Товар пришёл на склад: как правильно провести его в 1С от накладной до проводок

Товар от поставщика оприходуют в 1С документом поступления: в Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). Заполняете поставщика, договор, склад, табличную часть по накладной и проводите. Получаются проводки Дт 41.01 Кт 60.01 на стоимость без НДС и Дт 19.03 Кт 60.01 на НДС.

Частая путаница: многие ищут документ с названием «Оприходование товаров» и проводят через него покупку. Так делать нельзя. Документ «Оприходование товаров» нужен для излишков, найденных при инвентаризации, и даёт проводку на прочие доходы (Кт 91.01), а не долг перед поставщиком. Ниже оба случая, но основной — приход по накладной.

Что проверить в справочниках до первого прихода

Документ поступления проводится за минуту, если справочники готовы. Если нет — половина времени уходит на создание карточек прямо из табличной части, и в них легко ошибиться.

Контрагент и договор

• 🏢 Контрагент — Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Проще всего ввести ИНН и нажать Заполнить: 1С подтянет наименование, КПП и адрес из ЕГРЮЛ (нужна подключённая интернет-поддержка).
• 📄 Договор — в карточке контрагента по ссылке Договоры. Вид договора — «С поставщиком». Если оставить «С покупателем», документ поступления этот договор просто не предложит.

Номенклатура и склад

• 📦 Номенклатура — Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. Вид номенклатуры выбирайте «Товары»: от него зависит счёт учёта по умолчанию (41.01). Для материалов — вид «Материалы», тогда счёт будет 10.01.
• 🏬 Склад — Справочники → Товары и услуги → Склады. Если в базе один склад, 1С подставит его сама.
• 🧾 Ставка НДС — задаётся в карточке номенклатуры и подставляется в документ. Поставщик на УСН — в документе ставят «Без НДС».

Учётная политика

Проверьте Главное → Учетная политика: способ оценки МПЗ при выбытии (ФИФО или по средней) и признак плательщика НДС. От этого зависит, как 1С посчитает себестоимость при продаже оприходованного товара. Менять способ оценки посреди года нельзя.

Создаём документ поступления товаров

Основной путь в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД). Для накладной, где есть и товары, и услуги (например, доставка строкой), выбирайте Товары, услуги, комиссия.
3. В шапке заполните:
   • Накладная № и от — номер и дату документа поставщика, а не свои;
   • Дата документа в 1С — дата фактического получения товара;
   • Организация (если их несколько в базе), Контрагент, Договор, Склад.
4. Проверьте гиперссылку способа расчёта НДС в шапке: «НДС в сумме» или «НДС сверху». Она должна совпадать с тем, как посчитана накладная поставщика.

Другие способы создать поступление

Через ЭДО меньше всего ручного ввода. Но первое сопоставление позиций поставщика с вашей номенклатурой делайте внимательно: ошибка тиражируется на все следующие приходы.

Табличная часть: строки, цены, счета учёта

Табличную часть заполняют кнопкой Добавить (по строке) или Подбор (несколько позиций сразу, с количеством). В каждой строке:

Округления и копейки

Поставщик часто считает НДС по итогу, а 1С — по каждой строке. На длинной накладной это даёт расхождение в 1–2 копейки. Исправьте сумму НДС вручную в одной строке, чтобы итог совпал с документом поставщика копейка в копейку. Вычет НДС берут по счёту-фактуре, поэтому сумма в 1С должна быть равна сумме в нём.

Если пришло не столько, сколько в накладной

Количество в 1С должно отражать то, что реально легло на склад. Недостачу против накладной фиксируют актом о расхождении при приёмке и предъявляют поставщику претензию. Пока вопрос не закрыт, разницу между накладной и фактом держите на контроле по расчётам с поставщиком (счёт 60 или 76.02), а не прячьте в цене.

Пример расчёта

Накладная: 50 пачек бумаги по 360 ₽ с НДС 20 % «в сумме».

• Сумма с НДС: 50 × 360 = 18 000 ₽
• НДС: 18 000 × 20 / 120 = 3 000 ₽
• Стоимость товара: 18 000 − 3 000 = 15 000 ₽, себестоимость одной пачки — 300 ₽

Доставка и другие расходы: как включить их в стоимость товара

Доставку от сторонней транспортной компании, погрузку, страховку груза обычно включают в фактическую себестоимость товара. Для этого в БП 3.0 есть отдельный документ:

1. В том же списке Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) нажмите Поступление → Дополнительные расходы.
2. В шапке укажите контрагента-перевозчика, его договор, сумму расходов и НДС.
3. Выберите способ распределения: по сумме или по количеству.
4. На вкладке Товары нажмите Заполнить и выберите документ поступления, к которому относится доставка. Подтянутся его строки.
5. Проведите документ.

Проводки: Дт 41.01 Кт 60.01 на сумму расходов (распределённую по строкам) и Дт 19.04 Кт 60.01 на НДС с услуги.

Какой способ распределения выбрать

Пример: доставка 2 000 ₽ без НДС на две позиции — товар А на 15 000 ₽ и товар Б на 5 000 ₽. По сумме на А уйдёт 2 000 × 15 000 / 20 000 = 1 500 ₽, на Б — 500 ₽.

Проведение и проводки: что появится в учёте

Нажмите Провести и закрыть или Провести. Чтобы увидеть результат, откройте документ и нажмите кнопку Дт/Кт (показать проводки и другие движения).

Для накладной из примера с бумагой:

Счёт-фактура и вычет НДС

Внизу документа поступления есть строка «Счет-фактура». Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Если приходит УПД со статусом 1, 1С заполнит реквизиты сама при отметке, что документ — УПД.

Вычет отражается проводкой Дт 68.02 Кт 19.03, если в счёте-фактуре стоит флажок Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения. Без флажка вычет делают документом «Формирование записей книги покупок» при закрытии квартала. Право на вычет даёт принятие товара к учёту и правильно оформленный счёт-фактура (ст. 171, 172 НК РФ).

Как проверить, что оприходование прошло правильно

• 📊 Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 41 (Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету) с группировкой по номенклатуре и складам — количество и сумма должны совпасть с накладной.
• 📊 ОСВ по счёту 60 по контрагенту — кредитовый оборот равен итогу накладной с НДС.
• 📊 Книга покупок за квартал — счёт-фактура попал туда, если вычет уже заявлен.

Печать документов и ошибки при проведении

Кнопка Печать в документе поступления выводит внутренние формы приёмки. Для склада чаще всего нужен приходный ордер М-4 (для материалов) или приходная накладная. Набор форм в меню Печать зависит от вида операции документа.

Подписывать оригинальную накладную поставщика или УПД всё равно нужно: для покупателя основной первичный документ — именно он. Внутренняя печатная форма из 1С нужна кладовщику для подтверждения приёмки (требования к первичке — ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Сообщения при проведении и что они значат

Если ошиблись в проведённом документе

• Ошибка в текущем периоде — откройте документ, исправьте и проведите заново. Проводки перестроятся.
• Период закрыт, отчётность сдана — используйте Создать на основании → Корректировка поступления (исправление ошибки или согласованное изменение цен). Тогда задним числом не меняются сданные данные.

Не удаляйте и не перепроводите поступление в закрытом периоде, если товар уже продан: пересчитается себестоимость, и закрытие месяца придётся делать заново.

Излишки при инвентаризации: документ «Оприходование товаров»

Теперь о документе с говорящим названием. Он для товаров, которые нашлись на складе, но по учёту их нет: пересорт, неоприходованная поставка прошлых лет, ошибка кладовщика.

Как оформить излишки в БП 3.0

1. Проведите инвентаризацию: Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров, заполните учётные остатки и внесите фактическое количество.
2. Из документа инвентаризации нажмите Создать на основании → Оприходование товаров. Строки с излишками подтянутся сами.
3. Либо создайте документ вручную: Склад → Инвентаризация → Оприходование товаров.
4. Укажите цену. Излишки оценивают по рыночной стоимости на дату оприходования.
5. Проверьте статью прочих доходов и проведите.

Проводка: Дт 41.01 Кт 91.01 — стоимость излишков. В налоговом учёте это внереализационный доход (п. 20 ст. 250 НК РФ), а по ФСБУ 5/2019 запасы признают в учёте, когда они поступили в распоряжение организации.

В 1С:Управление торговлей 11

В УТ 11 приходный документ может требовать предварительного оформления заказа поставщику или приходного ордера на складе — это зависит от настроек складов (использование ордерной схемы).

Частые вопросы