Отправляем контрагенту комплект электронных документов из 1С за один раз

Чтобы создать пакет документов в 1С ЭДО, выделите в списке все документы для одного контрагента (например, три реализации за месяц и акт), нажмите в командной панели кнопку ЭДО и выберите отправку электронного документа. Программа сформирует по каждому учётному документу свой электронный, вы подпишете их одним действием и отправите разом.

Типичная ситуация: конец месяца, покупатель просит «закрывающие» одним комплектом — УПД на товары, акт на услуги, счёт на доплату и скан допсоглашения. Отправлять по одному долго, а ошибиться в реквизитах легко. Если подготовить реквизиты и маршрут подписания заранее, комплект уходит за пару минут и не возвращается с отказом.

1. Подготовка: реквизиты, настройки обмена и состав комплекта

Большая часть отказов при отправке комплекта возникает до нажатия кнопки. Проверьте три вещи.

Карточки организации и контрагента

• 🏢 ИНН, КПП и юридический адрес организации совпадают с данными ЕГРЮЛ. Ошибка в КПП — частая причина отклонения счёта-фактуры.
• 🤝 У контрагента заполнены ИНН и КПП, а у обособленного подразделения — свой КПП.
• 📄 В документах выбран правильный договор: он попадает в реквизиты УПД, и покупатель может отклонить документ с «чужим» договором.

Настройки ЭДО

Обмен с контрагентом должен быть настроен заранее. Общие параметры открываются в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Там же видны профили настроек и приглашения.

Перед формированием комплекта убедитесь:

1. Приглашение контрагенту принято, и в списке настроек ЭДО у него стоит признак, что обмен разрешён.
2. Для нужных видов документов включена отправка. Реализация может уходить как УПД со статусом «1» (счёт-фактура + передаточный документ) или со статусом «2» (только первичка). Это задаётся в настройках отправки по контрагенту.
3. Сертификат подписи действителен и добавлен в настройки ЭДО организации. Проверить срок действия удобно в списке сертификатов: просроченный сертификат программа не предложит при подписании.

Состав комплекта

Соберите на бумаге, что именно уходит. Это помогает не забыть документ и не отправить лишний.

Если в комплекте есть счёт-фактура, подписывать его нужно только квалифицированной электронной подписью. Первичку закон позволяет подписывать и неквалифицированной, если это прописано в соглашении с контрагентом.

Почему УПД сокращает комплект

Если отгрузить товар и оформить отдельно накладную и счёт-фактуру, в комплекте будет два документа с разными регламентами. УПД со статусом «1» объединяет их в один файл: одна подпись продавца, одна ответная подпись покупателя, один статус для контроля. При 20 отгрузках в месяц это 20 документов вместо 40.

Выбор статуса УПД для конкретного покупателя задают в настройках отправки, а не в каждом документе. Договоритесь с контрагентом заранее, какой вариант он принимает: некоторые учётные системы покупателей настроены только на раздельную схему.

2. Как сделать пакет документов в 1С ЭДО из списка

Основной способ — групповая отправка из журнала документов. Покажем на реализациях в 1С:Бухгалтерии 3.0, в УТ 11 и КА 2 логика та же.

Отбор документов

1. Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Установите отбор по контрагенту и периоду. Так проще увидеть все документы, которые должны уйти вместе.
3. Выделите нужные строки: Ctrl + щелчок мышью по каждой или Shift для диапазона.

Формирование электронных документов

1. В командной панели нажмите ЭДО.
2. Выберите команду отправки электронного документа. Для нескольких выделенных документов 1С сформирует электронные документы по каждому.
3. Откроется форма просмотра. Пролистайте документы: проверьте суммы, договор, грузополучателя.

Добавление документов из других разделов

Счёт покупателю, акт сверки и корректировочный УПД формируются из своих журналов. Тот же приём: открыть журнал, выделить, ЭДО, отправить. Контрагент получит их в одном потоке входящих, но каждый будет отдельной карточкой.

Документы, которых нет в учёте

Договор или письмо в PDF отправляют произвольным документом ЭДО. Его создают из рабочего места «Текущие дела ЭДО» или из архива электронных документов: выберите создание нового документа, вид «произвольный», приложите файл, укажите организацию и получателя.

💡 Название файла сделайте понятным: Допсоглашение_3_к_договору_15.pdf читается лучше, чем scan0001.pdf. Получатель видит именно его.

3. Маршрут подписания и правила доставки

Когда документов много, а подписантов несколько, важно настроить, кто и в каком порядке ставит подпись.

Маршрут подписания

В настройках ЭДО организации задаётся маршрут подписания. Варианты:

• ✍️ Одной доступной подписью — подходит небольшой фирме, где подписывает один человек (директор или главбух по МЧД).
• 👥 Свой маршрут — когда, например, акты подписывает главбух, а УПД на крупные суммы — директор. Маршрут создают как отдельный элемент и указывают, какие сертификаты участвуют.

Если маршрут не настроен, документ при групповой отправке остановится на этапе подписания у того, кто не может его подписать. Это частая причина «зависшего» комплекта.

МЧД для подписанта

Сотрудник, который подписывает своей КЭП, а не КЭП руководителя, должен иметь машиночитаемую доверенность. Формат МЧД утверждён ФНС, оператор ЭДО его не меняет. В 1С доверенность загружают или регистрируют в настройках ЭДО и привязывают к сертификату сотрудника.

Правила доставки

Для каждого контрагента в настройках отправки определено:

У крупных покупателей несколько идентификаторов ЭДО — по филиалам. Проверьте, что выбран нужный: иначе комплект уйдёт в головной офис, а бухгалтерия филиала его не увидит.

4. Подписание комплекта электронной подписью

После формирования электронных документов их нужно подписать. Подписывать по одному не обязательно.

1. Откройте «Текущие дела ЭДО». В БП 3.0 рабочее место доступно из разделов Продажи и Покупки.
2. Перейдите в группу документов, которые ждут подписания.
3. Выделите все документы комплекта.
4. Нажмите команду подписания и отправки. Программа запросит пароль или PIN-код от сертификата один раз на всю группу.

Если используется облачная подпись или подпись в сервисе оператора, вместо PIN-кода придёт код подтверждения. Если подписантов по маршруту двое, первый подписывает и передаёт, документы появятся у второго в той же группе.

5. Отправка и контроль статусов доставки

Отправка

Если в настройках включена отправка сразу после подписания, комплект уходит автоматически. Если нет — после подписи документы ждут в группе «к отправке», и их отправляют отдельной командой. Это удобно, когда бухгалтер готовит комплект, а отправляет руководитель после проверки.

Где смотреть, дошёл ли пакет

В «Текущих делах ЭДО» документы разложены по группам по тому, чего ждёт обмен: подписи, отправки, ответа контрагента. Пока покупатель не подписал документ, он остаётся в группе ожидания.

Что проверить:

• 📬 Оператор подтвердил доставку. Без этого отправка не считается завершённой.
• ✅ Контрагент поставил ответную подпись на документы, где она требуется.
• ❌ Нет отказов и уточнений. Отказ по одному документу не отменяет остальные — их обмен завершается как обычно.
• 🔄 Счёт-фактура: прошли все служебные документы регламента. Программа обрабатывает их автоматически при обмене.

Статус также виден в карточке учётного документа: внизу формы реализации есть строка состояния ЭДО со ссылкой на электронный документ.

Как ускорить ответ контрагента

Если покупатель долго не подписывает, нажмите в карточке электронного документа отправку повторного уведомления, если она есть у вашего оператора, или просто позвоните. Обычно документ лежит в «непрочитанных» у менеджера, а не у бухгалтера.

Аннулирование одного документа из комплекта

Бывает, что в отправленный комплект попал лишний документ или документ с ошибкой, а покупатель уже его подписал. Отклонить подписанный документ нельзя, его аннулируют.

1. Откройте электронный документ из карточки реализации или из архива ЭДО.
2. Выберите команду аннулирования и укажите причину понятным текстом: «Ошибочно отправлен, дубль УПД от 30.09».
3. Дождитесь, пока контрагент подтвердит аннулирование. Пока подтверждения нет, документ считается действующим.

Остальные документы комплекта аннулирование не затрагивает. Если ошибка в сумме или количестве, аннулирование часто не лучший путь: корректировочный или исправительный УПД сохраняет историю и понятнее налоговой.

6. Частые сбои при отправке комплекта и что с ними делать

Чего не делать

• 🚫 Не удаляйте учётный документ, по которому уже ушёл электронный. Связь сломается, а у покупателя документ останется.
• 🚫 Не правьте проведённую реализацию после отправки «тихо». Сумма в учёте разойдётся с подписанным УПД. Для исправления есть исправительный или корректировочный документ.
• 🚫 Не отправляйте комплект на старую настройку, если контрагент сменил оператора. Сначала получите новое приглашение.

7. Вопросы, которые задают после первой отправки