Как сделать перерасчёт зарплаты в 1С ЗУП

Перерасчёт зарплаты в 1С ЗУП 3.1 запускается не отдельной кнопкой «пересчитать всё», а через механизм перерасчётов: программа сама фиксирует, по каким сотрудникам изменились данные прошлых месяцев, и предлагает доначислить или сторнировать суммы в текущем периоде. Увидеть список таких сотрудников можно в разделе Зарплата → ссылка Перерасчёты, а сам результат попадает в документ Начисление зарплаты и взносов на закладку Доначисления, перерасчёты.

Ниже разберём, когда перерасчёт нужен, как работает его регистрация, чем отличается пересчёт текущего документа от исправления прошлого периода и как проверить, что суммы встали правильно. Отдельно — про больничные и отпускные, где пересчёт идёт через сторнирование среднего заработка.

Когда зарплату приходится пересчитывать

Перерасчёт нужен каждый раз, когда данные, влияющие на уже рассчитанный период, меняются «задним числом». Самые частые ситуации:

• 🧾 Кадровое изменение прошлым месяцем. Провели приказ о повышении оклада или переводе с датой в закрытом периоде — начисления за тот месяц уже не совпадают с новым окладом.
• 📅 Поздно поданный документ. Больничный, отпуск за свой счёт или прогул пришли после того, как зарплата за месяц уже начислена и выплачена.
• ⚙️ Изменение настроек начисления. Поправили формулу вида начисления, показатель или график — расчёт прошлых месяцев перестал соответствовать настройке.
• 💰 Ошибка в данных для среднего. Нашли неучтённую премию или, наоборот, лишнее начисление в расчётном периоде — средний заработок для отпускных и больничных «поехал».
• 🔁 Индексация и доначисления. Решение об индексации заработка принято с датой в прошлом.

В каждом из этих случаев «переделывать» уже проведённый и выплаченный документ прошлого месяца не нужно и опасно — суммы за закрытый период уже попали в отчётность и в выплату. ЗУП устроен иначе: разницу он показывает в текущем месяце отдельной строкой доначисления или сторно.

Как работает механизм регистрации перерасчётов

Когда вы меняете что-то, влияющее на закрытый период, ЗУП не пересчитывает всё молча. Он записывает «долг на перерасчёт»: по какому сотруднику и за какой месяц расчёт устарел. Эти записи и есть содержимое служебного списка Перерасчёты.

Открыть его: раздел Зарплата → команда Перерасчёты (ссылка в списке сервисных команд раздела). В окне — таблица с сотрудниками, видами начислений и месяцами, по которым нужно пересчитать.

Что важно понимать про этот список:

1. Он наполняется автоматически. Вы не добавляете строки вручную — они появляются после проведения кадровых документов или изменения настроек задним числом.
2. Строка остаётся висеть, пока перерасчёт не выполнен. Пока в списке есть записи — значит, есть расхождения, которые ещё не попали в начисление.
3. Запись закрывается, когда соответствующая сумма рассчитана в документе Начисление зарплаты и взносов текущего месяца.

Если в списке Перерасчёты есть строки, а зарплата за текущий месяц уже рассчитана и закрыта, эти суммы в расчёт не попали — их нужно добрать.

Проще всего не держать этот список в голове, а выполнять перерасчёт прямо при начислении зарплаты: документ сам подтянет накопившиеся расхождения.

Пересчёт при начислении зарплаты за месяц

Самый частый способ — дать программе добрать разницу в очередном Начислении зарплаты и взносов.

Порядок действий:

1. Откройте раздел Зарплата → Начисления зарплаты и взносов и создайте документ за текущий месяц (или откройте уже созданный).
2. Нажмите Заполнить. Если по кому-то из сотрудников есть незакрытые перерасчёты прошлых периодов, программа посчитает разницу и вынесет её на отдельную закладку.
3. Перейдите на закладку Доначисления, перерасчёты. Здесь видно: сотрудник, вид начисления, месяц, за который идёт перерасчёт, и сумма (положительная — доначисление, отрицательная — сторно).
4. Проверьте строки, при необходимости раскройте расчёт по сотруднику кнопкой-«карандашом» или через подробный расчёт.
5. Проведите документ.

Таким образом, за октябрь сотрудник получит и зарплату октября, и доначисление за сентябрь — двумя отдельными строками, каждая со своим месяцем. Это корректно и для НДФЛ, и для взносов: программа относит суммы к нужным периодам.

Пересчитать одного сотрудника в текущем документе

Если изменение коснулось одного-двух человек уже в пределах текущего месяца (например, донесли табель), пересчитывать весь документ не нужно:

• В Начислении зарплаты и взносов выделите нужных сотрудников на закладке Начисления.
• Воспользуйтесь командой пересчёта выделенных строк в командной панели таблицы — программа пересчитает только их, не трогая остальных.

Так удобно, когда документ большой и полный пересчёт занимает время.

Помощник и сервисные команды раздела «Зарплата»

Отдельного «мастера перерасчёта всего и сразу» в ЗУП 3.1 нет, и это нормально: массовый пересчёт обычно не требуется, а точечный безопаснее. Но сервисные инструменты, которые помогают навести порядок, в разделе Зарплата собраны:

• Перерасчёты — тот самый список-индикатор расхождений. С него удобно начинать: он показывает, по кому вообще есть что пересчитывать.
• Начисления зарплаты и взносов — основной документ, через который разница попадает в расчёт текущего месяца.
• Перепроведение документов месяца — если изменились общие настройки, иногда достаточно перепровести документы периода, чтобы расчёт встал по новым правилам. Делайте это на документах открытого периода, закрытые и выплаченные не трогайте.

Для разовых точечных задач (пересчитать премию, доначислить разовую сумму) используйте профильные документы — Премия, Разовое начисление, — а не ручную правку закрытого расчёта.

Документы-основания: с чего начинается перерасчёт

Перерасчёт почти никогда не делается «сам по себе» — у него всегда есть документ-основание, который изменил исходные данные. Понимать эту связку важно, чтобы не пересчитывать следствие, забыв про причину.

Логика работы такая:

1. Проводите (или исправляете) документ-основание с датой в прошлом периоде.
2. ЗУП регистрирует перерасчёт по затронутым сотрудникам.
3. Разница добирается в Начислении зарплаты и взносов текущего месяца.

Если документ-основание ошибочно провели не тем числом, сначала поправьте его дату или период действия, и только потом смотрите результат в начислении. Менять местами эти шаги бессмысленно — расчёт всё равно оттолкнётся от данных основания.

Больничные и отпускные: пересчёт через сторнирование

С больничными и отпусками перерасчёт устроен сложнее, потому что это не оклад за дни, а расчёт от среднего заработка. Правила исчисления среднего закреплены в ст. 139 ТК РФ и Постановлении Правительства № 922, и программа считает по ним. Если данные расчётного периода изменились, прежний результат нужно отменить и посчитать заново.

В ЗУП для этого есть механизм исправления документа:

1. Откройте проведённый документ Отпуск или Больничный лист.
2. Нажмите Исправить — программа создаст документ-исправление, связанный с исходным.
3. В исправлении пересчитается средний заработок уже по актуальным данным.
4. При проведении программа сторнирует прежнюю сумму и начислит новую. Разница — доначисление или удержание — попадёт в текущий расчёт.

Почему именно так, а не правкой исходного документа:

• ✅ Сохраняется история: видно и первоначальный расчёт, и исправленный.
• ✅ Корректно разносятся НДФЛ и взносы по периодам.
• ✅ Выплаченная ранее сумма не теряется — программа учитывает её и считает только разницу.

Отдельно про отзыв из отпуска: если сотрудника отозвали, отпускные за неиспользованные дни пересчитываются, а излишек идёт в зачёт будущих выплат. Прикинуть сумму к возврату удобно отдельным расчётом ещё до проведения.

На что ещё обратить внимание при пересчёте среднего:

• 📆 Сдвиг расчётного периода. Если исправление делается в другом месяце, расчётный период для среднего не «переезжает» задним числом — программа считает по тем 12 месяцам, что предшествуют месяцу события (началу отпуска, болезни), а не месяцу исправления.
• 📈 Доначисленная премия в расчётном периоде. Премию, которую донесли задним числом, программа включит в средний только после того, как она попадёт в данные нужных месяцев. Поэтому сначала проводим Премию правильным периодом, потом исправляем отпуск или больничный.
• 💵 Минимальный размер. Больничный не может быть ниже расчёта по МРОТ за полный месяц — при пересчёте программа это сравнение выполняет сама, но итог стоит проверить, если стаж или заработок у сотрудника небольшие.

Как проверить результат перерасчёта

После проведения нужно убедиться, что разница посчитана верно и относится к нужному периоду. Что смотреть:

• 📄 Расчётный листок (Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок). Доначисления и сторно показываются отдельными строками с указанием месяца, за который они сделаны. Это главный документ для сверки с сотрудником.
• 📊 Анализ зарплаты по сотрудникам — сводно по подразделению или организации, удобно ловить аномалии: отрицательные итоги, задвоения.
• 🧮 Полный свод начислений, удержаний и выплат — для контроля общих сумм по организации за месяц.

Признаки, что перерасчёт выполнен полностью:

1. Список Перерасчёты по этим сотрудникам пуст — открытых строк не осталось.
2. В расчётном листке суммы за прошлый период стоят отдельно и с правильным знаком.
3. Итог «к выплате» совпадает с ожидаемым: зарплата текущего месяца плюс/минус разница.

Типичные ошибки и как их избежать

Разберём промахи, которые чаще всего ломают перерасчёт. Это не повтор шагов выше — здесь про то, что легко упустить.

Ещё несколько ориентиров:

• Не пересчитывайте вручную закрытый и выплаченный период — сломаете сверку с уже сданной отчётностью.
• Следите за датами документов-оснований: ошибка в дате перевода или приказа тянет за собой неверный перерасчёт.
• Напомним: с 2023 года ФСС и ПФР объединены в СФР — проверяйте, что пересчитанные взносы и выплаты по больничным уходят по актуальным правилам.

Частые вопросы