Пересчитали склад — что дальше: остатки и инвентаризация в 1С 8.3

Чтобы сделать остатки в 1С:Бухгалтерии 3.0, откройте Склад → Инвентаризация товаров, создайте документ, нажмите «Заполнить» по остаткам склада и внесите фактическое количество. Сам документ проводок не делает. Излишки оприходуют документом «Оприходование товаров », недостачи списывают документом «Списание товаров». Оба создаются из инвентаризации кнопкой «Создать на основании».

Если же база новая и остатков в ней ещё нет, инвентаризация не нужна. Остатки вводят через Главное → Начальные остатки. Порядок там свой: дата ввода, счёт 000 и обязательная сверка сальдо.

Подготовка базы и склада перед инвентаризацией

Инвентаризация в 1С сравнивает две цифры: что числится по учёту на дату документа и что насчитали на полке. Если учётная цифра неполная, расхождения получатся ложными. Поэтому сначала приводят в порядок базу.

Что сделать до пересчёта:

• 📦 Провести все поступления и отгрузки по складу на дату инвентаризации. Накладные «в столе у менеджера» дадут мнимую недостачу или излишек.
• 🔁 Провести перемещения между складами. Товар в пути между складами — частая причина двойного расхождения: минус на одном складе и плюс на другом.
• 📅 Выбрать дату и время. Обычно это конец рабочего дня или утро до открытия. Документ инвентаризации считает остатки на момент своего времени, поэтому все операции этого дня должны стоять раньше по времени.
• 🧾 Издать приказ о проведении инвентаризации и назначить комиссию. В 1С этого документа нет, его оформляют вне программы.
• 👤 Получить расписку материально ответственного лица, что все приходные и расходные документы сданы. Это требование методических указаний по инвентаризации.

Обязательные случаи инвентаризации задаёт статья 11 закона № 402-ФЗ и учётная политика. Как минимум — перед годовой отчётностью и при смене материально ответственного лица.

Как сделать инвентаризацию товаров в 1С документом

В 1С:Бухгалтерии 3.0 работа идёт в документе «Инвентаризация товаров». Он находится в разделе Склад, группа «Инвентаризация».

Шаг 1. Шапка документа

1. Откройте Склад → Инвентаризация товаров и нажмите «Создать».
2. Укажите дату и время. Время важно: остатки берутся именно на этот момент.
3. Выберите склад. Один документ — один склад.
4. Заполните ответственное лицо и при необходимости состав комиссии. Эти данные попадут в печатную форму.

Шаг 2. Заполнение по учётным данным

Нажмите Заполнить → Заполнить по остаткам на складе. Программа выведет все позиции, которые числятся на складе, с учётным количеством и суммой.

Если пересчитываете не весь склад, а одну группу товаров, удалите лишние строки или добавляйте позиции через «Подбор». Так удобно делать выборочные инвентаризации, например только дорогой товар раз в месяц.

Шаг 3. Печать бланков для пересчёта

Распечатайте инвентаризационную опись (форма ИНВ-3) из меню «Печать». Комиссия идёт с бланком на склад и вписывает фактическое количество. Учётную колонку некоторые организации скрывают от счётчиков, чтобы считали честно, а не «подгоняли».

Шаг 4. Ввод фактических остатков

Вернитесь в документ и внесите в колонку фактического количества то, что насчитали. Программа сама посчитает отклонение по количеству и сумме по каждой строке.

Товар, которого по учёту нет, но он лежит на полке, добавьте новой строкой. Учётное количество у него будет нулевым, фактическое — то, что нашли.

Запишите и проведите документ. Проводок он не формирует, но фиксирует результат пересчёта и служит основанием для следующих документов. После этого можно распечатать сличительную ведомость (ИНВ-19).

Излишки, недостачи и пересортица по итогам пересчёта

Теперь расхождения нужно отразить в учёте. Оба документа создаются из проведённой инвентаризации: кнопка «Создать на основании».

Документы заполнятся только строками с отклонением: оприходование — излишками, списание — недостачами. Проверьте счёт учёта и сумму, проведите.

Куда списать недостачу со счёта 94

Счёт 94 — промежуточный. Дальнейшее списание зависит от решения по результатам инвентаризации:

• в пределах норм естественной убыли — на издержки: Дт 44 (или 20, 26) Кт 94;
• на виновное лицо — Дт 73.02 Кт 94, затем удержание из зарплаты или внесение в кассу;
• виновник не установлен или во взыскании отказали — Дт 91.02 Кт 94.

Это делают операцией вручную (Операции → Операции, введённые вручную) или документом, который ваш бухгалтер использует для таких списаний. Сумму берите по счёту 94 из оборотно-сальдовой ведомости.

Пересортица: зачёт излишков и недостач

Пересортица — когда одного товара на полке больше, а похожего меньше. Типичный пример: вместо кроссовок 42 размера отгрузили 43. По методическим указаниям зачесть излишек недостачей можно, если это один период, одно материально ответственное лицо, одноимённые ценности и одинаковое количество.

Отдельного документа пересортицы в БП 3.0 нет. Делают так: излишек одной позиции — «Оприходованием товаров», недостачу другой — «Списанием товаров», обоими на одну дату.

Пример с числами. Недостача 3 пар по 450 руб. — 1 350 руб. Излишек 3 пар по 400 руб. — 1 200 руб. Зачли количество, но по сумме недостача больше на 150 руб. (1 350 − 1 200). Эту разницу относят на виновное лицо. Если причину выяснить не смогли, разницу обосновывают в сличительной ведомости и списывают по решению руководителя.

Как это устроено в УТ 11

В 1С:Управлении торговлей 11 инвентаризация разбита на отдельные документы раздела Склад и доставка:

Логика та же: сначала пересчёт и фиксация факта, потом документы-результаты. Пересортица в УТ 11 оформляется одним документом, без пары «оприходование + списание».

Ввод начальных остатков в 1С при первом запуске

Если вы переходите на 1С с другой программы или начинаете учёт с нуля, остатки не «инвентаризируют», а вводят. В БП 3.0 для этого есть помощник: Главное → Начальные остатки.

Шаги ввода остатков товаров

1. Задайте дату ввода остатков. Это последний день месяца перед началом учёта. Начинаете с 1 апреля — дата 31 марта.
2. Выберите счёт 41 «Товары» и нажмите «Ввести остатки по счёту».
3. В табличной части укажите номенклатуру, склад, количество и сумму. При партионном учёте — ещё и документ партии.
4. Проведите документ «Ввод остатков».

Проводки идут в корреспонденции со вспомогательным счётом 000: Дт 41.01 Кт 000. Так же вводят остатки по 10, 60, 62, 51 и другим счетам.

Как понять, что остатки введены верно

Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость на дату ввода остатков. Сальдо по счёту 000 должно быть нулевым. Если там осталась сумма, какой-то счёт введён без пары: например, товар ввели, а капитал (80, 84) — нет.

Количество проверьте отчётом Склад → Ведомость по товарам на складах с отбором по складу.

Закрытие месяца после инвентаризации и проверка цифр

После оприходования и списания запустите Операции → Закрытие месяца. Обработка пересчитает себестоимость с учётом новых движений и закроет 91 и 44 счета. Если инвентаризацию провели задним числом, после закрытия месяца обязательно перезапустите закрытие за этот и последующие месяцы.

Что сверить после закрытия:

• Счёт 94 — сальдо нулевое. Если нет, часть недостачи не списана.
• Счёт 41 по складу — сальдо совпадает с суммой фактического пересчёта.
• Ведомость по товарам на складах — количество по каждой позиции равно колонке «факт» в инвентаризации.
• Счёт 91 — излишки и недостачи с нужными статьями прочих доходов и расходов.

Удобно сверять колонками: слева факт по документу, справа данные из ОСВ после закрытия.

Почему остатки не сходятся: ошибки и как их исправить

Отдельно про исправления. Не правьте учётное количество в документе инвентаризации руками, чтобы «сошлось». Учётная колонка — это данные программы, её пересчитывают кнопкой «Заполнить». Если она кажется неправильной, ошибка в документах движения, а не в инвентаризации.

Ещё одна ловушка — разрешённое списание при отсутствии остатков. Настройка находится в Администрирование → Проведение документов. Когда она включена, программа пропускает отгрузку без остатка и копит отрицательные остатки, которые всплывают только на пересчёте. Для склада с реальным товаром её лучше держать выключенной.

Как упростить пересчёт и учёт остатков

Инвентаризацию на 300 позиций можно провести с бланком и ручкой. На 5 000 позиций ручной ввод превращается в день работы и источник опечаток.

Что помогает:

• 📲 Терминал сбора данных (ТСД) или сканер штрихкодов. Оборудование подключают в Администрирование → Подключаемое оборудование. Сотрудник сканирует товар на полке, данные загружаются в документ инвентаризации, количество не нужно вбивать вручную.
• 🏷️ Штрихкоды в карточках номенклатуры. Без них сканер бесполезен. Заведите штрихкоды до инвентаризации, хотя бы для ходовых позиций.
• 📄 Загрузка факта из Excel. Если считали в таблице, факт загружают командой загрузки в табличной части, а не перепечатывают.
• 🔄 Выборочные инвентаризации. Вместо одного большого пересчёта в год — пересчёт одной группы раз в месяц. Расхождения ловятся раньше, а склад не останавливается надолго.
• 🚫 Контроль отрицательных остатков — выключенное списание без остатка (см. выше) не даёт копить ошибки между инвентаризациями.

Для УТ 11 есть ещё одна возможность: ордерная схема на складе и задания на пересчёт. Кладовщик получает список ячеек или позиций, пересчитывает их, а менеджер видит результат и оформляет документы по расхождениям. Это уже складская логистика, и настраивают её вместе с адресным хранением.

Частые вопросы