Формирование и настройка отчётов в 1С 8.3: от выбора готовой формы до выгрузки в Excel

Чтобы сделать отчёт в 1С 8.3, откройте нужную форму из раздела Отчеты, задайте вверху период и организацию и нажмите Сформировать. Дальше отчёт настраивают под себя: кнопка Настройки открывает панель с отборами, группировками и оформлением. Готовую таблицу можно сохранить как вариант, распечатать или выгрузить в Excel кнопкой с изображением дискеты.

В 1С два разных мира отчётов. Стандартные (оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ субконто) уже встроены в конфигурацию — их достаточно сформировать и настроить. Если готовой формы под задачу нет, строят отчёт на системе компоновки данных или берут внешний файл. Ниже — про оба варианта, но основное внимание настройке стандартных отчётов: именно с ними бухгалтер работает каждый день.

Где лежат готовые отчёты и как их сформировать

Все типовые отчёты собраны в разделе Отчеты. Состав зависит от конфигурации, но логика одна: слева список по группам, справа — выбранный отчёт.

• 📊 Бухгалтерия 3.0 — Отчеты → Стандартные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, карточка счёта, анализ счёта, обороты между субконто. Регламентированные формы — отдельно, в Отчеты → 1С-Отчетность.
• 💰 ЗУП 3.1 — Зарплата → Отчеты по зарплате и Кадры → Кадровые отчеты: расчётные листки, свод начислений, анализ взносов.
• 🛒 Управление торговлей 11 — раздел Продажи, Закупки, Склад и доставка → подпункт Отчеты внутри каждого, плюс общий НСИ и администрирование → Отчеты.

Какой стандартный отчёт под какую задачу — коротко:

• Оборотно-сальдовая ведомость — общая картина: остатки и обороты по всем счетам за период. С неё начинают разбор любого вопроса.
• ОСВ по счёту — тот же срез, но по одному счёту с разбивкой по субконто (контрагенты, договоры, номенклатура).
• Карточка счёта — все проводки по счёту подряд, строка за строкой. Нужна, когда надо понять, из чего сложилась сумма.
• Анализ счёта — обороты счёта в корреспонденции с другими счетами: видно, откуда пришло и куда ушло.
• Анализ субконто и Обороты между субконто — разрезы по аналитике, когда важен не счёт, а конкретный контрагент или номенклатура.

Открыли форму — вверху стоят поля Период и Организация. Задайте их и нажмите Сформировать. Кнопка стоит в левой части командной панели отчёта, таблица строится сразу под ней.

Если список отчётов кажется пустым или в нём нет нужного, проверьте вверху списка переключатель вида: Все показывает полный состав, а не только избранные. Избранные отчёты помечаются звёздочкой и всплывают наверх.

Период, организация и отборы: сужаем данные до нужных

Период и организация — это параметры, они всегда на виду. Отборы — это условия, которые прячутся в настройках. Разница важная: параметр меняет, за что считаем, отбор — какие строки показываем.

Простой пример. Нужна оборотка только по счёту 60 и только по одному контрагенту. Период и организацию ставим вверху. А счёт и контрагента задаём через отбор:

1. Нажмите Показать настройки (в части отчётов кнопка называется Настройки).
2. Вверху панели выберите вид настроек — Простой даёт основные поля, Расширенный открывает вкладки с полным набором.
3. В простом виде заполните поле Счёт и добавьте отбор по контрагенту кнопкой с плюсом.
4. Нажмите Сформировать ещё раз — отчёт перестроится.

В расширенном виде отборы живут на вкладке Отборы. Там к каждому полю выбирается вид сравнения: Равно, Не равно, В списке, В группе. Вид В списке удобен, когда нужно сразу несколько контрагентов или счетов — не делать же пять отдельных строк.

Отдельно про виды сравнения, которые путают. В группе берёт элемент справочника и всё, что вложено в него (группу контрагентов целиком). Равно — только сам выбранный элемент, без вложенных. Для иерархических справочников выбирайте осознанно: отбор Равно по группе ничего не найдёт, потому что проводки стоят на элементах внутри неё, а не на самой группе.

Отбор можно вывести в шапку отчёта, чтобы менять его на лету без захода в настройки. Для этого у строки отбора поставьте флажок в колонке, которая выводит условие в быстрые настройки. Тогда поле появится прямо над таблицей — удобно, когда один и тот же отчёт крутят по разным контрагентам подряд.

Группировки и структура: конструктор строк и колонок

Группировка — это уровни, по которым данные сворачиваются в иерархию. В оборотке по умолчанию строки свёрнуты по счетам; раскрыв счёт, вы видите субконто — контрагентов, договоры, номенклатуру.

Управляют этим в расширенных настройках на вкладке Поля и сортировки и на вкладке со структурой отчёта (в стандартных отчётах — Группировки или блок Структура, в зависимости от формы).

Чтобы добавить разрез, например разбить обороты по складам или по статьям затрат:

1. Откройте Настройки → Расширенный.
2. Найдите вкладку с группировками строк.
3. Кнопкой добавления вставьте новое поле и выберите нужное субконто или реквизит.
4. Стрелками задайте порядок вложенности: верхнее поле — верхний уровень иерархии.

Порядок полей в группировке — это и есть порядок вложенности. Перепутаете местами счёт и контрагента — получите список контрагентов с их счетами вместо привычной картины «счёт → его контрагенты».

Для отчётов на системе компоновки данных (большинство современных) настройка строк и колонок одинаковая: левая область — строки, правая — колонки, перетаскиванием полей собирается нужный срез. Это и есть «конструктор»: вы не пишете запрос, а мышью складываете структуру.

Есть и быстрый приём без захода в настройки. В сформированной оборотке дважды щёлкните по строке счёта — откроется меню расшифровки, где можно провалиться в карточку счёта, анализ или отбор по этому значению. Так из общей картины добираются до конкретной проводки за два-три клика, не перенастраивая отчёт. Этот же механизм расшифровки работает почти во всех стандартных отчётах: любая сумма в таблице «кликабельна».

Сортировка и условное оформление: порядок строк и цвет

Сортировка задаётся на той же вкладке Поля и сортировки. Добавьте поле, по которому упорядочиваем, и выберите направление — По возрастанию или По убыванию. Частый случай: отсортировать номенклатуру по сумме оборота, чтобы крупные позиции были сверху.

Условное оформление раскрашивает строки по правилу — это заметно ускоряет чтение больших таблиц. Настраивается на вкладке Оформление в расширенном виде.

Чтобы подсветить, например, отрицательные остатки красным:

1. На вкладке Оформление добавьте новое правило.
2. В поле Оформление выберите цвет текста или фона — красный.
3. В блоке Условие задайте правило: поле Конечный остаток, сравнение Меньше, значение 0.
4. В блоке Оформляемые поля укажите, какие колонки красить (или оставьте все).
5. Сформируйте отчёт — строки с условием окрасятся.

Правил оформления может быть несколько, они применяются по очереди. Если два правила красят одну ячейку по-разному, сработает то, что стоит выше в списке.

Кроме цвета, в оформлении доступны и другие свойства: шрифт (жирный, курсив), размер, выравнивание, формат числа. Жирным удобно выделять итоговые строки, если встроенного выделения не хватает. А форматом числа убирают лишние знаки после запятой — например, когда суммы в рублях, а отчёт по умолчанию показывает копейки.

Сохранение варианта и выгрузка в Excel

Настроили отчёт один раз — не повторяйте работу каждый месяц. Настройку сохраняют как вариант.

Сохранить вариант. После настройки откройте меню Еще (или кнопку с вариантами над таблицей) и выберите Сохранить вариант отчёта. Дайте понятное имя — «Оборотка по 60, только поставщики». Вариант появится в списке выбора вверху, и в следующий раз отчёт откроется уже настроенным.

Выгрузить в Excel. Готовую таблицу выгружают кнопкой сохранения — значок дискеты в командной панели отчёта, либо Еще → Сохранить. В окне сохранения выберите тип файла:

Второй способ выгрузки — через буфер: выделите нужные ячейки таблицы, нажмите Ctrl+C и вставьте в открытый Excel. Он подходит, когда нужен не весь отчёт, а кусок.

Распечатать. Кнопка печати — значок принтера там же, в панели. Перед печатью загляните в Еще → Параметры страницы: там задают ориентацию (для широких отчётов — альбомная) и масштаб, чтобы таблица влезла по ширине листа.

Когда готовых форм не хватает: свои и внешние отчёты

Типовых отчётов много, но под специфическую задачу иногда нужен свой. Вариантов три, от простого к сложному.

• 🧩 Настроить типовой «под себя» и сохранить вариант — закрывает большинство запросов. Прежде чем заказывать разработку, проверьте, не собирается ли нужный срез из обычной оборотки или анализа субконто расширенными настройками.
• 📎 Внешний отчёт (файл .erf) — готовый файл подключают через Файл → Открыть (разовый запуск) или регистрируют в Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты (постоянное использование). Так подключают отчёты от подрядчика или скачанные готовые решения.
• ⚙️ Отчёт на системе компоновки данных — делается в конфигураторе или через расширение конфигурации , без изменения типовой. Это уже работа специалиста: нужен запрос к данным и схема компоновки.

Если настройки кажутся неочевидными, у каждого отчёта есть встроенная справка — клавиша F1 в открытой форме отчёта открывает описание именно этой формы. Там разобраны поля и параметры конкретного отчёта, а не абстрактная теория.

Частые вопросы