Пересортица товаров в 1С: документы, зачёт и проводки

Сделать пересортицу в 1С можно двумя путями. В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа нет: пересортицу оформляют тройкой Инвентаризация товаров → Списание товаров (недостача) → Оприходование товаров (излишек), а зачёт делают ручной операцией Дт 91.01 Кт 94. В УТ 11, Комплексной автоматизации и ERP есть готовый документ «Пересортица товаров» в журнале складских актов: он сам переносит себестоимость со списанной позиции на оприходованную.

Какой путь выбрать — решает конфигурация, а не вкус. Ниже — порядок действий для обеих, проводки на примере с числами и способы исправить ошибку, если пересортицу провели не так.

Чем пересортица отличается от обычной недостачи и излишка

Пересортица — это когда по одной позиции товара не хватает, а по похожей ровно столько же лишнего. Классика: продали рубашку 48-го размера, а со склада отгрузили 50-ю. В учёте висит минус по одному артикулу и плюс по другому.

При обычной инвентаризации недостачу и излишек оформляют независимо:

• 📉 недостачу списывают на виновное лицо или в прочие расходы;
• 📈 излишек приходуют в прочие доходы.

При пересортице их можно зачесть друг против друга. Методические указания по инвентаризации (приказ Минфина № 49) разрешают зачёт только как исключение и только при четырёх условиях:

1. Один и тот же проверяемый период.
2. Одно и то же материально ответственное лицо.
3. Товары одного наименования (близкие позиции: размеры, цвета, сорта одного товара).
4. Тождественные количества: недостача 10 шт. закрывается излишком 10 шт., не 8 и не 12.

Разница в цене — частая ситуация. Если недостающий товар дороже найденного, разницу взыскивают с виновного. Виновного нет — разница уходит на финансовый результат.

Подготовка: убедитесь, что это действительно пересортица

Прежде чем что-то проводить, проверьте остатки. Половина «пересортиц» на деле оказывается непроведённым документом или ошибкой в приходной накладной.

Порядок проверки:

1. Сформируйте оборотно-сальдовую ведомость по счёту 41 с разбивкой по номенклатуре и складам (в БП) или отчёт по остаткам товаров на складе (в УТ).
2. Найдите пары: минус по одной позиции, плюс по соседней в том же количестве.
3. Проверьте последние поступления и реализации по этим позициям. Часто артикул перепутан ещё в приходе от поставщика.
4. Проверьте, нет ли отложенных или непроведённых документов за период.
5. Зафиксируйте дату пересчёта и ответственное лицо — они понадобятся в инвентаризации.

💡 Если путаница пошла из одного документа поступления или реализации, проще исправить сам документ, чем оформлять пересортицу. Пересортица нужна, когда реальная причина — путаница на складе при отгрузке или хранении.

Как сделать пересортицу в 1С:Бухгалтерии 3.0

В БП 3.0 всё делается в разделе Склад → Инвентаризация. Там три нужных документа: «Инвентаризация товаров», «Списание товаров», «Оприходование товаров».

Шаг 1. Инвентаризация товаров

1. Откройте Склад → Инвентаризация → Инвентаризация товаров и нажмите «Создать».
2. Укажите организацию, склад и ответственное лицо.
3. Заполните табличную часть кнопкой «Заполнить» по остаткам склада.
4. В колонке фактического количества введите реальные данные пересчёта.
5. Запишите документ. Программа покажет отклонения по каждой строке.

Инвентаризация проводок не делает. Это основание для следующих двух документов.

Шаг 2. Списание недостачи

1. Из инвентаризации нажмите «Создать на основании» → «Списание товаров».
2. В документ попадут позиции с недостачей.
3. Оставьте только те строки, которые участвуют в пересортице. Остальные недостачи можно оформить отдельным документом.
4. Проведите. Проводка: Дт 94 Кт 41.01 по фактической себестоимости.

Шаг 3. Оприходование излишка

1. Снова из инвентаризации: «Создать на основании» → «Оприходование товаров».
2. Документ заполнится позициями с излишками.
3. Укажите цену оприходования. Для пересортицы её обычно ставят по текущей рыночной стоимости, как требует ФСБУ 5/2019 для выявленных излишков.
4. Проведите. Проводка: Дт 41.01 Кт 91.01.

Шаг 4. Зачёт пересортицы ручной операцией

После шагов 2 и 3 недостача висит на счёте 94, а излишек уже в доходах на 91.01. Зачёт их соединяет.

1. Откройте Операции → Бухгалтерский учет → Операции, введенные вручную и создайте «Операцию».
2. Добавьте строку: Дт 91.01 Кт 94 на сумму излишка, но не больше суммы недостачи.
3. В субконто 91.01 выберите ту же статью прочих доходов, что использовали в оприходовании.
4. В комментарии укажите номер инвентаризации и слово «пересортица» — так проводку легко найти при проверке.

Шаг 5. Остаток недостачи

Если недостача дороже излишка, на счёте 94 останется разница:

• 👤 виновник установлен — Дт 73.02 Кт 94;
• 🚫 виновника нет — Дт 91.02 Кт 94.

Это можно сделать той же ручной операцией второй строкой.

Документ «Пересортица товаров» в УТ 11, КА и ERP

В Управлении торговлей 11, Комплексной автоматизации и ERP пересортица — отдельный складской акт. Его находят в разделе Склад и доставка, в журнале складских актов, рядом с оприходованием излишков, списанием недостач и порчей товаров.

Как заполнить документ:

1. Создайте «Пересортицу товаров» в журнале складских актов.
2. Укажите организацию, склад и дату. Дата — день фактического выявления расхождения.
3. В каждой строке табличной части укажите, какую позицию списываете и какую приходуете взамен, и количество.
4. Если товар учитывается с характеристиками или сериями, укажите их в обеих частях строки. Пересортица по размеру одной модели — как раз смена характеристики.
5. Проведите.

Документ сразу уменьшает остаток одной позиции и увеличивает другой. Себестоимость списанной позиции переходит на оприходованную. Отдельный зачёт делать не нужно: он и есть зачёт.

💡 Если перед актом делали пересчёт товаров на складе, складские акты удобно создавать из результатов пересчёта — расхождения подтянутся сами, без ручного ввода.

Зачёт пересортицы: когда автоматически, когда вручную

Термин «автоматический зачёт» в 1С встречается в двух смыслах. Разведём их.

Автоматически зачёт выполняет только документ «Пересортица товаров» в УТ, КА и ERP. Одна строка документа = одна пара «недостача — излишек». Сумма недостачи и сумма излишка равны по построению: себестоимость просто переезжает.

Вручную зачёт делают в БП 3.0. Там бухгалтер сам решает:

• 🔢 какие пары зачесть;
• 💰 на какую сумму;
• 📌 куда отнести разницу.

Ручной путь гибче. Например, можно зачесть 10 штук из 15 недостающих, а оставшиеся 5 списать на виновного. Но и ошибиться проще: программа не проверит, что количества совпадают и что товары однородны.

Проводки при пересортице и влияние на финансовый результат

Разберём пример в БП 3.0. На складе у одного кладовщика:

• недостача: рубашка, размер 48 — 10 шт. по себестоимости 1 200 ₽ = 12 000 ₽;
• излишек: рубашка, размер 50 — 10 шт., рыночная оценка 1 150 ₽ = 11 500 ₽.

Количества равны, товар одного наименования. Зачёт допустим.

Проверим итог. На счёте 94: 12 000 − 11 500 − 500 = 0. На 91.01: 11 500 − 11 500 = 0. Счёт 41 уменьшился на 500 ₽ — ровно на ту разницу, которую либо взыщут с работника, либо признают расходом.

Влияние на финансовый результат:

• если разницу взыскали с виновного — прибыль не меняется;
• если виновника нет — прочие расходы растут на 500 ₽;
• если излишек оказался дороже недостачи, разница остаётся в кредите 91.01 и увеличивает прочие доходы.

В УТ 11 проводок как таковых нет: документ двигает управленческие остатки и себестоимость. В КА и ERP при отражении в регламентированном учёте по документу формируется перенос стоимости между позициями на счёте учёта товаров.

Как исправить пересортицу, оформленную с ошибкой

Способ зависит от того, закрыт период или нет.

Период открыт

1. Отмените проведение ошибочного документа или пометьте его на удаление.
2. Если документов было несколько (в БП — списание, оприходование, ручная операция), отменяйте их в обратном порядке: сначала зачёт, потом оприходование, потом списание.
3. Исправьте данные и проведите заново.
4. После правки в прошлом месяце запустите закрытие месяца повторно, чтобы пересчиталась себестоимость.

Не удаляйте документы, по которым уже сдавалась отчётность. Пометка на удаление без согласования с главным бухгалтером — частая причина расхождений с декларацией.

Период закрыт

Задним числом документы не правят. В БП 3.0 создают корректирующую запись текущей датой:

• через «Сторно документа» в списке операций, введённых вручную — программа сама построит обратные проводки к выбранному документу;
• или новой ручной операцией с обратными проводками и пояснением в комментарии.

Затем оформляют пересортицу правильно, текущим периодом.

В УТ, КА и ERP ошибочную «Пересортицу товаров» в закрытом периоде обычно не трогают, а делают новый акт с обратными строками: списывают то, что было оприходовано, и приходуют то, что было списано.

Как проверить результат

• оборотно-сальдовая ведомость по счёту 94 — сальдо по пересортице должно быть нулевым;
• карточка счёта 41 по обеим позициям — количество и сумма сходятся с фактом;
• анализ субконто по 91.01 и 91.02 — суммы доходов и расходов от инвентаризации совпадают с актом.

Частые вопросы