Оформление и проведение первичных документов в 1С

Первичка в 1С — это документы вида Поступление (акты, накладные, УПД) и Реализация (акты, накладные, УПД), которые заводят в разделах Покупки и Продажи. Создаёте документ, заполняете шапку и табличную часть, проверяете счета учёта и проводите. После проведения формируются бухгалтерские проводки, а данные попадают в книги покупок и продаж.

Ниже — порядок действий для 1С:Бухгалтерии 3.0 и отличия для Управления торговлей 11: от подготовки справочников до счёта-фактуры, нумерации и проверки того, что всё проведено без ошибок. Интерфейс — «Такси», платформа 8.3.

С чего начать: справочники и счета учёта

Первичный документ ссылается на контрагента, договор, номенклатуру и склад. Если этих элементов нет или они заполнены частично, проведение встанет на ошибке или проводки уйдут не на тот счёт. Поэтому справочники готовят до ввода документов, а не по ходу.

Что проверить перед вводом первого документа:

• 📒 Контрагент — Справочники → Контрагенты. Заполните ИНН/КПП: по ИНН программа подтягивает реквизиты из базы ФНС, если включена интернет-поддержка.
• 📄 Договор — создаётся внутри карточки контрагента. У договора есть вид: «С поставщиком», «С покупателем». Вид влияет на то, какие счета расчётов подставятся.
• 📦 Номенклатура — Справочники → Номенклатура. У позиции важен вид (товар, услуга, материал) и, для прослеживаемых и маркируемых товаров, соответствующие признаки.
• 🏷 Счета учёта номенклатуры — Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Здесь задаются правила, по которым счёт подставляется в документ автоматически.

В Управлении торговлей 11 раздельного плана счетов для управленческого учёта нет в привычном виде — там первичка двигает регистры складского и финансового учёта. Справочники те же по сути: НСИ и администрирование → Номенклатура, Клиенты и поставщики.

Как оформить поступление товаров и услуг

Это самый частый документ. Поставщик привёз товар или оказал услугу — вы заводите поступление по его накладной, акту или УПД.

Порядок в 1С:Бухгалтерии 3.0:

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите Поступление.
2. Выберите вид операции: «Товары (накладная, УПД)», «Услуги (акт)» или смешанный вариант с несколькими вкладками.
3. В шапке укажите контрагента, договор, склад. Поля «Номер» и «Дата» в полях входящего документа — это реквизиты бумаги поставщика, а не вашего документа в базе.
4. На вкладке «Товары» подберите номенклатуру, количество, цену. Сумма и НДС посчитаются сами, если у номенклатуры задана ставка.
5. Проверьте счета учёта в правой части строки (колонки «Счёт учёта», «Счёт НДС»).
6. Нажмите Провести и закрыть.

Типовые проводки поступления товара:

Перед проведением сверьте итог документа с суммой по бумажной накладной. Расхождение в пару копеек — обычно округление НДС: в документе налог считается построчно, а поставщик мог посчитать от итога. Поправить способ расчёта можно по ссылке «НДС сверху / НДС в сумме» в шапке. Если расходится заметно — ошиблись в цене или количестве строки.

В Управлении торговлей 11 аналог — Закупки → Документы закупки (все) → Создать → Приобретение товаров и услуг. Там нет проводок по плану счетов: документ формирует движения по регистрам закупок, себестоимости и взаиморасчётов. Проводки появятся позже, при синхронизации с бухгалтерской базой или в блоке регламентированного учёта.

Отдельная ситуация — доставка и прочие расходы в той же накладной. Их заводят не строкой товара, а документом Поступление доп. расходов на основании поступления: так стоимость доставки распределится на себестоимость товара пропорционально сумме или количеству, а не повиснет отдельной услугой.

Как ввести акт выполненных работ

Акт от исполнителя оформляют тем же документом поступления, но с видом операции «Услуги (акт)». Товарной вкладки там нет — только список услуг, их стоимость и счета затрат.

Главное отличие от товара: у услуги нет склада и количества в штуках на складе, поэтому колонка «Счёт учёта» ведёт не на 41, а на счёт затрат. Куда именно относить расход:

Если организация применяет УСН, счета 25 и 26 обычно не используются, и весь расход идёт на 44 или 20 по учётной политике.

Свой акт на реализацию услуги покупателю делают зеркально: Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) → Услуги (акт). Здесь выручка пойдёт в кредит 90.01, а себестоимость услуги спишется отдельно регламентной операцией в конце месяца.

Счёт-фактура и НДС: когда и как регистрировать

Счёт-фактура не заводится отдельным пунктом меню — он создаётся из документа-основания. В поступлении внизу формы есть поля для номера и даты счёта-фактуры поставщика и кнопка Зарегистрировать. В реализации — кнопка Выписать счёт-фактуру.

Как это работает:

• При поступлении вы вводите реквизиты счёта-фактуры поставщика. После регистрации входной НДС попадает в книгу покупок и принимается к вычету (при соблюдении условий ст. 171–172 НК РФ).
• При реализации вы выписываете свой счёт-фактуру. Он попадает в книгу продаж, начисленный НДС — к уплате.

Срок выставления счёта-фактуры покупателю — 5 календарных дней со дня отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если продаёте по УПД, отдельный счёт-фактуру выписывать не нужно: УПД со статусом «1» заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Что проверить, если НДС не встал в книгу:

1. Зарегистрирован ли счёт-фактура (в документе должна появиться строка-гиперссылка на него, а не пустое поле).
2. Корректна ли дата счёта-фактуры и попадает ли она в нужный квартал.
3. Стоит ли у организации система налогообложения с НДС (Главное → Налоги и отчёты).
4. Проведена ли регламентная операция Операции → Закрытие месяца → Формирование записей книги покупок.

Отдельно стоят два вида счетов-фактур, которые путают с обычным:

• Авансовый — на полученную предоплату. Формируется из документа Поступление на расчётный счёт либо регламентной обработкой Регистрация счетов-фактур на аванс (Банк и касса). НДС с аванса начисляется в день получения денег, а при отгрузке принимается к вычету.
• Корректировочный — когда стороны согласовали изменение цены или количества уже после отгрузки (составили соглашение). Его вводят на основании исходной реализации или поступления. Не путайте с исправленным: исправленный выставляют при технической ошибке в первоначальном счёте-фактуре, а корректировочный — при законном изменении условий сделки.

Проверить, что все счета-фактуры на месте, помогает отчёт о наличии счетов-фактур — он покажет документы отгрузки и поступления, по которым счёт-фактура не зарегистрирован.

Нумерация документов и автозаполнение

Номера первичке 1С присваивает сама при записи. Трогать нумерацию вручную без необходимости не стоит — можно получить дубли или пропуски, которые смущают проверяющих.

Что влияет на номер:

• Префикс организации — задаётся в карточке организации (Главное → Организации). Если организаций в базе несколько, префикс разделяет их нумерацию, чтобы номера не пересекались.
• Префикс информационной базы — для распределённых баз, чтобы документы из разных узлов не конфликтовали.
• Порядок в пределах года — нумерация обнуляется с началом нового года автоматически.

Автозаполнение экономит время на повторяющихся операциях:

• Кнопка Заполнить → «Заполнить по поступлению» переносит табличную часть из документа-основания в реализацию или наоборот.
• Ввод на основании (Создать на основании) создаёт связанный документ с уже заполненными реквизитами: из поступления — счёт-фактуру, из заказа — реализацию.
• Для регулярных документов удобно использовать копирование (F9 или команда Скопировать) — создаётся дубль с новой датой и номером.

Частые ошибки при проведении и как их разобрать

Проведение падает или даёт неверные проводки по предсказуемым причинам. Диагностика — ниже.

Отдельно про хронологию: 1С проводит документы с учётом даты и времени. Если задним числом ввели поступление, документы, проведённые позже, нужно перепровести — иначе остатки и себестоимость будут считаться по старым данным. Групповое перепроведение за период — Операции → Проведение документов.

Как проверить введённую первичку

После ввода пачки документов имеет смысл убедиться, что всё проведено и суммы сходятся. Инструменты проверки в 1С:Бухгалтерии:

• Оборотно-сальдовая ведомость (Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость) — общая картина по счетам. Разверните счёт 60 по субсчетам и контрагентам, чтобы увидеть незакрытые авансы и задолженность.
• ОСВ по счёту с детализацией по документам — так находят дубли и документы без пары (поступление без оплаты, реализация без отгрузки).
• Экспресс-проверка ведения учёта (Отчёты → Экспресс-проверка) — автоматически ищет непроведённые документы, ошибки в счетах-фактурах, расхождения в книгах покупок и продаж.
• Отчёт о наличии счетов-фактур — проверяет, по всем ли поступлениям и реализациям есть зарегистрированные счета-фактуры.

Признак того, что первичка введена чисто:

1. В списках документов нет строк, выделенных как непроведённые (бледный значок).
2. Оборотка не содержит «красных» отрицательных остатков по складским счетам.
3. Экспресс-проверка не выдаёт ошибок в блоке «Ведение книги покупок/продаж».
4. Обороты по 60 и 62 бьются с актами сверки от контрагентов.

Частые вопросы