входа, если человек не заходил, например, 45 дней. Учётка закроется сама, а вернуть её — снять ограничение в карточке.

Как закрыть доступ через Конфигуратор

Конфигуратор нужен в двух случаях: конфигурация нетиповая, без справочника «Пользователи» в режиме Предприятия, или администратор сам не может войти в пользовательский режим.

Порядок действий:

1. Запустите базу в режиме Конфигуратор.
2. Откройте Администрирование → Пользователи.
3. Двойной щелчок по нужному пользователю — откроется окно свойств.
4. На вкладке Основные снимите флажки Аутентификация 1С:Предприятия и Аутентификация операционной системы. Если включена аутентификация OpenID — её тоже.
5. Снимите флажок Показывать в списке выбора, чтобы имя не всплывало в окне входа.
6. Нажмите ОК.

Без единого включённого вида аутентификации платформа не пустит пользователя ни по паролю, ни через учётную запись Windows.

Почему в типовых конфигурациях лучше не так. Справочник «Пользователи» в режиме Предприятия ничего не узнает об изменении: в карточке сотрудник останется действующим и будет виден в списках выбора. Если позже кто-то откроет и запишет его карточку, настройки входа могут перезаписаться значениями из справочника. Для БП, ЗУП, УТ и подобных используйте Конфигуратор только как аварийный вариант, а потом поставьте флажок «Недействителен» штатно.

Роли через Конфигуратор лучше не снимать вручную: в типовых конфигурациях роли раздаются через группы доступа, и ручная правка разойдётся с ними при следующей записи групп.

Открытый сеанс: что делать, если сотрудник уже в базе

Флажок «Недействителен» запрещает новый вход. Если человек сидит в программе прямо сейчас, он продолжит работать до закрытия окна. При конфликтном увольнении это критично.

Как завершить сеанс:

• 🖥 Из самой базы. Откройте список активных пользователей: в типовых конфигурациях он есть в разделе Администрирование → Обслуживание, а также через Функции для технического специалиста → Стандартные → Активные пользователи. Выделите сеанс и завершите его командой в форме.
• ⚙️ Через консоль кластера (клиент-серверная база ). В консоли администрирования серверов 1С раскройте Информационные базы → нужная база → Сеансы, найдите сеанс по имени пользователя и удалите его.
• 📁 Файловая база. Удалённо закрыть сеанс нельзя: попросите сотрудника выйти или закройте 1С на его компьютере.

Порядок важен: сначала флажок «Недействителен», потом завершение сеанса. Наоборот — человек успеет перезайти.

Блокировка пользователя в распределённой базе (РИБ)

В распределённой информационной базе у каждого узла свой список пользователей ИБ на уровне платформы, а справочник «Пользователи» передаётся обменом.

Что из этого следует на практике:

1. Делайте изменение в главном узле. Справочник «Пользователи» с флажком «Недействителен» уйдёт в подчинённые узлы со следующей синхронизацией.
2. До обмена в узле всё по-старому. Если обмен идёт раз в сутки, в филиале сотрудник может входить ещё сутки. Запустите синхронизацию вручную сразу после блокировки.
3. Проверьте каждый узел. После обмена попробуйте войти под заблокированным именем в базе филиала или посмотрите карточку пользователя там.
4. Изменения в Конфигураторе обменом не передаются. Снятие аутентификации в Конфигураторе главного узла не затрагивает пользователей ИБ подчинённых узлов: в каждом узле это пришлось бы делать отдельно.

Отдельный случай — автономные рабочие места и офлайн-узлы, которые синхронизируются редко. Пока узел не получил обмен, блокировка до него не дошла. Если доступ надо закрыть немедленно, сделайте это в самом узле или отключите узел от обмена до выяснения.

Как убедиться, что блокировка сработала

Проверка занимает пять минут и снимает вопрос «а точно ли он больше не может войти».

Попытка входа. Запустите базу и введите имя заблокированного пользователя вручную — в списке его уже нет. Платформа должна отказать в доступе с сообщением об ошибке идентификации.

Журнал регистрации. Откройте Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации и отберите события по этому пользователю. Видно:

• кто и когда изменил карточку — событие изменения пользователя;
• были ли после этого попытки входа — события аутентификации с ошибкой;
• последний успешный сеанс.

Если после блокировки в журнале есть успешные сеансы этого пользователя, ищите причину: обмен или задание от его имени, РИБ-узел без синхронизации, второй способ входа.

Что осталось за человеком. Блокировка не переназначает работу. Пройдитесь по местам, где сотрудник указан по умолчанию:

Лицензии. Клиентская лицензия 1С занимается сеансом, а не записью пользователя. Сам флажок лицензию не освобождает — она освободится, когда завершится сеанс. Новую лицензию под нового сотрудника покупать не нужно, если общее число одновременных подключений не растёт.

Мини-кейс: увольняется главный бухгалтер

Самый неудобный сценарий: у человека полные права, его сертификат подписи прописан в отчётности и ЭДО, а последний день — пятница. Порядок, который не ломает работу:

1. За 2-3 дня. Выдать полные права второму администратору. Проверить, от чьего имени идут обмены, и переключить их на служебную учётку.
2. За день. Посмотреть, какие сертификаты электронной подписи зарегистрированы в базе для отправки отчётности и обмена документами. Если там сертификат уходящего сотрудника, подготовить сертификат преемника и настроить его заранее. Сертификат увольняемого после ухода нужно отозвать у удостоверяющего центра — это делается вне 1С.
3. В последний день, после окончания работы. Флажок «Недействителен», завершение сеанса, ручной запуск синхронизации, если есть филиалы.
4. На следующее утро. Журнал регистрации: нет ли успешных входов под его именем. Сверка ответственных лиц в организации и печатных формах.

Частые вопросы