Перерасчёт начислений в 1С ЗУП 3.1: от изменений задним числом до проверки сумм

Перерасчет зарплаты в 1С ЗУП 3.1 делают двумя способами. Если ошибка в текущем, ещё не закрытом месяце — исправляют исходный кадровый документ и нажимают Пересчитать в документе Начисление зарплаты и взносов. Если месяц уже закрыт и зарплата выплачена — вносят изменение задним числом (перевод, больничный, табель) или командой Исправить, а разница попадает в начисление следующего месяца отдельными строками перерасчета.

Типичная ситуация: 25-го числа кадровик приносит приказ о повышении оклада с 1-го числа прошлого месяца. Зарплата за прошлый месяц уже начислена и выплачена. Удалять и перепроводить старые документы не нужно — программа сама увидит, что данные за закрытый период изменились, и предложит доначислить разницу.

Откуда берутся перерасчёты: что именно изменилось

Перед тем как что-то пересчитывать, разберитесь, что сдвинуло сумму. От причины зависит способ исправления.

Основные источники перерасчёта:

• 📄 Кадровый документ задним числом — Кадровый перевод или Изменение оплаты труда с датой в уже рассчитанном месяце: новый оклад, надбавка, перевод на другой график.
• 🏥 Больничный за прошлый период — сотрудник принёс лист нетрудоспособности после закрытия месяца, а оклад за эти дни уже начислен полностью.
• 🏖 Отпуск, командировка, отсутствие — документ оформили позже, чем рассчитали зарплату.
• 🗓 Табель — исправили отработанные часы, сверхурочные, ночные, выходные.
• ✏️ Ошибка в самом начислении — неверная премия, лишняя строка, ручная правка суммы.

Как ЗУП это фиксирует. При проведении документа с датой в уже рассчитанном периоде программа регистрирует перерасчёт по сотруднику и месяцу. При следующем заполнении Начисление зарплаты и взносов эти записи подтягиваются автоматически. Список зарегистрированных перерасчётов можно открыть из раздела Зарплата — найдите его поиском по разделу по слову «Перерасчеты».

Пересчёт документа начисления в текущем месяце

Самый безопасный вариант — когда ошибку нашли до выплаты. Документ ещё «живой», его можно перезаполнить без хвостов.

1. Исправьте первопричину: кадровый документ, табель, документ отсутствия. Проведите его.
2. Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и нужный документ за месяц.
3. Если поменялись данные одного-двух человек, выделите их строки и выполните пересчёт по сотруднику (команда пересчёта есть в табличной части). Если изменения массовые — нажмите Заполнить, документ соберётся заново.
4. Проверьте, что сумма изменилась на ожидаемую величину. Перейдите на вкладки НДФЛ и Взносы — они пересчитываются вместе с начислениями.
5. Проведите документ и перезаполните ведомость на выплату, если она уже создана, но деньги ещё не ушли.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 22 рабочих дня. Сотрудник взял 2 дня без сохранения зарплаты, а документ оформили после расчёта. До исправления начислено 60 000 ₽. После ввода отсутствия и пересчёта: 60 000 / 22 × 20 = 54 545,45 ₽. Разница 5 454,55 ₽, НДФЛ уменьшится на 709 ₽ (5 454,55 × 13 % ≈ 709,09).

Исправление и сторно начислений за закрытый период

Когда месяц закрыт и по нему сдана отчётность, исходные документы не трогают. Вместо этого создают исправление. В ЗУП 3.1 у документов начислений — больничных, отпусков, премий, разовых начислений — есть команда Исправить.

Как работает исправление:

1. Откройте исходный документ прошлого месяца.
2. Нажмите Исправить. Создастся новый документ того же вида со ссылкой на исправляемый.
3. В новом документе укажите правильные данные: суммы, даты, процент.
4. Месяц начисления — текущий. Программа сторнирует движения исходного документа и вводит новые.
5. Проведите документ. Разница попадёт в текущий месяц, а не перепишет прошлый.

Что такое сторно на практике. Начисление прошлого месяца отражается с минусом, рядом — новое начисление с правильной суммой. В расчётном листке сотрудник увидит обе строки с указанием периода, к которому они относятся.

Если документ нужно не исправить, а полностью отменить (например, больничный ввели ошибочно), используйте сторнирование: в больничных листах есть такая возможность, она отменяет начисления исходного документа целиком, не создавая новых.

Перерасчёт зарплаты при изменении оклада, тарифа или графика

Повышение оклада задним числом — самый частый случай. Порядок такой:

1. Оформите Кадровый перевод (или Изменение оплаты труда для группы) с датой, с которой действует новый оклад.
2. Проведите документ. ЗУП зарегистрирует перерасчёт за все уже рассчитанные месяцы, начиная с этой даты.
3. В текущем месяце откройте Начисление зарплаты и взносов и нажмите Заполнить.
4. В документе появятся строки за прошлые периоды: сторно старого оклада и начисление по новому. Итог — доплата разницы.

Пример с числами. Оклад был 50 000 ₽, с 1 сентября стал 56 000 ₽. Приказ подписали в октябре, сентябрь уже выплачен. В октябрьском начислении появятся строки за сентябрь: −50 000 ₽ и +56 000 ₽. Доплата — 6 000 ₽, с неё НДФЛ 780 ₽ (6 000 × 13 %).

С графиком та же логика. Если сотрудника перевели с пятидневки на сменный график задним числом, сначала проверьте, что новый график заполнен на нужный период. Иначе перерасчёт посчитает норму по пустому графику и обнулит оклад.

Отдельная история — повышение окладов по всей организации. По ст. 139 ТК РФ при повышении окладов средний заработок индексируется. ЗУП умеет учитывать коэффициент повышения автоматически, но только если повышение отмечено как общее для организации или подразделения в документе изменения оплаты. Если отметку не поставили, отпускные посчитаются по старой базе — проверьте это до расчёта ближайших отпусков.

Больничные и отпуска при перерасчёте

Здесь пересекаются два расчёта: оклад за дни и пособие или отпускные. Ошибки чаще всего именно тут.

Больничный за прошлый месяц. Сотрудник болел с 25 по 30 сентября, лист принёс 5 октября. Сентябрьская зарплата начислена полностью.

1. Введите Больничный лист с датами 25–30 сентября, месяц начисления — октябрь.
2. Рассчитайте пособие, проведите документ.
3. В октябрьском Начислении зарплаты и взносов нажмите Заполнить.
4. Появятся строки за сентябрь: сторно оклада за дни болезни. Сумма к выплате уменьшится на этот оклад, но увеличится на пособие.

Если за дни болезни оклад был больше пособия, разница может выйти в минус. Тогда у сотрудника возникает долг за предприятием. Взыскивать его можно только в случаях, перечисленных в ст. 137 ТК РФ, а не просто потому, что программа показала минус.

Отпуск задним числом. Логика та же: оклад за дни отпуска сторнируется, начисляются отпускные. Важное отличие — отпускные выплачивают заранее, поэтому поздний ввод отпуска — уже нарушение срока выплаты. Перерасчёт закроет суммы, но не сроки.

Перерасчёт отпускных после изменения базы. Если после расчёта отпуска выяснилось, что в расчётном периоде была недоначислена премия, ЗУП предложит пересчитать средний. Делают это через Исправить в документе Отпуск: программа заново соберёт базу и покажет доплату.

НДФЛ и взносы при перерасчёте

Перерасчёт затрагивает не только начисления. Налог и взносы тоже меняются, и путать периоды здесь нельзя.

НДФЛ. Датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который он начислен (ст. 223 НК РФ). Но удержание происходит при ближайшей выплате (ст. 226 НК РФ). На практике:

• 📈 доплата за прошлый месяц увеличивает доход и налог, удерживаемый при выплате в текущем месяце;
• 📉 сторно уменьшает доход, и ЗУП пересчитывает налог — излишне удержанный НДФЛ зачтётся в счёт будущих удержаний или вернётся по заявлению сотрудника;
• 📊 в 6-НДФЛ суммы попадают по датам выплаты, поэтому доплата в октябре за сентябрь окажется в отчёте того квартала, где её выплатили.

Страховые взносы. Взносы ЗУП относит к периоду, за который сделан перерасчёт. Если этот месяц входит в квартал, по которому РСВ уже сдан, после перерасчёта проверьте, не нужен ли корректирующий расчёт. Сравните суммы в отчёте и в базе за тот же месяц.

Как проверить результат и найти ошибку

После перерасчёта не проводите ведомость сразу. Сначала сверьте суммы.

Чем проверять:

• 🧾 Расчётный листок — по каждому сотруднику видно строки текущего месяца и перерасчёты за прошлые периоды с указанием периода. Если строки за прошлый месяц нет, перерасчёт не подтянулся.
• 📑 Анализ начислений и удержаний — отчёт показывает начисления в разрезе периодов. Сгруппируйте по сотруднику и периоду: сумма за прошлый месяц после перерасчёта должна совпасть с правильной.
• 🔍 Список перерасчётов — если запись по сотруднику осталась, значит её ещё не обработали ни одним начислением.

Частые причины расхождений:

Как сократить число перерасчётов

Полностью избавиться от них нельзя, но лишние строки в расчётном листке путают и сотрудников, и проверяющих.

• 📬 Договоритесь с кадровиками о сроке: приказы, больничные и заявления на отпуск — до даты расчёта зарплаты.
• 🔒 Закрывайте период датой запрета редактирования после сдачи отчётности. Тогда изменение задним числом не пройдёт незаметно.
• 🧮 Перед расчётом месяца открывайте список перерасчётов: если в нём есть записи, разберитесь с ними до заполнения начисления.

Частые вопросы по перерасчёту зарплаты