Как сформировать отчётность для ПФР (СФР) в программе 1С

Все отчёты для «пенсионного» направления в 1С собираются в одном месте — Отчётность, справки → 1С-Отчётность (в 1С:ЗУП 3.1) или Отчёты → Регламентированные отчёты (в 1С:Бухгалтерии 3.0 с модулем зарплаты). Отдельной кнопки «Сделать отчёт в ПФР» в программе нет: с 2023 года ПФР и ФСС объединены в Социальный фонд России (СФР), а прежние формы заменила единая ЕФС-1 и ежемесячные персонифицированные сведения.

Если вы ищете, как сдать СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ или раздел 3 РСВ, — всё это по-прежнему формируется в 1С, просто под новыми именами и отчасти в новые адреса (часть ушла в ФНС). Ниже — что именно сдавать, где это в программе, как проверить данные и отправить без отказов.

Что заменило прежние отчёты ПФР

Старые названия в поисковых запросах остались, а формы изменились. Чтобы не искать несуществующие пункты меню, держите перед глазами карту соответствия.

Все эти формы создаются из одного рабочего места 1С-Отчётность. Разница только в получателе: ЕФС-1 адресована в СФР, персонифицированные сведения и РСВ — в ФНС.

Подготовка базы: проверяем кадровые и регистрационные данные

Большинство отказов фонда — это не ошибки расчёта, а пустые или неверные персональные данные. Проверьте их до формирования, а не после протокола.

В карточке сотрудника (Кадры → Сотрудники) должны быть заполнены и совпадать с документами:

• 🪪 СНИЛС — ключевое поле; без него сведения в СФР не примут;
• ИНН — нужен для персонифицированных сведений и раздела 3 РСВ;
• 📅 дата рождения и пол — сверяются со СНИЛС на стороне фонда;
• гражданство и статус (резидент, ВКС, временно пребывающий) — влияет на тариф взносов;
• ФИО — ровно как в СНИЛС, включая букву «ё».

Отдельно проверьте реквизиты самой организации в Настройка → Организации: регистрационный номер в СФР, код по ОКВЭД (от него зависит тариф «на травматизм») и код тарифа страховых взносов (например, льготный для субъектов МСП или ИТ-компаний).

Регистрационный номер в СФР — отдельный реквизит, он не равен ИНН или ОГРН. Если его забыли внести, ЕФС-1 просто не уйдёт получателю: оператор не поймёт, в какое отделение фонда адресовать пакет. Номер указан в уведомлении о регистрации страхователя; в карточке организации он хранится в блоке кодов и регистраций.

Стоит также свериться с остатками по взносам. Отчёт Налоги и взносы → Анализ взносов в фонды (в ЗУП) или оборотно-сальдовая ведомость по счёту 69 (в Бухгалтерии) показывают начисления по видам страхования. Если по какому-то сотруднику взносы не начислены, причина почти всегда в его статусе или гражданстве — исправьте карточку до формирования отчётности.

Пустой СНИЛС хотя бы у одного сотрудника — это гарантированный отказ по всему пакету сведений в СФР. Проверяйте этот реквизит первым.

Персонифицированные сведения о физлицах (бывший СЗВ-М)

Это ежемесячный отчёт в ФНС со списком всех, с кем были трудовые или гражданско-правовые отношения в отчётном месяце, и суммами начислений по каждому.

Порядок формирования в 1С:

1. Откройте 1С-Отчётность и нажмите создание нового отчёта.
2. В списке форм выберите Персонифицированные сведения о физических лицах.
3. Укажите организацию и отчётный месяц, нажмите создание.
4. Программа заполнит таблицу физлиц и суммы автоматически — из проведённых начислений за месяц.
5. Нажмите Проверить — встроенный контроль покажет незаполненные ИНН/СНИЛС и расхождения.

Срок — до 25 числа месяца, следующего за отчётным. Включать нужно всех застрахованных, даже если начислений за месяц не было (например, сотрудница в отпуске по уходу за ребёнком) — такие строки идут с нулевой суммой.

Сведения о стаже: подраздел 1.2 ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ)

Годовой отчёт о страховом стаже всех работников. В 1С это подраздел 1.2 единой формы ЕФС-1.

Чтобы сформировать:

1. В 1С-Отчётность создайте отчёт ЕФС-1.
2. Отметьте к заполнению Подраздел 1.2 (сведения о страховом стаже).
3. Укажите отчётный год и тип сведений — Исходная.
4. Нажмите заполнение: программа подтянет периоды работы, отпуска, больничные и коды особых условий труда из кадровых документов и расчётов.
5. Проверьте коды территориальных и особых условий (районный коэффициент, вредность) — они проставляются по данным рабочих мест и позиций штатного расписания.

Срок сдачи подраздела 1.2 — до 25 января года, следующего за отчётным. Отдельно, при выходе сотрудника на пенсию, этот подраздел подаётся по запросу в течение трёх календарных дней — тогда в шапке указывается тип «Назначение пенсии».

Кадровые события (приём, увольнение, перевод, договор ГПХ) идут в подразделе 1.1 той же ЕФС-1. Приём и увольнение сдаются на следующий рабочий день после приказа, остальные события — до 25 числа следующего месяца. В 1С подраздел 1.1 формируется автоматически при проведении кадровых документов — программа предлагает создать его сразу после приказа.

Страховые взносы и раздел 3 РСВ

С 2023 года действует единый тариф страховых взносов на пенсионное, медицинское и социальное страхование — отдельных «пенсионных» взносов в прежнем виде больше нет. В пределах единой предельной базы применяется основной тариф, сверх базы — пониженный. Для субъектов МСП выплаты сверх полутора МРОТ в месяц облагаются по сниженной ставке.

Расчёт по страховым взносам (РСВ) сдаётся в ФНС ежеквартально. Раздел 3 — это как раз персонифицированные данные по каждому работнику: суммы выплат, база и начисленные взносы.

Как сформировать РСВ в 1С:

1. В 1С-Отчётность создайте отчёт Расчёт по страховым взносам.
2. Укажите организацию и отчётный период (квартал, полугодие, 9 месяцев, год — нарастающим итогом).
3. Нажмите заполнение — раздел 3 заполнится по каждому физлицу, разделы 1 и приложения соберутся из этих данных.
4. Нажмите Проверить для контрольных соотношений ФНС.

Срок РСВ — до 25 числа месяца, следующего за отчётным периодом.

Отдельно идут взносы «на травматизм» (на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний) — они не входят в единый тариф и сдаются в СФР в разделе 2 ЕФС-1 ежеквартально, тоже до 25 числа. Тариф по этим взносам зависит от класса профессионального риска по основному ОКВЭД организации. В 1С раздел 2 заполняется из тех же начислений, что и РСВ, но с собственной ставкой, заданной в настройках организации.

По договорам ГПХ есть особенность. Выплаты подрядчикам-физлицам облагаются пенсионными и медицинскими взносами, а с 2023 года — и взносами на социальное страхование. Взносы «на травматизм» по ГПХ начисляются, только если это прямо указано в договоре. Проверьте, что вид договора в 1С отмечен как Договор ГПХ (а не как трудовой) — иначе программа посчитает взносы по неверным правилам и суммы в РСВ разойдутся.

Корректировки и исправление ошибок

Правила правок зависят от того, какой отчёт и где он уже «лёг».

Персонифицированные сведения (в ФНС). Отдельной «корректирующей» формы нет — подаёте тот же отчёт за месяц заново с исправленными данными. Налоговая принимает последнюю версию.

Подраздел 1.2 ЕФС-1 — стаж (в СФР). Здесь действуют типы сведений:

• Корректирующая — меняет ранее поданные данные по сотруднику (добавить период, поправить код условий);
• Отменяющая — полностью аннулирует ранее сданную строку, если человек попал в отчёт по ошибке.

В 1С тип выбирается в шапке подраздела, а по конкретному сотруднику указывается признак корректировки с номером и датой исходного отчёта.

Подраздел 1.1 — кадровые события. Ошибочное мероприятие не удаляют, а подают повторно: сначала строкой с признаком отмены, затем — правильной строкой.

РСВ (в ФНС). Сдаётся уточнённый расчёт с номером корректировки в шапке (1, 2 и т.д.). В раздел 3 включайте только тех физлиц, по кому меняются данные, — не весь список заново.

Отправка через 1С-Отчётность и работа с протоколами

Если подключён сервис 1С-Отчётность, отправка идёт прямо из программы — отдельная выгрузка в файл и загрузка на портал не нужны.

Порядок:

1. В готовом отчёте нажмите Отправить.
2. Отчёт подписывается электронной подписью (КЭП) и уходит оператору.
3. Статус отслеживается в списке 1С-Отчётность в колонке состояния.

Если сервис не подключён, отчёт всё равно формируется в программе — его выгружают в файл установленного формата кнопкой Выгрузить и затем загружают через кабинет оператора ЭДО или портал ведомства. Файл ЕФС-1 и персонифицированных сведений 1С готовит сама, вручную его собирать не нужно.

Один документ проходит несколько этапов. Принятым считается только финальный положительный ответ фонда или налоговой, а не факт отправки.

Если пришёл отрицательный протокол, читайте его построчно: там указан сотрудник и конкретное поле. Частые причины — несовпадение ФИО и СНИЛС, неверный регистрационный номер в СФР, задвоение физлица. Исправьте в базе, переформируйте отчёт и отправьте снова. Пока отчёт не принят, он считается несданным, даже если дата отправки была в срок.

Частые вопросы