Продажи, долги и список покупателей: какие отчеты 1С собрать по клиентам и как их настроить

Чтобы сделать отчет по клиентам в 1С, откройте готовый отчет нужного типа и настройте его, а не собирайте с нуля. В Бухгалтерии 3.0 продажи по покупателям показывает отчет Продажи в разделе Продажи → Отчеты, а долги — Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62 с разбивкой по контрагентам. В Управлении торговлей 11 те же данные дают отчеты из раздела Продажи и ведомость расчетов с клиентами.

Типичная ситуация: директор просит к обеду «таблицу по клиентам — кто сколько купил и кто сколько должен». Это два разных отчета. Первый строится по выручке, второй — по расчетам. Если смешать их в одной таблице, цифры не сойдутся, и придется объяснять, почему «купил на 500 тысяч, а должен 620».

Какой отчет по клиентам нужен под вашу задачу

Сначала определите вопрос, на который должна ответить таблица. От него зависит, какой отчет открывать.

В УТ 11 клиент — это партнер, а контрагент — его юрлицо. У одного партнера может быть несколько контрагентов. Отчеты по продажам обычно группируют по партнерам, а расчеты можно разложить и по партнерам, и по контрагентам. Помните об этом, когда сверяете цифры с бухгалтерией.

Как найти и запустить стандартный отчет по клиентам

Каждый раздел программы в интерфейсе «Такси» имеет свою панель отчетов. Порядок одинаковый для БП 3.0 и УТ 11.

1. Откройте раздел верхнего уровня — Продажи, Отчеты или Руководителю.
2. В панели раздела нажмите ссылку на отчеты (в БП — группа Отчеты, в УТ — ссылка на отчеты по продажам).
3. В открывшейся панели отчетов введите в поле поиска слово «клиент», «покупател» или «задолженность». Поиск ищет по названиям и описаниям отчетов.
4. Откройте отчет, задайте период и нажмите Сформировать.

Если отчет нужен постоянно, добавьте его в Избранное звездочкой в заголовке формы отчета. Тогда он будет под рукой с любого экрана.

Быстрый способ: оборотно-сальдовая ведомость по 62 счету

В БП 3.0 это самый надежный отчет по клиентам для бухгалтера. Путь: Отчеты → Стандартные отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету.

1. Укажите период, например с 01.01 по 31.03.
2. В поле счета выберите 62.
3. Откройте Показать настройки и проверьте группировку: Контрагенты, при необходимости Договоры.
4. Нажмите Сформировать.

Колонки покажут сальдо на начало, отгрузки (дебетовый оборот), оплаты (кредитовый оборот) и сальдо на конец. Дебетовое сальдо — клиент должен вам. Кредитовое — вы получили аванс и еще не отгрузили.

Счет 62 делится на субсчета: 62.01 — расчеты с покупателями, 62.02 — авансы полученные. Если формировать ведомость по счету 62 целиком, видна полная картина. Если выбрать только 62.01, авансы выпадут, и клиент с предоплатой будет выглядеть должником.

Отборы, группировки и сохранение своего варианта

Готовый отчет почти всегда показывает больше, чем нужно. Настройки позволяют оставить только нужное.

Простые настройки

В форме отчета над табличной частью есть быстрые отборы: период, организация, иногда контрагент. Для остального нажмите Настройки. Откроется окно с вкладками отборов, полей и сортировки.

Что чаще всего настраивают в отчете по клиентам:

• 🔍 Отбор по клиенту или группе клиентов. Удобно, если справочник разбит на группы: «Опт», «Розница», «Маркетплейсы».
• 🏢 Отбор по организации. Нужен, если в одной базе ведется учет нескольких юрлиц.
• 👤 Отбор по менеджеру. В УТ 11 менеджер указан в документах продажи, по нему считают личные результаты.
• 📊 Сортировка по сумме по убыванию. Сверху окажутся самые крупные клиенты или самые крупные должники.

Расширенный режим

В окне настроек переключите вид на расширенный. Появится вкладка Структура. Здесь можно сделать вложенные группировки: например, «Менеджер → Клиент → Договор» или «Клиент → Номенклатура».

Пример. Нужно увидеть, что именно купил каждый из 10 крупнейших клиентов за квартал:

1. В структуре сделайте группировку верхнего уровня по клиенту.
2. Внутри нее добавьте группировку по номенклатуре.
3. На вкладке сортировки поставьте выручку по убыванию.
4. В настройках группировки по клиенту ограничьте вывод первыми 10 записями — такая настройка есть в системе компоновки, но ее расположение зависит от релиза, ищите ее в свойствах группировки.

Сохранение варианта

Чтобы не настраивать отчет каждый понедельник, сохраните вариант. В форме отчета откройте меню Еще и выберите сохранение варианта. Дайте ему понятное имя: «Должники свыше 30 дней — опт».

Вариант можно сделать доступным только себе или всем пользователям. Другой бухгалтер выберет его через Выбрать вариант и получит ту же таблицу с теми же отборами.

Анализ дебиторской задолженности и просрочки по клиентам

Сумма долга на дату — это полдела. Руководителю важнее, у кого долг просрочен и насколько.

Отчет по срокам долга

В БП 3.0 это отчет Задолженность покупателей по срокам долга, в УТ 11 — Задолженность клиентов по срокам. Отчет раскладывает долг каждого клиента по интервалам: не просрочено, просрочено до 30 дней, 31–60, 61–90, свыше 90 дней и так далее.

Чтобы распределение было верным, у программы должна быть информация о сроке оплаты. Его задают в договоре с покупателем или в условиях продажи. Если сроки нигде не заполнены, отчет не может отличить нормальный долг от просроченного, и цифры теряют смысл.

Пример расчета. Клиенту отгрузили товар 10 марта на 120 000 ₽ с отсрочкой 14 дней. Срок оплаты — 24 марта. 5 апреля клиент оплатил 50 000 ₽. На 30 апреля долг 70 000 ₽, просрочка — 37 дней (7 дней марта плюс 30 дней апреля). В отчете эта сумма попадет в интервал 31–60 дней.

Что делать с результатами

Расшифровка до документа

Любая сумма в отчете по клиентам раскрывается двойным щелчком. Программа предложит расшифровку: по документам, по договорам или карточку счета. Так за минуту находят, из каких отгрузок сложился долг и какая оплата не разнеслась.

Свой отчет по клиентам в конструкторе

Если стандартного набора колонок не хватает, есть три уровня доработки — от простого к сложному.

1. Настройки варианта. Добавить колонку, поменять группировку, вывести реквизит клиента (ИНН, город, менеджер) можно прямо в расширенных настройках. Программировать не нужно.
2. Универсальный отчет . В БП 3.0: Отчеты → Стандартные отчеты → Универсальный отчет. Он строит таблицу по любому регистру или справочнику. Выберите тип источника и сам источник, затем настройте поля и отборы так же, как в обычном отчете.
3. Внешний отчет на СКД. Программист собирает отчет в конфигураторе на системе компоновки данных и сохраняет в файл .erf. Бухгалтер подключает его через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Типовую конфигурацию при этом не меняют, и обновления ставятся спокойно.

Сравнение способов:

Выгрузка отчета по клиентам в Excel и другие файлы

Готовый отчет сохраняют кнопкой с изображением дискеты в командной панели формы отчета или через меню Еще. Программа предложит формат.

Несколько рабочих приемов:

• 📋 Быстрое копирование. Выделите область отчета мышью или Ctrl+A, скопируйте Ctrl+C и вставьте в Excel. Форматирование частично сохранится.
• 📧 Отправка по почте. В меню сохранения есть отправка по электронной почте, если в базе настроена учетная запись.
• 🗂 Свернутые группировки. Перед выгрузкой сверните группы до нужного уровня кнопками 1, 2, 3 слева от таблицы. В Excel уйдет то, что видно, с сохранением группировки строк.

Список клиентов без отчета

Если нужен просто перечень клиентов с реквизитами, отчет не нужен. Откройте справочник Контрагенты (в УТ — Партнеры), настройте колонки через Еще → Изменить форму, установите отбор, например по группе, затем выберите Еще → Вывести список. Список откроется как табличный документ, и его можно сохранить в Excel тем же способом.

Почему отчет по клиентам пустой или с неверными суммами

Большинство проблем с отчетами не связаны с ошибками программы. Причина — в настройках или в данных.

Частые вопросы