Форма П-4 в ЗУП и Бухгалтерии: от проверки данных до отправки в Росстат

Форму П-4 в 1С делают через Отчетность, справки → 1С-Отчетность: кнопка Создать, группа «Статистика», отчёт «П-4. Сведения о численности и заработной плате работников», затем Заполнить. Если зарплата ведётся в ЗУП 3.1, формируйте отчёт там. Если зарплату считают прямо в Бухгалтерии 3.0, отчёт заполнится в Бухгалтерии.

Выбор простой: программа, где начисляется зарплата и хранятся кадровые документы, и есть источник цифр для П-4. Делать отчёт в Бухгалтерии при зарплате в ЗУП бессмысленно: в БП попадают только проводки, а среднесписочной численности и человеко-часов там нет. Основная работа — не сам отчёт, а проверка кадровых данных и начислений до нажатия кнопки.

Подготовка базы: что настроить до формирования П-4

Автозаполнение П-4 берёт данные из нескольких мест сразу. Если одно из них пустое, ошибка всплывёт уже при проверке отчёта. Пройдите по списку заранее, один раз — дальше настройки сохраняются.

Реквизиты организации

Откройте карточку организации (Настройка → Организации в ЗУП, Главное → Организации в БП) и проверьте вкладку с кодами:

• 🏷️ ОКПО — без него Росстат не примет файл;
• 🏷️ ОКВЭД2 основного вида деятельности;
• 🏷️ ОКТМО, ОКОПФ и ОКФС;
• 🏷️ код территориального органа Росстата, если он используется для отправки.

Там же или в разделе ответственных лиц укажите руководителя и того, кто готовит отчёт, с должностью и телефоном. Эти данные попадают в подписной блок формы.

Периодичность отчёта

П-4 сдают ежемесячно или ежеквартально. Ежемесячно — организации со средней численностью свыше 15 человек (с совместителями и работниками по ГПХ). Ежеквартально — организации с численностью до 15 человек, которые не относятся к малому бизнесу. Субъекты МСП обычно сдают вместо П-4 форму ПМ или МП(микро).

Периодичность выбирают при создании отчёта в 1С: в окне выбора периода переключатель месяц/квартал.

Начисления и их отнесение к ФОТ

П-4 разделяет фонд начисленной заработной платы и выплаты социального характера. Программа раскладывает суммы по этим графам по настройкам видов начислений. Типовые начисления (оклад, премии, отпуск) настроены из коробки.

Проверять нужно самодельные начисления, которые добавили вручную: разовые премии, компенсации, доплаты. Откройте Настройка → Начисления, найдите такое начисление и на вкладках его карточки проверьте, как оно учитывается в статистической отчётности. Если оставить настройку пустой, сумма может не попасть в ФОТ или попасть не в ту графу.

Кадровые данные и табель: что проверить перед отчётом

Численность в П-4 программа считает по кадровым документам, а человеко-часы — по учёту рабочего времени. Поэтому ошибка в одном приказе портит сразу несколько граф.

Кадровые документы за период

До формирования отчёта убедитесь, что за месяц проведены:

1. Все приёмы, увольнения и переводы, включая работников, уволенных в последний день месяца.
2. Отпуска по уходу за ребёнком и отпуска по беременности и родам. Такие работники остаются в списочной численности, но в среднюю не включаются.
3. Договоры ГПХ (документ «Договор подряда» или аналог в журнале договоров). Исполнители по ГПХ идут в П-4 отдельной графой.
4. Приём совместителей с правильным видом занятости: внутреннее или внешнее совместительство.

Вид занятости определяет графу в П-4. Внешний совместитель, оформленный как основное место работы, завысит списочную численность и занизит графу совместителей.

Неполное время

Работники на неполной ставке или неполной неделе учитываются в средней численности пропорционально отработанному времени. Программа делает это сама, но только если график работы или доля ставки указаны в кадровом приёме. Если человека приняли на полставки, а в документе стоит полная ставка, средняя численность будет завышена.

Табель и отработанное время

Человеко-часы П-4 берёт из учёта времени: графиков работы, отпусков, больничных, документов «Табель», если вы ими пользуетесь. Перед отчётом закройте учёт времени за месяц:

• ⏱️ проведите все больничные и отгулы;
• ⏱️ проверьте командировки и сверхурочные, если они оформлялись;
• ⏱️ сформируйте табель (Зарплата → Табели или через отчёты по учёту времени) и посмотрите итог часов по организации.

Как сделать П-4 в 1С: ЗУП и Бухгалтерии пошагово

Порядок действий в ЗУП 3.1 и БП 3.0 одинаковый, различается только источник данных.

Шаг 1. Создайте отчёт

1. Откройте Отчетность, справки → 1С-Отчетность.
2. Нажмите Создать.
3. В списке форм откройте группу «Статистика» или наберите «П-4» в строке поиска.
4. Выберите форму «П-4. Сведения о численности и заработной плате работников».
5. Укажите организацию и период: месяц или квартал.

Шаг 2. Заполните автоматически

Нажмите Заполнить. Программа рассчитает:

• 👥 среднюю численность: списочный состав без внешних совместителей, внешние совместители, работники по ГПХ;
• 💰 фонд начисленной заработной платы по тем же категориям;
• 💰 выплаты социального характера;
• ⏱️ отработанные человеко-часы работников списочного состава;
• 📌 списочную численность на конец периода.

Строка «всего по организации» заполняется целиком. Если у организации несколько видов деятельности по ОКВЭД2 и Росстат ждёт разбивку по ним, проверьте строки по видам вручную: их корректность зависит от того, как вы ведёте учёт по подразделениям.

Шаг 3. Проверьте и поправьте вручную

Любую ячейку можно исправить вручную двойным щелчком. Исправленные значения программа не перезапишет, пока вы снова не нажмёте Заполнить.

Повторное заполнение стирает ручные правки. Если вы что-то меняли руками, сначала запишите себе исправления, а потом перезаполняйте.

Шаг 4. Запишите отчёт и установите статус

Нажмите Записать. В списке 1С-Отчетности отчёт появится со статусом «В работе». Статус меняется после отправки и получения ответа от Росстата.

Сверка показателей П-4 и поиск расхождений

Цифры П-4 сравнивают с другими отчётами: Росстат видит и РСВ, и ЕФС-1, и при несостыковках может прислать запрос. Проверяйте три вещи.

Средняя численность

Средняя численность за месяц — это сумма списочной численности за каждый календарный день, делённая на число дней месяца. Выходные и праздники берут по предыдущему рабочему дню.

Пример. В организации 20 человек весь месяц, в 30-дневном месяце с 16-го числа приняли ещё двоих. Сумма по дням: 20 × 30 + 2 × 15 = 630. Средняя численность: 630 / 30 = 21.

Для сверки в ЗУП откройте кадровые отчёты (Кадры → Кадровые отчеты) и найдите отчёт по среднесписочной численности. Он считает по тем же правилам и показывает расшифровку по сотрудникам. Если итоги совпадают, а в П-4 другая цифра — проверьте, не попали ли внешние совместители в списочный состав.

Фонд заработной платы

Сформируйте Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ начислений и удержаний за тот же период. Сравните сумму начислений с ФОТ из П-4 плюс выплаты социального характера.

Разница почти всегда объясняется видами начислений:

• 📎 пособия за счёт Социального фонда (бывший ФСС, с 2023 года — СФР) в ФОТ не входят;
• 📎 материальная помощь и компенсации уходят в выплаты социального характера;
• 📎 начисление, у которого не задан учёт в статистике, может выпасть совсем.

Расшифруйте ячейку отчёта: в 1С-Отчетности у автозаполняемых показателей есть расшифровка — двойной щелчок по сумме или команда расшифровки на панели формы. Она покажет, из каких сотрудников и начислений сложилась сумма.

Отработанное время

Человеко-часы сверяйте с табелем. Грубая проверка: средняя численность списочного состава × норма часов месяца должна дать цифру того же порядка, что и в отчёте. Если в П-4 заметно меньше — не проведены часть кадровых документов или у части сотрудников не назначен график.

Выгрузка и отправка П-4 в Росстат

Сдать П-4 можно двумя способами.

Отправка через 1С-Отчетность

1. Откройте записанный отчёт.
2. Нажмите Проверить — программа проверит заполнение и контрольные соотношения.
3. Исправьте ошибки, если они есть, и проверьте повторно.
4. Нажмите Отправить и подпишите отчёт электронной подписью руководителя.
5. Следите за статусом в списке отчётов. Протокол проверки от Росстата появится там же.

Выгрузка в файл

В форме отчёта найдите команду выгрузки на командной панели (обычно в группе с кнопками печати и отправки). Сохраните XML-файл и загрузите его в программу оператора или на сайт Росстата. Формат файла 1С делает по шаблону Росстата, поэтому редактировать его вручную не нужно и нельзя: изменённый файл не пройдёт контроль.

Сроки и ответственность

Ежемесячную П-4 сдают не позднее 15-го числа следующего месяца, квартальную — не позднее 15-го числа месяца после квартала.

За непредставление или недостоверные данные по статье 13.19 КоАП РФ грозит штраф: должностному лицу — от 10 до 20 тыс. ₽, организации — от 20 до 70 тыс. ₽. Повторное нарушение обойдётся дороже: от 30 до 50 тыс. ₽ и от 100 до 150 тыс. ₽ соответственно.

Если отчёт уже сдан с ошибкой

Сформируйте исправленный отчёт за тот же период и отправьте его повторно, указав, что это корректирующий вариант. В 1С-Отчетности для этого есть отметка о корректировке в самом отчёте. Корректировку лучше отправить до того, как Росстат пришлёт запрос: исправление по своей инициативе, как правило, обходится без штрафа.

Ошибки при заполнении П-4 в 1С и как их устранить

Большинство проблем возникает не в самом отчёте, а в данных, из которых он заполняется.

Если не помогло

Когда цифры не сходятся после всех проверок, сравните П-4 с прошлым периодом. Сформируйте отчёт за предыдущий месяц и посмотрите, какая графа скачком изменилась. Затем ищите в кадровых документах и начислениях текущего месяца то, что появилось впервые: новый вид начисления, новый вид занятости, нового работника на ГПХ.

Если причину найти не удалось, заполните отчёт вручную по данным кадровых и зарплатных отчётов. Ручная форма ничем не хуже автоматической, но сохраните расчёт: при запросе Росстата вам нужно будет показать, откуда взялись цифры.

Частые вопросы о форме П-4 в 1С