Папки в справочниках 1С 8.3: создаём группу, переносим элементы, настраиваем права

Чтобы сделать папку в 1С, откройте нужный справочник (например, Справочники → Товары и услуги → Номенклатура), встаньте в ту группу, внутри которой нужна новая папка, и нажмите кнопку Создать группу или Ctrl+F9. Введите наименование и нажмите Записать и закрыть. Папка сразу появится в списке.

Частое заблуждение — искать в 1С «папки» как в проводнике Windows. В 1С:Предприятии 8.3 папка — это группа иерархического справочника. Она не хранит файлы, а объединяет элементы: товары, контрагентов, статьи затрат. Если кнопки создания группы нет, значит справочник не иерархический или иерархия в нём устроена иначе. Как это проверить и исправить — ниже по разделам.

Как устроена иерархия справочников в 1С 8.3

Справочник в 1С бывает простым списком или деревом. Дерево включает разработчик в Конфигураторе, и у него два вида:

Папки в привычном смысле дают только справочники с иерархией групп и элементов. Во втором случае кнопки «Создать группу » не будет: вложенность задаётся полем «Родитель» или «Входит в» у самого элемента.

Что нужно знать о группах до начала работы:

• 📁 Группа — полноценная запись справочника. У неё есть код, наименование, пометка удаления.
• 🔗 Элемент лежит ровно в одной группе. Положить товар сразу в две папки нельзя.
• 🧱 У группы обычно меньше реквизитов, чем у элемента. Например, у группы номенклатуры нет единицы измерения и ставки НДС.
• 🚫 Группу, как правило, нельзя выбрать в документе вместо элемента. В поле «Номенклатура» накладной папку не подставить.
• 🔢 Глубина вложенности может быть ограничена. Это настройка справочника, а не ошибка программы.

Сначала структура, потом папки

Папки, созданные «по ходу», через год превращаются в свалку: «Разное», «Новая группа 1», «Товары Иванова». Перед созданием набросайте дерево на бумаге и договоритесь с коллегами о трёх вещах:

1. Принцип деления. По виду товара, по поставщику или по направлению бизнеса — выберите один. Смешивать принципы на одном уровне нельзя: иначе один товар подходит в две папки сразу.
2. Глубина. Для большинства справочников хватает двух уровней: «Электротовары → Кабель». Третий уровень оправдан, если в папке больше сотни элементов.
3. Кто отвечает. Новые папки создаёт один человек или узкий круг. Остальные кладут элементы в существующие.

Отдельную папку «Архив» стоит завести сразу. Туда переносят то, что больше не используют, но удалить нельзя из-за ссылок в документах.

Создание папки в справочнике: пошагово

Порядок одинаковый для любого иерархического справочника — Номенклатуры, Контрагентов, Статей движения денежных средств.

Шаг 1. Включите показ дерева

1. Откройте справочник.
2. Если групп не видно, нажмите Ещё → Режим просмотра.
3. Выберите Иерархический список или Дерево.

В режиме Список все элементы показываются подряд, без папок. Создать группу можно и так, но не видно, куда она попала.

Шаг 2. Выберите место для новой папки

• Чтобы создать папку верхнего уровня, поднимитесь в корень списка.
• Чтобы создать вложенную папку, откройте или выделите группу-родителя.

Новая группа создаётся внутри той, в которой вы сейчас стоите. Родителя потом можно поменять, но проще сразу встать куда нужно.

Шаг 3. Создайте группу

1. Нажмите Создать группу на командной панели. Кнопка с иконкой папки и плюсом. Если её не видно, поищите в меню Ещё.
2. Или нажмите Ctrl+F9 — это стандартная клавиша создания группы в 1С.
3. В открывшейся форме заполните Наименование. Поле родителя («Группа» или «Родитель») уже заполнено текущей папкой.
4. Нажмите Записать и закрыть.

Шаг 4. Создавайте элементы сразу внутри папки

Встаньте в нужную группу и нажмите Создать. Новый элемент автоматически получит эту папку как родителя. Так не придётся переносить его потом.

Как переименовать или удалить папку

• ✏️ Переименовать: откройте группу двойным щелчком, исправьте наименование, запишите. Элементы внутри не меняются.
• 🗑️ Удалить: выделите группу и нажмите Del (пометка на удаление).

Пометка группы на удаление помечает и всё её содержимое — вложенные папки и элементы. Если внутри есть рабочие товары или контрагенты, сначала перенесите их в другую папку.

Окончательно помеченные объекты удаляются обработкой удаления помеченных объектов в разделе Администрирование → Обслуживание. Программа не удалит элемент, на который ссылаются документы, и покажет, где он используется.

Если справочник не иерархический: настройка в Конфигураторе

Это задача для администратора или разработчика. Пользователь в режиме «Предприятие» иерархию включить не может.

Типовую конфигурацию на поддержке так менять не стоит. Изменение снимет объект с поддержки и усложнит обновления. Для типовых баз используйте расширение конфигурации или обратитесь к разработчику. Ниже — путь для собственных справочников и доработанных баз.

1. Сделайте резервную копию базы .
2. Откройте Конфигуратор, Конфигурация → Открыть конфигурацию.
3. Найдите справочник в дереве метаданных и откройте его двойным щелчком.
4. Перейдите на вкладку Иерархия.
5. Установите флажок Иерархический справочник.
6. В поле Вид иерархии выберите «Иерархия групп и элементов».
7. При необходимости задайте Ограничение количества уровней иерархии и число уровней.
8. Сохраните конфигурацию и обновите конфигурацию базы данных (F7).

Для обновления структуры нужен монопольный доступ: попросите пользователей выйти из базы заранее.

Ещё две настройки, которые стоит проверить сразу:

Общие элементы, папки и обмен данными

Раз элемент живёт только в одной папке, вопрос «как сделать общий товар для двух групп» решается не папками.

Когда одной иерархии мало

• 🏷️ Дополнительные реквизиты и сведения. В типовых конфигурациях на БСП можно добавить своё поле — например, «Бренд» или «Сезон» — и фильтровать список по нему. Это вторая классификация поверх папок.
• 📊 Отдельные справочники-классификаторы. В Бухгалтерии 3.0 для учёта выручки и затрат есть Номенклатурные группы. Они не связаны с папками номенклатуры: товар из папки «Канцелярия» может относиться к номенклатурной группе «Основная продукция».
• 🔍 Отбор вместо папки. Если нужно временно собрать элементы по признаку, удобнее настроить отбор в списке, чем городить ещё одну папку.

Папки при синхронизации баз

Когда базы обмениваются данными (например, торговая база и бухгалтерия), группы справочников переносятся вместе с элементами. Отсюда типичные эффекты:

• 📂 в базе-приёмнике появляются папки, которых там никто не создавал;
• 👯 появляются дубли папок с одинаковым именем, если их создали вручную в обеих базах;
• 🔄 перенесённый вручную элемент при следующем обмене возвращается в исходную папку.

Правило простое: структуру папок ведите в одной базе — той, что является источником справочника по правилам обмена. Во второй базе папки этого справочника вручную не трогайте.

Права доступа к папкам

Сама по себе папка не имеет отдельных прав. Права на чтение, добавление и изменение выдаются на весь справочник. Кто может создавать товары, тот может создавать и группы номенклатуры.

Кто может создавать папки

В типовых конфигурациях права настраивают через профили групп доступа:

1. Откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав.
2. Перейдите в Группы доступа или Профили групп доступа.
3. Проверьте, есть ли у профиля пользователя право добавлять и изменять нужный справочник.

Если пользователь видит список, но кнопка Создать группу недоступна, причина почти всегда в профиле: права есть только на чтение.

Как ограничить видимость отдельных папок

Скрыть от пользователя одну папку стандартными профилями нельзя. Для этого нужно ограничение доступа на уровне записей.

• В конфигурациях на БСП есть флажок Ограничивать доступ на уровне записей в разделе Администрирование → Настройки пользователей и прав. Какие справочники он затрагивает, зависит от конфигурации.
• Ограничение именно по папкам (по полю «Родитель») — доработка. Её делает разработчик через шаблоны ограничения доступа.

Как перенести много элементов в другую папку

Перекладывать товары по одному не нужно. В 1С есть три способа массового переноса.

Способ 1. Команда «Переместить в группу»

1. Выделите элементы: Ctrl + щелчок — по одному, Shift + щелчок — диапазон, Ctrl+A — всё в текущей папке.
2. Нажмите Ctrl+Shift+M или найдите команду Переместить в группу в меню Ещё.
3. В окне выбора укажите папку назначения и подтвердите.

Этот способ переносит и элементы, и целые папки со всем содержимым.

Способ 2. Перетаскивание

Включите режим Дерево или Иерархический список. Выделите элементы и перетащите их мышью на нужную папку. Программа спросит подтверждение или перенесёт сразу — зависит от формы.

Способ 3. Групповое изменение реквизитов

Подходит, когда надо перенести, например, все товары с «кабель» в наименовании из десятка разных папок.

1. Откройте Администрирование → Обслуживание и найдите обработку Групповое изменение реквизитов.
2. Выберите справочник.
3. Настройте отбор: по наименованию, текущей папке, виду номенклатуры.
4. В списке реквизитов отметьте поле родителя (группы) и укажите новую папку.
5. Нажмите Изменить реквизиты.

Почему папка не создаётся и другие ошибки

Частые вопросы