Сотрудника вызвали на работу посреди отпуска: что сделать в ЗУП 3.1

Чтобы отозвать сотрудника из отпуска в 1С ЗУП 8.3 (редакция 3.1), отдельный документ не нужен: откройте проведённый документ Отпуск в разделе Зарплата → Отпуска, нажмите ссылку Исправить и в исправлении поставьте последним днём отпуска день перед выходом на работу. Программа сама сторнирует лишние отпускные, вернёт неиспользованные дни в остаток, а в табеле и расчёте зарплаты появятся рабочие дни.

Типичная ситуация: главный бухгалтер ушёл в отпуск на две недели, а на шестой день пришло требование из налоговой, и директор вызвал его в офис. Кадровик оформил приказ, а расчётчику надо сделать возврат из отпуска в 1С 8.3 ЗУП так, чтобы не задвоились ни дни, ни деньги. Порядок одинаковый для ЗУП 3.1 и зарплатного блока ЗУП КОРП.

Правила отзыва по ТК РФ и что подготовить заранее

Отзыв из отпуска регулирует статья 125 ТК РФ. Из неё вытекают три правила, которые влияют на учёт в программе.

• ✍️ Только с согласия работника. Нужен письменный документ: заявление, отметка «согласен» на приказе или отдельное согласие. Без согласия отозвать нельзя.
• 🚫 Кого нельзя отзывать: работников младше 18 лет, беременных женщин и сотрудников, занятых на работах с вредными или опасными условиями труда.
• 📅 Куда девать остаток дней: неиспользованную часть отпуска дают в удобное работнику время в текущем рабочем году или присоединяют к отпуску за следующий год.

Единой формы приказа об отзыве нет. Его составляют в свободной форме: ФИО, должность, дата выхода на работу, причина, как будет использован остаток дней. Строку «согласие работника» лучше сделать прямо на приказе.

Перед тем как открывать программу, соберите три вещи:

1. Дату первого рабочего дня после отзыва.
2. Решение по остатку дней: перенос на конкретные даты или «предоставить позже».
3. Статус исходных отпускных: начислены ли они, выплачены ли, закрыт ли месяц, в котором проведён документ.

От третьего пункта зависит, редактировать исходный документ или создавать исправление.

Какой способ выбрать: правка документа или исправление

В ЗУП 3.1 есть два законных варианта. Выбор зависит не от желания, а от того, что уже произошло с отпускными.

Править проведённый и уже выплаченный документ напрямую плохо. Суммы в нём разойдутся с ведомостью на выплату, и в расчётных листках появится путаница. Программа в таких случаях сама подсказывает: документ открывается только для просмотра, а сверху видна ссылка на исправление.

Как отозвать из отпуска в 1С 8.3 ЗУП пошагово через «Исправить»

Разберём на примере. Отпуск 14 календарных дней, с 4 по 17 августа. Средний дневной заработок — 2 000 ₽, отпускные — 28 000 ₽, выплачены в июле. Сотрудника отозвали, на работу он вышел 11 августа.

Шаг 1. Найдите исходный документ

1. Откройте Зарплата → Отпуска.
2. Отберите список по сотруднику: начните вводить фамилию в строке поиска.
3. Откройте документ Отпуск за нужные даты.

Если отпускные выплачены, поля в документе недоступны для правки. Над табличной частью видна ссылка Исправить.

Шаг 2. Создайте исправление

1. Нажмите Исправить.
2. Откроется новый документ Отпуск с пометкой, что он исправляет исходный. Дата документа и месяц начисления — текущие.
3. Исходный документ при этом не меняется и остаётся проведённым.

Шаг 3. Поменяйте даты отпуска

1. В поле окончания периода отпуска поставьте 10 августа — последний день, который сотрудник реально отдыхал.
2. Дата начала остаётся прежней: 4 августа.
3. Количество дней пересчитается автоматически: было 14, стало 7.

Не ставьте дату выхода на работу в поле окончания отпуска. Последний день отпуска — это день накануне выхода. Ошибка на один день даёт лишний оплаченный отпускной день и минус один рабочий в табеле.

Шаг 4. Проверьте расчёт

Откройте вкладку с подробностями начислений. В ней должно быть видно:

• 🔴 сторно исходной суммы за 14 дней: минус 28 000 ₽;
• 🟢 новое начисление за 7 дней: 14 000 ₽.

Итог исправления — минус 14 000 ₽. Это и есть переплата за дни, которые сотрудник теперь отработает.

Средний заработок в исправлении не меняется: расчётный период тот же, что и в исходном документе. Если в исходнике средний был посчитан с ошибкой, исправьте его здесь же, но отдельно зафиксируйте причину.

Шаг 5. Проведите документ

Нажмите Провести и закрыть. Исходный документ в списке получит отметку, что он исправлен. В журнале отпусков останутся оба документа: так проверяющий видит всю историю.

Что проверить после проведения исправления

Проведённое исправление меняет сразу несколько участков учёта. Пройдитесь по ним, пока всё свежо.

Остаток дней отпуска

Откройте Кадры → Кадровые отчеты и выберите отчёт Остатки отпусков. Сформируйте его на текущую дату по сотруднику. Семь неиспользованных дней должны вернуться в остаток.

Если остаток не изменился, проверьте две вещи: проведено ли исправление и правильно ли указан вид отпуска в документе.

Неиспользованные дни: когда и как дать

Остаток не надо «переносить» специальным документом. Он уже лежит в остатке и уйдёт в следующий документ Отпуск, когда сотрудник напишет заявление.

Для нового отпуска средний заработок рассчитается заново — за 12 месяцев перед новой датой начала. Поэтому сумма за те же 7 дней почти наверняка будет другой, и это правильно.

Отпуск и выход на работу в табеле учёта рабочего времени

Табель в ЗУП 3.1 заполняется по кадровым документам. Отдельно «вписывать» явку после отзыва не требуется.

После исправления в табеле за август будет:

Проверить можно двумя способами:

• 📄 сформировать отчёт Табель учета рабочего времени (форма Т-13) из отчётов раздела Зарплата;
• 🗂️ если вы ведёте табель документом Табель, перезаполнить его за август по подразделению.

Если сотрудник вышел в выходной день по вызову, это уже не просто отзыв, а работа в выходной. Её оформляют отдельно: приказом о работе в выходной и кадровым документом на работу в выходные дни (найдите его в разделе Зарплата по слову «выходные»), с повышенной оплатой или днём отдыха.

Перерасчёт зарплаты, НДФЛ и взносов при возврате из отпуска

Начисление зарплаты

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов за месяц выхода на работу и нажмите Заполнить. В документе будет:

1. Оклад или тариф за отработанные дни — с 11 по 31 августа.
2. Сторно отпускных из исправления — минус 14 000 ₽.

Переплата отпускных уменьшает сумму к выплате за месяц. Программа её не «удерживает» отдельной строкой: сторно уменьшает начисления, и итог в расчётном листке становится меньше.

Если зарплаты за месяц не хватает

Бывает, что сотрудника отозвали в конце месяца, а отпуск был длинный. Тогда сторно больше, чем начислено за месяц, и итог уходит в минус.

ЗУП перенесёт отрицательный остаток долгом на следующий месяц. Его можно погасить следующей зарплатой или внести сотрудником в кассу. Проследите это по расчётному листку: долг виден в строке «на конец месяца».

НДФЛ

НДФЛ с отпускных удержали при выплате в июле. После сторно налоговая база уменьшается, и ЗУП пересчитывает налог при начислении зарплаты за август.

Пример по цифрам:

• с 28 000 ₽ удержали 3 640 ₽ (13 %);
• после исправления база по отпускным — 14 000 ₽, налог с неё 1 820 ₽;
• излишне удержанные 1 820 ₽ программа зачтёт в счёт НДФЛ с зарплаты.

Проверить зачёт удобно отчётом Анализ НДФЛ по месяцам. Отдельный случай — отпуск на стыке лет, когда отпускные выплачены в декабре, а отзыв пришёлся на январь. Здесь заранее сверьтесь с бухгалтером, в каком периоде отражать перерасчёт НДФЛ в отчётности.

Страховые взносы

Сторно отпускных уменьшает базу по взносам в месяце, в котором проведено исправление. Отдельно ничего делать не надо: взносы пересчитаются в документе начисления зарплаты. Отчётность в СФР (бывший ФСС, с 2023 года объединён с ПФР) получит уже пересчитанные суммы.

Как сделать возврат из отпуска в 1С 8.3 ЗУП в нестандартных случаях

Отпуск захватывал два месяца

Например, отпуск с 25 июля по 7 августа, отозвали с 1 августа. Июль закрыт, август ещё нет.

Механизм тот же: Исправить и новая дата окончания — 31 июля. Отпускные за август сторнируются полностью, июльская часть остаётся. Табель за июль не меняется, в августе с первого числа — рабочие дни.

В документе два вида отпуска

Если в одном документе оформлены основной и дополнительный отпуск, после смены даты окончания проверьте количество дней по каждому виду отдельно. Именно оно определяет, из какого остатка вернутся дни. Сверьте результат с отчётом Остатки отпусков и с тем, что написано в приказе.

Вызвали на один-два дня

Иногда сотрудника отзывают на пару дней, а потом он догуливает. В программе это два действия:

1. Исправить исходный отпуск, сократив его по день перед выходом.
2. Оформить новый документ Отпуск на оставшиеся дни после возвращения в отпуск.

Средний заработок для второго документа рассчитается заново. Сумма может немного отличаться от исходной.

Ошибки, из-за которых отзыв приходится переделывать

Эти промахи встречаются у расчётчиков чаще всего. Каждый потом всплывает в расчётном листке или в сверке с бухгалтерией.

• ❌ Новый Отпуск на остаток дней проведён раньше исправления. Тогда в программе одновременно числятся старые 14 дней и новые 7. Остаток уходит в минус, а табель показывает пересечение. Сначала исправление, потом новый отпуск.
• ❌ Исходный документ распроведён и проведён заново. Отпускные пересчитаются, но ведомость на выплату останется со старой суммой. Расхождение между начислено и выплачено придётся разбирать вручную.
• ❌ Исправление создано вручную копированием. Скопированный и проведённый документ Отпуск не связан с исходным: начисления задвоятся, а сторно не появится. Если такая копия уже есть, отмените её проведение и пометьте на удаление, затем сделайте исправление штатной ссылкой.
• ❌ Не сдвинуты плановые даты в графике отпусков. Через полгода кадровик видит в графике «отгулянный» отпуск, а в остатках — 7 свободных дней. Уведомления о начале отпуска при этом формируются по неверным датам.
• ❌ Перепутан месяц исправления. Исправление, датированное закрытым месяцем, попадёт в уже сданную отчётность. Дата документа и месяц начисления должны относиться к текущему открытому периоду.

Частые вопросы об отзыве из отпуска