Добавляем новую организацию в базе 1С:Бухгалтерии

Новая организация заводится в разделе Главное → Организации: нажимаете Создать, выбираете юрлицо или ИП с системой налогообложения, заполняете реквизиты. На это уходит пять минут, если под рукой ИНН, КПП и ОГРН. Ещё минут двадцать — на учётную политику, банковский счёт и ответственных лиц, без которых документы не проведутся и не распечатаются корректно.

Разберём порядок на 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0, интерфейс «Такси»). Сначала создаём карточку и заполняем реквизиты, затем настраиваем налоги и учётную политику, добавляем расчётный счёт и подписантов. В конце — где чаще всего ошибаются и что проверить перед первым документом.

Где в 1С завести новую организацию

Справочник лежит в разделе Главное → Организации. Если пункта не видно, значит в базе включён учёт по одной организации — тогда открывается сразу её карточка, а не список.

Чтобы вести несколько юрлиц в одной базе, включите многофирменный учёт: Главное → Функциональность → Организации и поставьте флажок Учёт по нескольким организациям. После этого в разделе Главное появится список Организации с кнопкой Создать.

Один раз выбранный режим потом не мешает: даже с несколькими организациями в документах появляется поле Организация, а в шапках и отчётах программа подставляет ту, что указана основной.

Создание карточки организации по шагам

Нажмите Создать. Откроется помощник — он сразу спрашивает два ключевых параметра:

1. Юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. От этого зависит набор полей: у ИП не будет КПП, а в отчётности — свои формы.
2. Система налогообложения. ОСН, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы». Выбор определяет, какие налоги и регистры включатся по умолчанию.

После выбора открывается карточка. Заполните основные реквизиты:

• 🏢 Наименование в программе — короткое рабочее название, видно только вам в списках.
• 📄 Сокращённое и полное наименование — строго как в учредительных документах, попадают в печатные формы и отчётность.
• 🔢 ИНН, КПП (у ИП только ИНН), ОГРН/ОГРНИП.
• 📅 Дата регистрации — с неё программа контролирует периоды.

Наименования и ИНН перепроверьте по выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП: ошибка в них потом вылезет во всех счетах-фактурах и декларациях, а исправлять задним числом придётся вручную.

Автозаполнение по ИНН

Если подключена интернет-поддержка, часть полей заполнится автоматически. Введите ИНН и нажмите кнопку загрузки данных рядом с полем — сведения подтянутся из базы ФНС через сервис 1С-Контрагент.

Поддержку включают в Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы. Там же вводится логин и пароль от портала. Без подключения все поля заполняются руками — это не ошибка, просто дольше.

Даже с автозаполнением сверьте подтянутые данные с бумажными документами: сервис берёт сведения из открытых реестров, и если организация недавно меняла адрес или наименование, в базе ФНС изменения могли ещё не отразиться. Поля, которые программа не нашла (расчётный счёт, коды статистики), всё равно вводятся вручную.

Адреса и коды статистики

На карточке есть блок с адресами: юридический, фактический, почтовый. Юридический адрес вводите по ЕГРЮЛ — он идёт в отчётность. Фактический и почтовый можно пометить как совпадающие с юридическим одним флажком.

Коды статистики (ОКПО, ОКТМО, ОКВЭД) заполните из информационного письма Росстата. ОКТМО критичен: по нему уходят платежи и декларации в нужную инспекцию.

Настройка системы налогообложения и учётной политики

Это самый ответственный блок — от него зависят проводки и расчёт налогов. Настройки разнесены по двум местам.

Налоги и отчёты. Ссылка Налоги и отчёты на карточке организации (или Главное → Налоги и отчёты). Здесь задаются:

• применяемая система налогообложения и дата перехода;
• ставка по УСН и порядок признания расходов;
• признак плательщика НДС, освобождение по статье 145 НК РФ, если есть;
• параметры налога на прибыль, имущество, страховых взносов.

Учётная политика. Ссылка Учётная политика на той же карточке. Здесь — способ оценки МПЗ (по средней или ФИФО), порядок учёта затрат, методы начисления амортизации, формирование резервов.

Если организация только открылась, достаточно принять настройки по умолчанию для своей системы налогообложения и уточнить их позже. Главное — чтобы система налогообложения и дата её начала были верны с первого дня.

Набор обязательных настроек зависит от режима. Ориентир, что проверить сразу:

Для УСН «доходы минус расходы» отдельно проверьте порядок признания материальных расходов и расходов на товары — программа предлагает несколько условий (поступление, оплата поставщику, реализация), и от набора флажков зависит, в какой момент затрата попадёт в КУДиР.

Банковские счета и реквизиты для платежей

Без расчётного счёта не получится оформить ни платёжку, ни поступление на счёт. Добавить его можно двумя путями: из карточки организации по ссылке Банковские счета либо из раздела Банк и касса → Банковские счета.

Нажмите Создать и заполните:

• 🏦 Номер счёта — 20 цифр.
• 🔑 БИК банка — по нему программа сама подставит наименование банка, корсчёт и город. Если справочник банков пуст, его обновляют через интернет -поддержку кнопкой Загрузить классификатор банков.
• 💳 Вид счёта — расчётный, валютный, специальный.

Первый созданный счёт становится основным автоматически. Если счетов несколько, пометьте нужный как основной — он будет подставляться в документы по умолчанию.

Для валютного счёта сначала включите валютный учёт: Главное → Функциональность → Расчёты, флажок Иностранная валюта. Иначе поля для валюты в счёте не появятся.

Счетов можно завести сколько угодно — например, рублёвый основной, валютный и отдельный для эквайринга. Закрытый счёт не удаляйте: по нему остаются платежи прошлых периодов. Снимите флажок основного и пометьте запись как недействующую, тогда она перестанет предлагаться в новых документах, но история сохранится.

Ответственные лица: руководитель, бухгалтер, подписанты

Подписи в счетах-фактурах, актах и декларациях берутся из блока ответственных лиц. Пока он не заполнен, в печатных формах вместо фамилий будут пустые места.

На карточке организации есть ссылка (в блоке с подписями) для указания ответственных лиц. Заполните как минимум:

• 👤 Руководитель — должность и физлицо.
• 👤 Главный бухгалтер — если по уставу обязанности возложены на директора, укажите его же или поставьте соответствующий признак.
• 👤 Кассир — для кассовых документов (ПКО, РКО).

Каждая запись привязывается к элементу справочника Физические лица и действует с указанной даты. При смене директора или бухгалтера не правьте старую запись — добавьте новую с новой датой, тогда в прошлых документах останутся прежние подписи.

У ИП руководителем и главным бухгалтером обычно выступает сам предприниматель — заведите на него элемент справочника Физические лица и укажите в обеих ролях. Если бухгалтерию ведёт наёмный специалист, он указывается отдельной записью как главный бухгалтер.

Физлицо в ответственных лицах — это не обязательно сотрудник с трудовым договором. Для подписей достаточно элемента справочника Физические лица; кадровый приём оформляется отдельно и в маленькой базе без зарплатного учёта может вообще не вестись.

Для электронной сдачи отчётности и ЭДО подписи физлица мало — нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП) на руководителя или сотрудника с машиночитаемой доверенностью (МЧД). Это настраивается отдельно, в разделе работы с ЭДО и отчётностью.

Дополнительные настройки, контакты и подразделения

Эти блоки не обязательны для старта, но без них часть документов оформляется неполно.

• 📞 Контактная информация — телефон, e-mail, сайт. E-mail пригодится для рассылки документов контрагентам прямо из базы.
• 🏬 Подразделения — если учёт ведётся по подразделениям, включите Главное → Функциональность → Разделы учёта → Учёт по подразделениям и заполните справочник. Для малого бизнеса обычно хватает одного «Основного подразделения».
• 📦 Склады — создаются отдельно в Справочники → Склады, но привязка к организации идёт через документы.
• 🖋 Логотип и факсимиле — загружаются в карточку и подставляются в печатные формы счёта на оплату. Удобно, когда счета уходят клиенту без «живой» подписи. Факсимиле подписи и печати готовят сканом на белом фоне; в счёте их вывод включается флажком при печати, так что обычный акт или накладную можно печатать и без них.

Если организаций в базе несколько, задайте префикс в коде документов (например, ТД- и ПР-). Тогда нумерация не будет пересекаться и в общих журналах сразу видно, чей это документ. Префикс задаётся в карточке организации и подставляется в номер каждого нового документа; у уже созданных документов он не меняется.

После сохранения карточки сделайте контрольный проход: откройте любой документ (например, выписку или счёт на оплату) и убедитесь, что организация, банковский счёт и подписи подставляются сами. Так вы поймаете незаполненные блоки до того, как они попадут в отчётность или уйдут контрагенту.

Типичные ошибки при заведении организации

Эти промахи всплывают уже при проведении документов и сдаче отчётности — проще не допустить их сразу.

Отдельно про удаление: если организацию завели ошибочно и по ней ещё нет документов, её можно пометить на удаление (Пометить на удаление в карточке) и затем удалить через Администрирование → Удаление помеченных объектов. Если документы уже есть — удалить не получится, программа не даст нарушить ссылочную целостность.

Частые вопросы