Начисление отпускных в ЗУП 3.1 и Бухгалтерии 3.0: от среднего заработка до выплаты на руки

Отпускные считают не по рабочим дням оклада, а по среднему дневному заработку за 12 календарных месяцев — и это первое, где ошибаются. В 1С 8.3 расчёт делает документ «Отпуск»: в ЗУП 3.1 он лежит в разделе Зарплата → Отпуска, в Бухгалтерии 3.0 — в Зарплата и кадры → Все начисления. Программа сама подтянет заработок за расчётный период, посчитает среднедневной и умножит на число дней отпуска.

Но «сама посчитает» работает только тогда, когда в базе аккуратно введены начисления, больничные и кадровые периоды. Если данных нет или они с ошибками — средний заработок поедет. Ниже — как устроен расчёт, какая формула стоит за цифрой в документе и как проверить результат вручную на конкретном примере.

Правила едины для всех работодателей и закреплены в статье 139 ТК РФ и Постановлении Правительства № 922. 1С лишь автоматизирует эту методику.

Расчётный период: за какие 12 месяцев берут заработок

Средний заработок для отпускных считают за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Если отпуск начинается 10 ноября, расчётный период — с 1 ноября прошлого года по 31 октября текущего.

Когда сотрудник отработал меньше года, в расчёт берут фактически отработанное время — с даты приёма по конец месяца перед отпуском. Если человек устроился в том же месяце, в котором уходит в отпуск, расчётным становится этот неполный месяц.

Из расчётного периода исключают дни и выплаты за периоды, когда сотрудник получал средний заработок или пособие:

• 🏖️ ежегодный и другие оплачиваемые отпуска;
• 🤒 больничные и пособия по уходу;
• ✈️ командировки (они оплачиваются по среднему);
• ⏸️ простои и освобождение от работы с сохранением заработка.

В 1С эти периоды подтягиваются автоматически из документов «Больничный лист», «Командировка», «Отпуск» и других — при условии, что они проведены. Поэтому перед расчётом отпускных убедитесь, что все больничные и прошлые отпуска сотрудника введены в базу: иначе программа посчитает исключаемый период как обычный рабочий и занизит среднедневной заработок.

Отдельный случай — когда весь расчётный период состоит из исключаемых дней (например, сотрудник год был в отпуске по уходу за ребёнком). Тогда по правилам Постановления № 922 берут предшествующий период с отработанными днями. Если отработанных дней нет вообще, средний считают из оклада или тарифной ставки. 1С обрабатывает эти ситуации, но результат стоит проверить вручную — такие расчёты редкие и в них легко ошибиться на этапе ввода данных.

Какие данные о сотруднике нужны перед расчётом

Чтобы документ посчитал корректно, в базе к моменту расчёта должны быть:

Остаток дней отпуска 1С ведёт сама, если кадровые документы оформлялись в программе. В ЗУП 3.1 остаток виден в отчёте Кадры → Кадровые отчёты → «Остатки отпусков». Если учёт начали вести не с нуля, остатки вводят вручную документом ввода начальных данных по отпускам — иначе программа не будет знать, сколько дней накоплено.

Формула среднего дневного заработка и пример

Среднедневной заработок для отпуска считается по формуле из статьи 139 ТК РФ:

Среднедневной = База за расчётный период ÷ (29,3 × число полных месяцев + дни в неполных месяцах)

Здесь 29,3 — среднемесячное число календарных дней (установлено ТК РФ). Это ключевое отличие от зарплаты: делят не на рабочие дни, а на условные календарные.

Пример с полным периодом. Оклад 60 000 ₽, 12 месяцев отработаны полностью, премий и больничных не было. Сотрудник уходит в отпуск на 28 календарных дней.

• База: 60 000 × 12 = 720 000 ₽
• Дни: 12 × 29,3 = 351,6
• Среднедневной: 720 000 ÷ 351,6 = 2 047,78 ₽
• Отпускные: 2 047,78 × 28 = 57 337,84 ₽

Из этой суммы удержат НДФЛ 13 %: 57 337,84 × 13 % = 7 453,92 ≈ 7 454 ₽. На руки сотрудник получит около 49 884 ₽.

Пример с неполным месяцем. Если в июле (31 день) сотрудник болел 10 дней, этот месяц в знаменателе учитывается не как 29,3, а по формуле:

29,3 ÷ 31 × (31 − 10) = 29,3 ÷ 31 × 21 ≈ 19,85 дня

То есть вместо 29,3 июль добавит в знаменатель 19,85 дня, а сумма больничного из базы исключается. 1С делает оба действия автоматически — в документе «Отпуск» по кнопке расшифровки среднего заработка видно, как сложился каждый месяц.

Как оформить документ «Отпуск» в 1С 8.3

Расчёт выполняется в одном документе. Пути по конфигурациям различаются:

Порядок заполнения одинаковый:

1. Выберите организацию и сотрудника. Программа подставит подразделение и должность из кадровых данных.
2. Укажите месяц начисления — тот, в котором выплачиваете отпускные (обычно текущий).
3. На вкладке «Основной отпуск» задайте даты начала и окончания. Число календарных дней 1С посчитает сама.
4. Нажмите пересчёт (кнопка Пересчитать или автоматически после ввода дат). В поле появится сумма отпускных и средний заработок.
5. Проверьте расшифровку среднего заработка — разверните расчёт и сверьте месяцы и исключаемые периоды.
6. На вкладке выплаты укажите дату и способ (через кассу, на карту, с зарплатой или межрасчётом).
7. Проведите документ кнопкой Провести и закрыть.

В ЗУП 3.1 тот же документ умеет начислить материальную помощь к отпуску и компенсацию за неиспользованные дни, если такие поля заполнить на соответствующих вкладках. В Бухгалтерии 3.0 набор вкладок скромнее, но базовый расчёт отпускных и НДФЛ полностью автоматизирован.

После проведения ведомость на выплату формируют из самого документа (кнопка Выплатить) или отдельной ведомостью в банк/кассу с видом выплаты «Отпуск».

Премии, индексация оклада и больничные в расчёте

Это места, где средний заработок чаще всего считают неверно вручную. 1С учитывает их автоматически, но понимать логику полезно для проверки.

Премии. В средний заработок входят премии, предусмотренные системой оплаты труда:

• ежемесячные и квартальные — учитываются фактически начисленные в расчётном периоде;
• годовая премия за предшествующий год — входит полностью, даже если начислена уже в расчётном периоде;
• разовые выплаты не за труд (к юбилею, празднику, материальная помощь) в расчёт не берутся.

Если расчётный период отработан не полностью, премии (кроме начисленных с учётом фактически отработанного времени) 1С пересчитывает пропорционально отработанным дням.

Индексация (повышение окладов). Когда оклады повысили всему подразделению или организации, выплаты до повышения корректируются на коэффициент:

Коэффициент = новый оклад ÷ прежний оклад

В 1С индексацию оформляют документом «Изменение плановых начислений» или «Индексация заработка» — тогда при расчёте отпуска программа сама поднимет заработок за месяцы до повышения. Если повышение провели обычным кадровым переводом без признака индексации, коэффициент не применится — это частый источник расхождений.

Больничные и отпуска внутри расчётного периода исключаются и по дням, и по суммам, как описано выше.

Проводки, НДФЛ и сроки выплаты отпускных

Отпускные — это расходы на оплату труда, поэтому учёт идёт через счёт 70. В Бухгалтерии 3.0 проводки формирует документ «Отпуск» при проведении, а при обмене с ЗУП 3.1 они приходят документом «Отражение зарплаты в бухучёте».

Счёт затрат (20, 26, 44) зависит от подразделения и настроек отражения зарплаты. Если организация создаёт оценочное обязательство по отпускам (резерв на оплату отпусков), начисление идёт в дебет счёта 96, а не затратного счёта: расход был признан раньше, когда формировали резерв, а фактические отпускные его уменьшают. Малые предприятия, ведущие упрощённый учёт, резерв могут не создавать — тогда отпускные сразу идут на затраты.

Компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении считают по той же формуле среднего заработка, но дни берут не по заявлению, а по остатку неотгулянных дней. Проводки у неё те же, что у обычных отпускных.

По срокам есть два жёстких правила:

• Отпускные выплачивают не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Нарушение — повод для проверки и компенсации за задержку.
• НДФЛ удерживают при выплате отпускных и перечисляют в составе единого налогового платежа в установленные для НДФЛ сроки (сейчас — дважды в месяц).

Страховые взносы на отпускные начисляют в том же месяце по единому тарифу и уплачивают в общем порядке. Напомним, что с 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование администрирует СФР (бывшие ПФР и ФСС) и платятся они единой суммой.

Как отпускные попадают в отчётность

Отдельного отчёта по отпускным нет — они отражаются в общей зарплатной отчётности:

• 6-НДФЛ — отпускные и удержанный с них налог попадают в раздел с суммами дохода и НДФЛ за соответствующий период. Дата получения дохода для отпускных — день выплаты.
• РСВ — отпускные входят в базу для страховых взносов наравне с зарплатой.
• Персонифицированные сведения о физлицах — отпускные учитываются в сумме выплат за месяц.

Специально отражать уход в ежегодный оплачиваемый отпуск в ЕФС-1 не нужно — это не кадровое мероприятие, о котором отчитываются. Все регламентированные отчёты в 1С заполняются автоматически по проведённым начислениям: Отчёты → Регламентированные отчёты (в Бухгалтерии — Отчёты → 1С-Отчётность).

Для самопроверки перед сдачей удобно сверить начисления отчётом «Полный свод начислений, удержаний и выплат» (ЗУП) или «Анализ зарплаты по сотрудникам» — сумма отпускных должна совпадать с данными документа.

Частые ошибки при расчёте отпускных

Ошибки почти всегда сводятся к неполным или неверно введённым данным, а не к самой формуле:

• 🔸 Не введены больничные и прошлые отпуска. Исключаемые периоды попадают в расчёт как рабочие — среднедневной занижается.
• 🔸 Премии не настроены как входящие в средний заработок. В настройке вида начисления премии должен стоять признак включения в расчёт среднего.
• 🔸 Индексацию провели обычным переводом. Без документа индексации коэффициент повышения не применяется.
• 🔸 Неверный месяц начисления. Если в документе указан не тот месяц, отпускные уедут не в тот период 6-НДФЛ.
• 🔸 Выплатили позже, чем за 3 дня до отпуска. Нарушение ст. 136 ТК РФ.
• 🔸 Считают по рабочим дням. Отпуск оплачивается по календарным дням и делится на 29,3, а не на норму рабочих дней месяца.

Если сумма в документе явно не сходится с ручной проверкой — начинайте с расшифровки среднего заработка: там видно, какие месяцы и выплаты программа взяла в расчёт.

Частые вопросы