Подбор товаров в документ 1С: код, артикул, сканер и Data Matrix

Подбор в 1С делают кнопкой Подбор над табличной частью «Товары» любого товарного документа: откроется список номенклатуры, в строке поиска набираете код, артикул или часть названия, двойным щелчком отбираете позиции и жмёте Перенести в документ. Если товар промаркирован штрихкодом, ещё быстрее — отсканировать его сканером прямо в открытый документ: 1С сама найдёт номенклатуру и добавит строку или увеличит количество.

Типичная ситуация: приходит накладная на 80 строк, кладовщик вбивает позиции по одной через выпадающий список, ошибается в похожих названиях, а потом бухгалтер полдня ищет пересортицу. Работа с кодом снимает эту проблему — но только если коды и штрихкоды заведены аккуратно. Порядок ниже проверен на «Бухгалтерии предприятия» 3.0 и «Управлении торговлей» 11 в интерфейсе «Такси».

Чем отличаются код, артикул и штрихкод при подборе

В 1С у товара бывает до трёх «кодов», и путают их постоянно. От того, какой из них вы вводите, зависит, где искать.

🔹 Код справочника — внутренний номер записи. Он уникален только внутри одной базы. После обмена между базами или переноса данных коды часто получают префиксы вида БП-000123, и искать по «голому» номеру становится неудобно.

🔹 Артикул — то, что пишет поставщик в своей накладной. Для подбора по накладной поставщика он удобнее всего: глаз сразу видит совпадение.

🔹 Штрихкод — то, что читает сканер. У одного товара их может быть несколько: заводской и ваш внутренний, штучный и на упаковку.

Как подключить сканер штрихкодов к 1С

Сканер — главный ускоритель подбора. Подключить его можно двумя способами, и от выбора зависит, будет ли работать маркировка.

Режим эмуляции клавиатуры

Сканер «печатает» штрихкод как клавиатура и в конце отправляет Enter. Драйвер в 1С не нужен.

1. Подключите сканер по USB. Windows определит его как клавиатуру.
2. Откройте Блокнот и отсканируйте любой товар. Должны появиться цифры, например 4607001234567.
3. В открытом документе 1С поставьте курсор в табличную часть и отсканируйте товар.

Для обычных EAN-13 этого достаточно. Недостатки режима:

• ⌨️ при русской раскладке буквы в коде превращаются в кириллицу — для штрихкодов из одних цифр это не страшно, для кодов маркировки критично;
• 🔤 при включённом Caps Lock регистр букв инвертируется;
• ❌ служебный символ-разделитель GS, который есть в кодах Data Matrix, теряется.

Режим COM-порта (USB-COM) с драйвером

Сканер переключают в режим виртуального COM-порта (настроечным штрихкодом из инструкции к модели), ставят драйвер виртуального порта от производителя. Дальше подключаем оборудование в 1С:

1. БП 3.0: Администрирование → Подключаемое оборудование. УТ 11: НСИ и администрирование → Администрирование → РМК и оборудование → Подключаемое оборудование.
2. Установите флажок Использовать подключаемое оборудование.
3. Откройте список оборудования, создайте элемент с типом «Сканеры штрихкода».
4. Выберите драйвер. Для большинства сканеров подходит встроенный драйвер сканеров штрихкода из состава конфигурации.
5. В настройках укажите номер COM-порта (смотрите в Диспетчере устройств Windows), скорость и суффикс — обычно это код Enter (13).
6. Нажмите Тест устройства и отсканируйте товар. Код должен появиться в окне теста.

Если тест проходит, а в документе ничего не происходит — проверьте, что документ открыт активным окном и курсор не стоит в поле шапки с открытым выпадающим списком.

Подбор товаров в документ по коду: три способа

Подойдёт любой документ с таблицей товаров: «Поступление (акты, накладные, УПД)», «Реализация (акты, накладные, УПД)», «Перемещение товаров», «Инвентаризация», «Счёт покупателю».

Способ 1. Форма подбора

1. Откройте документ, перейдите на вкладку Товары.
2. Нажмите Подбор. Откроется форма со списком номенклатуры слева и таблицей подобранных товаров внизу.
3. В строке поиска наберите код, артикул или часть названия. Список сузится.
4. Дважды щёлкните по строке товара. Если в форме включены флажки запроса количества и цены, программа спросит их сразу; если нет — подставит 1 и цену из настроек.
5. Подберите остальные позиции, проверьте таблицу внизу.
6. Нажмите Перенести в документ.

В форме подбора удобно видеть остатки: в БП 3.0 и УТ 11 колонки остатков выводятся прямо в списке, поэтому при отгрузке сразу видно, хватит ли товара.

Способ 2. Ввод кода в ячейку

Для двух-трёх позиций форма подбора не нужна. Нажмите Добавить, в ячейке «Номенклатура» начните набирать код или название — платформа покажет совпадения по полям быстрого ввода справочника. Выберите строку стрелками и Enter.

Если по набранному коду ничего не предлагается, значит, поле не входит в быстрый ввод. Тогда откройте полный список кнопкой выбора (F4) и ищите там через строку поиска.

Способ 3. Сканирование штрихкода

1. Откройте документ на вкладке Товары.
2. Отсканируйте товар. Строка добавится с количеством 1.
3. Повторное сканирование того же товара увеличит количество в существующей строке, а не создаст новую.
4. Если сканера нет, а штрихкод известен, воспользуйтесь командой поиска по штрихкоду над табличной частью (кнопка с изображением штрихкода) и введите цифры вручную.

Подбор маркированных товаров по коду Data Matrix

С маркированным товаром (обувь, одежда, молочка, вода, табак и др.) обычного подбора мало: в документ надо внести коды маркировки каждой единицы, иначе УПД не пройдёт через ЭДО и «Честный знак».

Порядок в общих чертах одинаков для БП 3.0 и УТ 11:

1. Сначала подберите товары в документ любым способом выше — по номенклатуре и количеству.
2. Откройте из документа форму проверки и подбора маркированной продукции. Команда находится над таблицей товаров или в строке-предупреждении о том, что коды не подобраны.
3. Сканируйте Data Matrix каждой пачки, пары или бутылки. Программа сверит GTIN из кода со штрихкодом товара и разнесёт код по строке.
4. Если в коробке агрегирована продукция, сканируйте код транспортной упаковки — 1С развернёт его во вложенные коды при наличии связи с ГИС МТ.
5. Закройте форму, проведите документ.

Из чего состоит код маркировки:

• 01 + 14 цифр — GTIN, код товара. На нём держится связь с номенклатурой;
• 21 + серийный номер — уникален для каждой единицы;
• 91, 92 (или 93 для части товарных групп) — криптохвост для проверки подлинности.

GTIN из кода маркировки должен совпадать со штрихкодом товара в 1С. GTIN — это EAN-13 с ведущим нулём. Если в карточке товара штрихкода нет, программа не поймёт, к какой строке отнести код, и попросит выбрать товар вручную.

Почему 1С не находит товар по коду или находит два

Здесь ломается большинство подборов. Разберём симптомы.

Как убрать дубли номенклатуры

Дубли появляются, когда один товар вводили разные люди или он пришёл через обмен под другим названием. В подборе вы видите два «Молоко 3,2% 1 л» и выбираете наугад — а остатки расходятся.

1. Найдите дубли обработкой Поиск и удаление дублей: Администрирование → Обслуживание → Корректировка данных.
2. Укажите справочник «Номенклатура» и правило сравнения — например, совпадение наименования или артикула.
3. Для каждой группы выберите оригинал. Программа заменит ссылки на дубль во всех документах ссылкой на оригинал, а дубль пометит на удаление.

Перед заменой дублей сделайте резервную копию базы. Замена ссылок затрагивает проведённые документы прошлых периодов, и откатить её вручную почти невозможно. Работайте в нерабочее время: процедура проходит по всем документам и может заметно тормозить базу для остальных пользователей.

Как ускорить подбор: загрузка из файла, ТСД и свои штрихкоды

Когда строк сотни, даже сканер медленнее, чем загрузка готового списка.

Загрузка табличной части из Excel

Если поставщик прислал накладную в Excel, не нужно подбирать товары вручную. Над таблицей товаров есть команда загрузки из файла (в БП 3.0 — кнопка Загрузить). Порядок:

1. Скопируйте из файла столбцы с артикулом или штрихкодом, количеством и ценой.
2. Вставьте их в окно загрузки, сопоставьте колонки.
3. Выберите, по какому полю искать товар: по артикулу, штрихкоду или наименованию.
4. Проверьте строки, для которых товар не найден, — их можно создать или сопоставить вручную.

Сопоставление по артикулу или штрихкоду надёжнее, чем по названию: у поставщика «Кефир 2,5% 900г», у вас «Кефир 2,5 % 0,9 кг», и поиск по наименованию промахнётся.

Электронная накладная по ЭДО

Если поставщик отправляет УПД через ЭДО, документ поступления создаётся из входящего электронного документа. При первом получении товары сопоставляют с вашей номенклатурой один раз, дальше 1С запоминает соответствие и заполняет документ сама.

Терминал сбора данных

Для инвентаризации и приёмки на большом складе используют ТСД: кладовщик сканирует товар на полках, потом данные выгружаются в документ 1С. ТСД подключают там же, где сканер, — в справочнике подключаемого оборудования с типом «Терминалы сбора данных». Обмен идёт через драйвер или программу-посредника от поставщика оборудования.

Внутренние штрихкоды для товаров без заводских

Часть товаров приходит без штрихкода: развес, товары собственного производства, комплекты. Им присваивают внутренний EAN-13. Для внутреннего использования отведены коды, начинающиеся с цифры 2: их не используют производители, поэтому конфликтов с заводскими кодами не будет.

1. Откройте карточку товара, перейдите к его штрихкодам.
2. Создайте новый штрихкод — программа сгенерирует внутренний код.
3. Распечатайте этикетки через печать этикеток и ценников и наклейте на товар или ячейку стеллажа.

Частые вопросы