Оплата в 1С: от платёжного поручения до кассового ордера

Безналичная оплата в 1С проходит в два шага: сначала платёжное поручение, потом списание с расчётного счёта по банковской выписке. Поручение — это только задание банку, проводок оно не делает. Движение по счёту 51 появляется, когда вы отразите фактическое списание. Путь в «1С:Бухгалтерии» 8.3 — раздел Банк и касса → Банк → Платёжные поручения.

Наличные деньги уходят через расходный кассовый ордер (РКО) в разделе Банк и касса → Касса. Ниже — как провести оплату поставщику, налоги, зарплату, выдачу под отчёт и возврат, как настроить прямой обмен с банком и чем проверить, что всё прошло.

С чего начать: справочники и расчётный счёт

Прежде чем формировать платёж, проверьте три справочника. Пустые или неверные реквизиты — главная причина, по которой банк возвращает платёж.

• 🏦 Банковский счёт организации. Главное → Организации → карточка → Банковские счета. Здесь хранятся БИК, расчётный и корреспондентский счёт, по которым 1С подставит реквизиты плательщика.
• 👤 Контрагент и его счёт. Справочники → Контрагенты. У получателя должны быть заполнены ИНН, КПП и банковский счёт. Удобно вводить контрагента по ИНН — при подключённой интернет-поддержке программа подтянет наименование и реквизиты из ЕГРЮЛ.
• 📄 Договор. В карточке контрагента на вкладке Договоры проверьте, что для расчётов выбран нужный договор. По нему 1С разнесёт оплату на нужный субсчёт расчётов (60.01, 60.02, 62.01 и т. д.).

Отдельно стоит проверить статьи движения денежных средств. Они нужны для отчёта о движении денег и для управленческой аналитики. Если список статей пуст, 1С предложит выбрать статью при проведении списания.

Оплата поставщику: платёжное поручение в банк

Это самый частый сценарий. Порядок такой:

1. Откройте Банк и касса → Банк → Платёжные поручения и нажмите Создать.
2. Выберите вид операции Оплата поставщику. От вида операции зависит, какие поля покажет документ и как потом разнесётся списание.
3. Укажите получателя, его счёт, сумму и ставку НДС. Поле Назначение платежа 1С заполнит по договору — проверьте формулировку и номер счёта поставщика.
4. Проведите и распечатайте поручение либо выгрузите его в банк (об обмене — ниже).

Само платёжное поручение бухгалтерских проводок не формирует. Это принципиальный момент: пока деньги не списались, задолженность перед поставщиком не меняется.

Чтобы отразить фактический платёж, в проведённом поручении поставьте флажок Оплачено и перейдите по ссылке Ввести документ списания с расчётного счёта — либо дождитесь, пока списание подтянется из банковской выписки. Документ Списание с расчётного счёта и делает проводку:

Дт 60.01  Кт 51  — оплата поставщику с расчётного счёта

Если это аванс, 1С использует счёт 60.02, а при подключённом учёте НДС с авансов дополнительно сформирует проводки по счёту-фактуре на аванс.

Для платежей в бюджет (налоги, взносы, пени) выбирайте вид операции Уплата налога. Тогда документ покажет поля для КБК, ОКТМО и статуса плательщика, а списание ляжет на счёт 68 или 69. С 2023 года большинство налогов и взносов платят одним платежом на единый налоговый счёт — вид операции и реквизиты для ЕНП 1С подставляет сама, если включён соответствующий порядок уплаты в настройках налогов.

Оплата налогов, взносов и зарплаты

Платежи в бюджет и сотрудникам формируют теми же документами, но с другими видами операций и реквизитами.

Налоги и взносы. С 2023 года почти все налоги и страховые взносы перечисляют одним платежом на единый налоговый счёт (ЕНП). В «1С:Бухгалтерии» платёжки по налогам удобнее формировать не вручную, а через помощник Банк и касса → Платёжные поручения → Оплатить или через список задач организации. Программа сама подставит реквизиты получателя (казначейство), КБК единого платежа, сумму из начислений и статус плательщика. Списание такого платежа идёт на счёт 68.90 (единый налоговый счёт), а затем суммы распределяются по конкретным налогам.

• Для отдельных платежей, которые по-прежнему платят напрямую (например, НДФЛ с отдельных доходов по решению или госпошлина), выбирайте вид операции Уплата налога и проверяйте КБК вручную.
• Взносы на травматизм администрирует Социальный фонд России (СФР, бывший ФСС) — КБК и получатель у них отдельные, под ЕНП они не попадают.

Зарплата. Перечисление зарплаты на карты делают на основании Ведомости на выплату зарплаты с видом выплаты Через банк. Из ведомости формируется одно платёжное поручение на общую сумму (зарплатный проект) либо отдельные поручения по каждому сотруднику — зависит от того, как настроен обмен с банком.

Дт 70  Кт 51  — выплата зарплаты через банк

НДФЛ и взносы при этом платят отдельными платёжками (в составе ЕНП) — их суммы программа берёт из тех же начислений зарплаты.

Наличная оплата: расходный кассовый ордер

Когда деньги выдают из кассы наличными, используют расходный кассовый ордер. Путь — Банк и касса → Касса → Кассовые документы, кнопка Выдача (создаётся РКО).

Вид операции выбирайте по сути платежа:

РКО проводит деньги сразу — отдельного «списания» здесь нет, в отличие от банка.

Выплату зарплаты наличными оформляют не одним РКО на всех, а на основании Ведомости на выплату зарплаты с видом Через кассу — тогда программа свяжет выплату с начислениями и правильно закроет счёт 70 по каждому сотруднику.

Прямой обмен с банком: ДиректБанк и клиент-банк

Чтобы не носить платёжки на флешке, настройте обмен. Есть два варианта.

1С:ДиректБанк — прямой обмен с банком из программы, без отдельного клиент-банка. Платёжное поручение уходит в банк и подписывается прямо в 1С, а выписка приходит в один клик. Подключение: откройте карточку банковского счёта организации и перейдите по ссылке настройки обмена с банком (Подключить ДиректБанк). Дальше 1С подскажет шаги под конкретный банк; для большинства банков нужен сертификат электронной подписи .

Классический клиент-банк (1C—Клиент Банка) — обмен через файлы. Платёжки выгружаются в файл 1c_to_kl.txt, выписка загружается из kl_to_1c.txt. Кнопки Отправить и Загрузить — в журнале Банк и касса → Банк → Банковские выписки.

Порядок работы с выпиской после загрузки:

1. 1С сопоставит строки выписки с вашими платёжными поручениями и входящими платежами.
2. Строки, по которым нашлось соответствие, помечаются как разнесённые.
3. Нераспознанные строки программа покажет отдельно — по ним нужно вручную выбрать контрагента, договор и статью ДДС.

Оплата под отчёт и возврат неизрасходованных сумм

Выдача денег сотруднику на хозяйственные нужды или командировку — отдельный сценарий, потому что он завязан на авансовый отчёт.

Выдача. Деньги выдают расходным кассовым ордером с видом Выдача подотчётному лицу либо списанием с расчётного счёта (перевод на карту) с видом Перечисление подотчётному лицу. Проводка — Дт 71.01 Кт 50 (или Кт 51).

Отчёт. Сотрудник отчитывается документом Авансовый отчёт (Банк и касса → Касса → Авансовые отчёты). В нём на вкладках перечисляют, на что потрачены деньги и какие документы приложены.

Возврат остатка. Если сотрудник потратил не всё, он возвращает разницу в кассу приходным кассовым ордером (ПКО) с видом Возврат от подотчётного лица:

Дт 50  Кт 71.01  — возврат неизрасходованного аванса

Если же сотрудник потратил больше выданного (перерасход), организация доплачивает ему — РКО с тем же видом Выдача подотчётному лицу.

Как проверить, что оплата прошла

После проведения платежей полезно свериться — особенно в конце дня или перед закрытием месяца. Несколько минут проверки избавляют от долгого поиска расхождений при сдаче отчётности, когда сальдо по банку или кассе вдруг не бьётся с реальными остатками.

• 💰 Остаток на счёте. Отчёт Оборотно-сальдовая ведомость по счёту для счёта 51 (банк) и 50 (касса). Сверьте конечное сальдо с выпиской банка и с кассовой книгой.
• 📒 Кассовая книга. Банк и касса → Касса → Кассовая книга — обязательный отчёт по всем ПКО и РКО за день. Остаток в ней должен совпадать с фактическими деньгами в кассе.
• 🔍 Расчёты с контрагентом. ОСВ по счёту 60 с отбором по контрагенту покажет, закрыл ли платёж долг или «завис» авансом на 60.02.
• 📊 Движение денег. Руководителю → Денежные средства или отчёт о движении денежных средств — видно, куда ушли деньги в разрезе статей ДДС.

Если платёж поставщику не закрыл задолженность, частые причины — оплата проведена по другому договору, не совпал субсчёт (60.01 против 60.02) или назначение платежа отнесено не к тому документу расчётов. Разнести платёж правильно поможет документ Корректировка долга либо повторное указание договора в списании.

Для планирования исходящих платежей в журнале платёжных поручений есть отбор по статусу оплаты: так видно, какие поручения ещё не проведены по банку. Это удобный рабочий реестр — в начале дня отбираете неоплаченные поручения, выгружаете их в банк одним пакетом, а вечером загружаете выписку и закрываете их списаниями. Для контроля расчётов в разрезе сроков пригодится отчёт по дебиторской и кредиторской задолженности: он покажет, кому и сколько вы должны и чьи оплаты зависли.

Частые вопросы