Приходный кассовый ордер в 1С: от создания до кассовой книги

Чтобы сделать ПКО в 1С 8.3 (Бухгалтерия 3.0), откройте Банк и касса → Касса → Кассовые документы, нажмите Поступление, выберите вид операции, укажите плательщика, сумму и счёт расчётов, затем Провести и закрыть. Документ сформирует проводку по дебету 50.01. Печатная форма КО-1 с квитанцией выводится кнопкой Печать прямо из ордера.

Ниже порядок для Бухгалтерии предприятия 3.0 на платформе 8.3 в интерфейсе «Такси». В других конфигурациях на 8.3 (УТ 11, КА 2, ERP) приходный кассовый ордер тоже есть, но виды операций и меню там свои, поэтому пути из статьи к ним напрямую не переносите.

Что настроить до первого приходного ордера

Пустая карточка организации — главная причина кривой печатной формы. Проверьте четыре вещи, это займёт пять минут.

🔹 Ответственные лица. В карточке организации (Главное → Организации) откройте раздел подписей и заполните руководителя, главного бухгалтера и кассира. Фамилии отсюда попадут в КО-1 и в кассовую книгу.

🔹 Лимит остатка кассы. Если организация его устанавливает, внесите сумму и дату приказа в карточке организации. Малые предприятия и ИП по Указанию № 3210-У вправе лимит не устанавливать — тогда поле оставьте пустым.

🔹 Права пользователя. Кассир должен входить в группу доступа, которой разрешено создавать кассовые документы. Настройка: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Группы доступа. Если у сотрудника профиль только на просмотр, кнопка Поступление будет недоступна.

🔹 Статьи движения денежных средств. Если ведёте учёт ДДС, заранее создайте статьи для типовых поступлений: «Оплата от покупателей», «Возврат подотчётных сумм», «Получение займов». В ордере их тогда не придётся заводить на ходу.

💡 Нумерация ПКО сквозная в пределах года и префикса организации. Если в базе несколько организаций, проверьте, что у каждой свой префикс: иначе номера в журнале выглядят «с дырами», хотя на деле просто чередуются.

Пошаговое создание ПКО в 1С 8.3

Шаг 1. Откройте журнал кассовых документов

Путь: Банк и касса → Касса → Кассовые документы. В одном журнале лежат и приходные, и расходные ордера. Отфильтруйте список по организации, если их несколько.

Шаг 2. Нажмите «Поступление» и выберите вид операции

Вид операции определяет, какие поля появятся и какой счёт встанет в кредит. Его выбирают первым, потому что смена вида потом очищает часть заполненных реквизитов.

Шаг 3. Заполните шапку

1. Дата — день фактического поступления денег. Время по умолчанию ставится текущее; если оформляете задним числом, проверьте, чтобы ордер не встал после расходного, который выдаёт эти же деньги.
2. Организация — подставится основная.
3. Сумма — общая сумма по ордеру.
4. Плательщик — контрагент, подотчётное лицо или сотрудник, в зависимости от вида операции.
5. Статья ДДС — если ведёте этот учёт.

Шаг 4. Расшифровка платежа и печатные реквизиты

Для оплаты от покупателя заполните договор, ставку НДС и счета расчётов (об этом — в следующем разделе). Затем откройте вкладку Печать и проверьте текст полей «Принято от», «Основание» и «Приложение».

Шаг 5. Проведите документ

Кнопка Провести и закрыть. Если статус документа остался непроведённым, программа выдаст сообщение внизу формы — разбор частых случаев ниже, в разделе про ошибки.

Плательщик, договор и основание в приходном кассовом ордере

Самая частая операция — оплата от покупателя. На ней удобно разобрать все реквизиты.

Контрагент и договор

Выберите контрагента из справочника. Договор подставится, если он у контрагента один. Если договоров несколько, выберите тот, по которому реально платят: от договора зависит, закроет ли оплата долг или повиснет авансом.

Расшифровка платежа

Таблица внизу формы показывает, как сумма разносится по договорам и документам.

• 📄 Погашение задолженности — «Автоматически» или по конкретному документу реализации.
• 💰 Ставка НДС и сумма НДС — нужны для авансов: по ним потом регистрируется счёт-фактура на аванс.
• 🧾 Счёт расчётов — обычно 62.01.
• 🧾 Счёт авансов — обычно 62.02.

Если покупатель оплачивает сразу несколько договоров, нажмите в ордере кнопку для перехода к списку расшифровки и добавьте строки. Сумма строк должна совпасть с суммой документа.

Поля вкладки «Печать»

Лимит расчётов наличными

Между организациями и ИП наличные по одному договору не могут превышать 100 000 рублей (Указание № 5348-У). Программа сама сумму по договору не остановит, поэтому следите за этим вручную или через отчёт по договору. Физических лиц, не являющихся ИП, это ограничение не касается.

Проводки ПКО и аналитика по счёту 50

Каждый приходный ордер дебетует счёт 50.01 «Касса организации». Кредит зависит от вида операции.

Оплата, которая превышает долг покупателя, программа сама делит на две проводки: часть закрывает 62.01, остаток уходит на 62.02. Это работает при погашении задолженности «Автоматически».

По дебету 50.01 аналитикой служит статья ДДС. Поэтому незаполненная статья сразу видна в отчёте о движении денежных средств как «пустая» строка.

Как проверить, что всё легло правильно

Откройте ордер и нажмите кнопку ДтКт на панели формы — увидите проводки документа. Для сверки остатка по кассе сформируйте Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость по счёту по 50.01: сальдо должно совпасть с фактическим остатком наличных.

Печать КО-1, квитанция и кассовая книга

Печатная форма ордера

В открытом ордере: Печать → Приходный кассовый ордер (КО-1). Форма утверждена Постановлением Госкомстата № 88 и состоит из двух частей:

1. Сам ордер остаётся в кассе.
2. Квитанция отрезается по линии и отдаётся тому, кто внёс деньги.

Подписи на ПКО ставят главный бухгалтер (или бухгалтер, а при их отсутствии руководитель) и кассир. На квитанции — те же лица и печать, если организация её использует.

ПКО можно хранить и в электронном виде с электронной подписью — Указание № 3210-У это допускает. Но тогда квитанцию вносителю всё равно нужно выдать, а порядок электронного документооборота закрепить в учётной политике.

Журнал регистрации и кассовая книга

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (КО-3) с 2014 года не обязателен: Указание № 3210-У его не требует. Регистрацией фактически служит сам журнал «Кассовые документы» в базе.

Обязательна кассовая книга. В 1С её формируют отчётом: Банк и касса → Отчёты → Кассовая книга. Листы печатают за каждый день, когда были операции. В конце дня кассир сверяет остаток по книге с наличными в сейфе и подписывает лист.

🔸 Если в день нет кассовых операций, лист за этот день не оформляют. 🔸 Нумерацию листов отчёт ставит сам. Чтобы она не сбивалась, не перепечатывайте листы за закрытые периоды без нужды.

Чек ККТ при приёме оплаты

Сам ПКО не заменяет кассовый чек. Если вы принимаете наличные от покупателя за товары или услуги, по 54-ФЗ нужно пробить чек . При подключённой в 1С онлайн-кассе чек пробивается прямо из приходного ордера командой на панели документа. Без подключения чек пробивают на кассе отдельно, а сумма ПКО должна с ним совпасть.

Ошибки при оформлении ПКО и как их исправить

Большинство ошибок в приходных ордерах всплывает не при проведении, а через месяц — в акте сверки или в кассовой книге.

Исправление проведённого ордера

Если ошибка в сумме обнаружена в том же дне, исправьте ордер и перепроведите. Если день уже закрыт и лист кассовой книги подписан, вносить правки в бумажный ПКО нельзя: оформляют новый ордер (или расходный — на сторно), с пояснением в основании. В 1С это означает новый документ, а не правку старого.

Частые вопросы