Формирование и настройка отчётов в 1С:Управление торговлей 11

Чтобы собрать отчёт в 1С:Управление торговлей, конструктор и программирование не нужны: почти всё, что обычно спрашивают у бухгалтера и менеджера, уже готово в типовых отчётах. Открываете нужный раздел, задаёте период и организацию, нажимаете Сформировать — и смотрите цифры.

Сложности начинаются, когда стандартная форма показывает не тот разрез: нужны продажи по менеджерам, а не по товарам, или остатки на конкретном складе. Тогда в дело идут группировки, отборы и сохранённые варианты. Разберём формирование отчёта в УТ 11 по шагам — от базовой настройки до выгрузки в Excel, регулярной рассылки по почте и собственных форм.

Инструкция для 1С:Управление торговлей редакции 11 на платформе 8.3 с интерфейсом «Такси». В младших редакциях расположение команд отличается.

Где в УТ 11 лежат стандартные отчёты

Отчёты в УТ 11 привязаны к разделам. В каждом разделе верхнего меню — Продажи, Закупки, Склад и доставка, Казначейство, Финансовый результат и контроллинг, CRM и маркетинг — есть команда Отчёты. Она открывает панель со всеми отчётами этого раздела, сгруппированными по смыслу.

Несколько ориентиров, что где искать:

• 📊 продажи, выручка, валовая прибыль, оборачиваемость — раздел Продажи → Отчёты;
• 📦 остатки, резервы, движение номенклатуры — Склад и доставка → Отчёты;
• 💰 деньги на счетах и в кассах, платёжный календарь — Казначейство → Отчёты;
• 🤝 дебиторская и кредиторская задолженность, расчёты с партнёрами — обычно в Финансовый результат и контроллинг → Отчёты и в разделе продаж/закупок.

Если не помните, в каком разделе отчёт, откройте любой раздел и в панели отчётов воспользуйтесь строкой поиска вверху списка — она ищет по названию среди всех доступных отчётов. Так быстрее, чем перебирать разделы вручную.

Отчётов в типовой УТ 11 несколько десятков, но на практике используют небольшой набор. Вот самые ходовые, с которых стоит начать знакомство:

• Валовая прибыль предприятия — выручка, себестоимость и прибыль в разрезе товаров, менеджеров, клиентов. Главный отчёт по рентабельности продаж.
• Выручка и себестоимость продаж — чистые обороты продаж за период.
• Ведомость по товарам на складах — приход, расход и остаток номенклатуры по складам.
• Остатки и доступность товаров — что есть в наличии с учётом резервов и ожидаемых поступлений.
• Ведомость расчётов с клиентами и Задолженность клиентов — состояние дебиторской задолженности.
• Платёжный календарь — ожидаемые поступления и выплаты денег по дням.

Этих шести-семи отчётов хватает для большинства ежедневных задач торговой компании. Остальное — варианты и уточнения тех же данных.

Базовая настройка: период, организация, валюта

Любой отчёт начинается с трёх параметров: за какой срок, по какой организации и в какой валюте считать.

1. Период. В шапке отчёта — поле периода. Нажмите на него и выберите готовый интервал (день, месяц, квартал, год) или задайте произвольные даты. Для отчётов по остаткам период означает дату, на которую берётся остаток; для оборотных (продажи, поступления) — интервал «с… по…».
2. Организация. Если учёт ведётся по нескольким организациям, появляется отбор по организации. Пустое поле — данные по всем сразу. Выберите конкретную, чтобы не смешивать.
3. Валюта. Суммы по умолчанию показываются в валюте управленческого учёта. Часть отчётов умеет пересчитывать в другую валюту — соответствующий параметр есть в расширенных настройках (см. ниже).

После изменения любого параметра нажмите Сформировать. Пока не нажали — таблица показывает старые данные.

Тонкая настройка: группировки, отборы и сортировка

Когда стандартный разрез не устраивает, открывается кнопка Настройки. По умолчанию она показывает быстрые настройки — пару основных отборов. Чтобы получить полный доступ, переключите вид настроек на Расширенный (переключатель вида в верхней части формы настроек).

В расширенном виде появляются вкладки:

Группировки (Структура). Это главный инструмент. Структура задаёт, по чему разбивать строки. Хотите продажи по менеджерам, а внутри — по товарам? Поставьте в структуре сначала «Менеджер», затем вложенным уровнем «Номенклатура». Перетаскиванием уровни меняются местами, и отчёт мгновенно меняет разрез.

Разберём на примере. Стандартный отчёт по валовой прибыли показывает строки по номенклатуре. Нужно увидеть, кто из менеджеров сколько заработал, а внутри — за счёт каких товаров. Открываете структуру, первым уровнем ставите «Менеджер», вторым, вложенным, — «Номенклатура». Отчёт перестраивается: верхние строки — менеджеры с итогами, при раскрытии каждого видны его товары. Поменяли уровни местами — получили обратный разрез: товары, а внутри каждого — какие менеджеры его продавали. Данные те же, выводов из них — разные.

Отборы. Добавьте условие — например, Склад = Основной или Менеджер = Иванов, — и отчёт покажет только нужное. Отбор можно сделать по списку значений («В списке»), по группе, по интервалу сумм.

Сортировка. На вкладке полей и сортировок задайте, по какой колонке упорядочить: по убыванию выручки, по алфавиту номенклатуры, по дате.

После настройки снова нажмите Сформировать. Если что-то сломали и отчёт выглядит странно, в меню Ещё есть команда сброса к стандартным настройкам варианта.

Как сохранить свой вариант отчёта

Настраивать один и тот же разрез каждый раз — пустая трата времени. В УТ 11 любую настройку можно сохранить как отдельный вариант отчёта.

Сохранённые варианты открываются из того же отчёта через выбор варианта в его шапке или команду Выбрать вариант. Для регулярной отчётности это основной приём: один раз настроили «правильный» вид — дальше открываете за секунду.

Выгрузка отчёта в Excel, PDF и на печать

Сформированный отчёт — это табличный документ, и его легко сохранить во внешний файл или распечатать.

Сохранение в файл. На командной панели отчёта есть кнопка сохранения (значок дискеты). Нажмите её и выберите формат:

• Лист Microsoft Excel 2007-... — файл .xlsx для дальнейшей обработки в Excel;
• Документ PDF/A — файл .pdf для отправки и печати без изменений;
• Табличный документ — родной формат .mxl, открывается в 1С;
• доступны также текст, HTML и другие форматы.

Если кнопки сохранения на панели нет, то же самое делает главное меню программы: Файл → Сохранить копию.

Печать. Команда Печать на панели или сочетание Ctrl+P открывает стандартное окно печати. Перед печатью широкой таблицы загляните в Файл → Параметры страницы и задайте альбомную ориентацию и масштаб по ширине, иначе колонки уедут за край листа.

Регулярная отправка отчётов по расписанию

Если один и тот же отчёт нужно отправлять руководителю каждое утро или в конце месяца, в УТ 11 есть встроенные рассылки отчётов (механизм стандартных подсистем). Настраивать выгрузку руками больше не придётся.

Механизм включается и настраивается в разделе администрирования: НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки. Там включается опция рассылок, после чего открывается список рассылок.

Что задаётся в рассылке:

1. Состав — какие отчёты и в каких вариантах входят в письмо.
2. Формат — в каком виде вложить: .xlsx, .pdf или прямо в тексте письма.
3. Получатели — список адресов электронной почты.
4. Расписание — когда отправлять: ежедневно, по дням недели, в конкретное число месяца, в заданное время.

Для автоматической отправки нужны две вещи: настроенная учётная запись электронной почты в программе и работающее регламентное задание. На файловой базе рассылка сработает только когда программа открыта; на клиент-серверной задания выполняет сервер по расписанию без участия пользователя.

Свой отчёт: универсальный отчёт и внешние формы

Иногда типового отчёта с нужным разрезом просто нет. Прежде чем звать программиста, попробуйте два штатных пути.

Универсальный отчёт. В списке отчётов есть Универсальный отчёт. Он строится поверх любой таблицы базы — справочника, документа, регистра накопления или сведений. Выбираете объект-источник, задаёте отборы и группировки так же, как в обычном отчёте, и получаете произвольный срез данных. Это самый гибкий инструмент без программирования: с его помощью можно, например, вытащить движения по конкретному регистру, которых нет в готовых формах.

Внешние (дополнительные) отчёты. Если нужна форма со сложной логикой, её делают внешним отчётом на системе компоновки данных (файл .epf) и подключают через НСИ и администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки. Подключение требует соответствующего права и включённой функциональной опции. Готовый файл получают у программиста или скачивают проверенный — после подключения он работает как обычный отчёт, в том числе в рассылках.

Полноценное изменение структуры штатного отчёта (новые колонки с расчётами, которых нет в данных) делается уже в конфигураторе или через расширение конфигурации — это задача для специалиста, а не настройка из пользовательского режима.

Частые ошибки при формировании отчётов

Большинство жалоб «отчёт показывает не то» объясняется не ошибкой программы, а настройкой или данными.

Частые вопросы