Оформление и расчёт ежегодного отпуска в 1С ЗУП 3.1

Ежегодный отпуск в 1С ЗУП 3.1 оформляется одним документом — Зарплата → Отпуска → кнопка Создать → Отпуск. В нём указывают сотрудника и даты, программа сама подтянет средний заработок за 12 месяцев и рассчитает отпускные. Из документа же печатаются приказ по форме Т-6 и записка-расчёт.

Чтобы расчёт получился верным, перед созданием документа нужно проверить кадровые данные и начисления за расчётный период. Ниже — весь путь от подготовки до выплаты, с проводками, табелем и разбором ситуаций, когда отпуск приходится отзывать или переносить.

С чего начать: проверяем кадровые данные

Отпускные считаются из среднего заработка за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Если в этом периоде есть «дыры» — не проведённые начисления, неверный график, отсутствующий приём на работу — сумма выйдет заниженной или нулевой.

Что проверить до создания документа:

• 🗂 Приём на работу проведён, и дата приёма раньше начала отпуска. Документ Кадры → Приёмы, переводы, увольнения.
• 📅 График работы назначен сотруднику — от него зависит, какие дни в отпуске рабочие, а какие выходные. Смотрите в карточке сотрудника или в документе Кадровый перевод.
• 💰 Начисления за расчётный период проведены — все месяцы, попадающие в 12-месячную базу, должны быть закрыты документами начисления зарплаты.
• 🧾 Остаток дней отпуска положительный. Остатки ведёт подсистема Кадры → Отчёты по кадрам → Остатки отпусков.

Право на ежегодный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней за рабочий год (ст. 115 ТК РФ). Первый отпуск по общему правилу можно взять после шести месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), но по соглашению с работодателем — и раньше.

Отпуска планируются заранее по графику отпусков (форма Т-7). В ЗУП 3.1 его ведёт документ Кадры → График отпусков. График не обязателен для расчёта конкретного отпуска, но полезен: из него видно, кому и когда положен отдых, и программа подскажет отклонения фактических дат от плановых. Если отпуск предоставляется по заявлению вне графика, документ «Отпуск» всё равно оформляется — просто без привязки к плану.

Создаём документ «Отпуск»

Основной документ находится в разделе Зарплата → журнал Отпуска. Нажмите Создать → Отпуск.

Заполните поля по порядку:

1. Организация и месяц — месяц, в котором отпускные попадут в расчёт зарплаты.
2. Сотрудник — выберите из справочника. Подразделение и должность подтянутся из кадровых данных.
3. Вид отпуска — на закладке Основной отпуск установите флажок Ежегодный основной отпуск и укажите период.
4. Даты — дата начала и количество календарных дней (по умолчанию 28, можно дробить). Дата окончания и число дней считаются автоматически.
5. Дата выплаты — поставьте так, чтобы выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

На закладке Начислено (подробно) видно, как сложилась сумма: средний дневной заработок, число оплачиваемых дней и итог. Там же — удержанный НДФЛ.

Если отпуск захватывает дополнительные дни (например, отпуск за вредные условия или учебный), их добавляют на отдельных закладках того же документа — Дополнительные отпуска, Отпуск без сохранения оплаты.

Из проведённого документа печатаются кадровые формы: кнопка Печать даёт приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6), а также записку-расчёт, где расписан средний заработок. Приказ подписывает руководитель, с ним под роспись знакомят сотрудника.

У внешнего совместителя отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). В 1С для него создаётся отдельный документ «Отпуск» по той ставке, на которой он оформлен совместителем.

Как считается средний заработок и отпускные

Расчёт идёт по Постановлению Правительства РФ № 922. Логика такая:

1. Берётся заработок за 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска — все выплаты, которые входят в базу среднего (оклад, премии по правилам, надбавки). Матпомощь, больничные и сами отпускные в базу не попадают.
2. Считается количество отработанных дней. Полностью отработанный месяц берётся как 29,3 календарных дня. Неполный месяц — пропорционально: 29,3 / дни в месяце × отработанные дни.
3. Средний дневной заработок = база ÷ сумма дней за 12 месяцев.
4. Отпускные = средний дневной заработок × число календарных дней отпуска.

Пример. База за год — 720 000 ₽, все 12 месяцев отработаны полностью. Количество дней: 12 × 29,3 = 351,6. Средний дневной заработок: 720 000 / 351,6 = 2 047,78 ₽. Отпускные за 28 дней: 2 047,78 × 28 = 57 337,84 ₽. НДФЛ 13%: 57 337,84 × 0,13 = 7 453,92 ₽. На руки: 57 337,84 − 7 453,92 = 49 883,92 ₽.

Если в расчётном периоде был свой отпуск или больничный, этот месяц считается неполным: из 29,3 вычитается часть пропорционально неотработанным дням. Программа делает это сама — проверить можно в документе по кнопке Подробнее о расчёте среднего заработка.

Пример неполного месяца. В одном из 12 месяцев (30 календарных дней) сотрудник болел 7 дней. Отработано 23 календарных дня. Учитываемые дни за этот месяц: 29,3 / 30 × 23 = 22,46. Если остальные 11 месяцев отработаны полностью, общее число дней: 11 × 29,3 + 22,46 = 344,76. На эту величину и делится база — а сами выплаты за дни болезни из базы исключаются. Именно поэтому болезни и прошлые отпуска занижают средний дневной заработок, и ручной пересчёт «оклад ÷ рабочие дни» почти никогда не совпадает с корректным расчётом по среднему.

Отдельный случай — отпуск «авансом», когда сотрудник берёт все 28 дней, не отработав полный рабочий год. Расчёт при этом не меняется: средний заработок считается по фактически отработанному периоду. Риск только в том, что при увольнении до конца рабочего года излишне использованные дни придётся удержать из окончательного расчёта.

При выплате отпускных программа учитывает стандартные вычеты по НДФЛ (на детей и прочие), если они назначены сотруднику в его карточке. Поэтому сумма удержанного налога в документе может оказаться меньше, чем простые 13% от начисленного.

Проведение и бухгалтерские проводки

После проверки сумм проведите документ кнопкой Провести и закрыть. Проводки в бухучёте формируются не самим документом отпуска, а механизмом Отражение зарплаты в бухучёте — в ЗУП он выгружается в 1С:Бухгалтерию (или данные синхронизируются между базами).

Типовая схема проводок по отпускным:

Счёт затрат (20, 23, 25, 26, 44) зависит от того, в каком подразделении работает сотрудник и как настроен способ отражения зарплаты.

Сама выплата оформляется в ЗУП отдельной ведомостью — Выплаты → Ведомости в банк (или в кассу). При создании ведомости в поле выплаты выбирают Отпуск и указывают нужный документ: программа подтянет именно отпускные, а не всю зарплату за месяц. Так выплата привязывается к сроку «за три дня до отпуска» независимо от даты зарплаты.

Если организация создаёт оценочное обязательство (резерв на оплату отпусков), начисление идёт за счёт резерва: Дт 96 Кт 70, а взносы — Дт 96 Кт 69. Создание и использование резерва настраивается в учётной политике; малые предприятия вправе резерв не формировать.

Как отпуск попадает в табель учёта рабочего времени

Отдельно «проставлять» отпуск в табеле не нужно — он подтягивается из проведённого документа. При формировании табеля (Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени Т-13) дни отпуска автоматически помечаются кодом вида времени.

Как отражаются основные виды:

Дни отпуска в табеле не считаются отработанным временем и не входят в норму рабочих часов месяца. Если отпуск переходит с одного месяца на другой, в каждом месяце в табеле отражается только своя часть дней.

Если в табеле отпуск не появился, частые причины — документ не проведён, даты отпуска вышли за пределы месяца табеля, либо сотруднику не назначен график. Проверьте проведение и период.

Отзыв, перенос и исправление уже оформленного отпуска

Жизнь вносит правки: сотрудника вызывают из отпуска, даты сдвигают, в расчёте находят ошибку. Для каждой ситуации — свой приём.

Отзыв из отпуска. Используйте документ Зарплата → Отпуска → Создать → Отзыв из отпуска (либо аналогичную команду в журнале отпусков). Укажите, с какого числа сотрудник выходит. Программа сторнирует отпускные за неиспользованные дни и вернёт эти дни в остаток — их можно присоединить к будущему отпуску или использовать позже.

Перенос отпуска. Если отпуск ещё не начался, проще всего открыть документ и изменить даты, затем перепровести. Если отпуск уже частично отгулян, оформляйте отзыв, а оставшиеся дни — новым документом на другой период.

Исправление ошибки в расчёте. Не удаляйте проведённый документ, если по нему уже была выплата. Откройте его и нажмите Исправить — программа создаст документ-исправление, который сторнирует старую сумму и начислит правильную. Разницу подхватит ближайший расчёт зарплаты.

Продление из-за болезни. Если сотрудник заболел во время отпуска, отпуск продлевается или переносится на число дней болезни (ст. 124 ТК РФ). В 1С сначала вводится больничный лист за дни болезни, попавшие на отпуск, а затем документ «Отпуск» корректируется: при продлении меняется дата окончания, при переносе неиспользованные дни оформляются новым документом. Конкретный вариант сотрудник выбирает сам, работодатель его фиксирует.

Отмена отпуска целиком (сотрудник передумал до начала) — пометка документа на удаление при условии, что выплаты не было. Если отпускные уже выплатили, оформляется отзыв и возврат излишне выплаченной суммы.

Частые вопросы