Подотчетные суммы в 1С:Бухгалтерии 3.0 — от выдачи аванса до закрытия долга сотрудника

Подотчет в 1С:Бухгалтерии 3.0 делается тремя документами. Деньги выдают расходным кассовым ордером с видом операции «Выдача подотчетному лицу» (Банк и касса → Кассовые документы) или списанием с расчетного счета «Перечисление подотчетному лицу». Потраченное закрывают документом Банк и касса → Авансовые отчеты. Остаток возвращают приходным ордером «Возврат от подотчетного лица». Все движения идут по счету 71.01 в разрезе сотрудника.

Типичная картина: менеджер взял 15 000 ₽ на канцтовары и бензин, через неделю принес пачку чеков, а у бухгалтера на 71.01 висит непонятный остаток. Хвосты появляются, когда выдачу, отчет и возврат оформляют разными видами операций или забывают связать отчет с авансом.

Подготовка: сотрудник, учетная политика и правила выдачи

Подотчетным лицом в 1С может быть только физическое лицо из справочника. Если человек работает в организации, заведите его через Зарплата и кадры → Сотрудники. Карточка сотрудника создаст и физическое лицо. Если деньги выдают по гражданско-правовому договору, достаточно записи в справочнике Физические лица.

Что проверить до первой выдачи:

• 👤 ФИО и паспорт — паспортные данные из карточки подставляются в расходный ордер, по ним кассир сверяет получателя.
• 📄 Основание выдачи — по Указанию № 3210-У деньги под отчет выдают по заявлению работника или по распорядительному документу руководителя. В 1С этот документ не хранится, номер приказа можно вписать в поле «Основание» РКО.
• 💳 Карта для перечисления — если аванс уходит на зарплатную или личную карту, в назначении платежа обязательно пишите «под отчет», иначе банк и налоговая сочтут платеж доходом.
• 🗓 Срок отчета — его определяет руководитель. Удобно указать срок прямо в приказе, чтобы потом было с чем сравнивать.

Как выдать деньги под отчет в 1С

Наличными из кассы

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы и нажмите Выдача.
2. Выберите вид операции «Выдача подотчетному лицу».
3. В поле «Получатель» укажите физическое лицо, введите сумму.
4. Заполните «Основание» — например, «Под отчет на хозяйственные расходы, приказ № 12 от 03.10».
5. Проведите документ и распечатайте РКО (форма КО-2) на подпись.

Безналично на карту

1. Откройте Банк и касса → Банковские выписки, нажмите Списание.
2. Вид операции — «Перечисление подотчетному лицу».
3. Укажите получателя, сумму и счет организации.
4. Если банк-клиент подключен к 1С, платеж обычно создают через платежное поручение , а списание формируется при загрузке выписки.

После проведения в обоих случаях получится одна проводка: в дебет 71.01 с аналитикой по сотруднику.

Заполнение авансового отчета в 1С: товары, услуги, оплата поставщикам

Авансовый отчет открывается через Банк и касса → Авансовые отчеты → Создать. В шапке выберите организацию, склад (если сотрудник покупал материалы или товары) и физическое лицо.

Документ разбит на вкладки. Каждая отвечает за свой тип расхода.

Вкладка «Авансы»

Сначала укажите документ выдачи. Именно по нему программа покажет в подвале «Получено авансов», «Израсходовано» и остаток или перерасход. Если вкладку оставить пустой, отчет проведется, но итоговые суммы будут без учета аванса — сверять остаток придется вручную.

Вкладки «Товары» и «Прочее»

На «Товарах» заполните номенклатуру, количество, цену и счет учета. Когда у продавца есть счет-фактура или чек с выделенным НДС, отметьте флажок счета-фактуры в строке и заполните номер и дату документа поставщика. Тогда программа зарегистрирует входящий счет-фактуру и отразит НДС на 19 счете.

На «Прочем» каждая строка — отдельный расход: дата, номер и наименование подтверждающего документа, сумма, счет затрат, статья затрат и подразделение. Пример для отчета на 14 600 ₽:

• 🛒 бумага и картриджи (вкладка «Товары», счет 10.06) — 6 200 ₽;
• ⛽ бензин по кассовому чеку (вкладка «Прочее», счет 26) — 3 400 ₽;
• 🚕 такси до налоговой (вкладка «Прочее», счет 26) — 1 000 ₽;
• 📦 оплата курьерской службе по счету (вкладка «Оплата», счет 60.01) — 4 000 ₽.

Итого израсходовано 6 200 + 3 400 + 1 000 + 4 000 = 14 600 ₽. При авансе 15 000 ₽ остаток к возврату — 400 ₽.

Командировочные расходы и суточные в авансовом отчете

Командировку проводят тем же авансовым отчетом. Билеты, гостиница и суточные идут на вкладку «Прочее». Счет затрат — тот, где учитываются расходы подразделения, куда относится сотрудник: 26 для управленческого персонала, 44 для торговли, 20 для производства.

Порядок действий:

1. На вкладке «Прочее» добавьте строку на билеты: документ — билет или маршрутная квитанция. Если в билете выделен НДС, заполните сведения о счете-фактуре. Для железнодорожного и авиабилета БСО сам служит основанием для вычета.
2. Отдельной строкой внесите проживание по счету гостиницы.
3. Суточные внесите одной строкой: «Суточные, 4 дня по 1 000 ₽» — 4 000 ₽.
4. Проверьте статью затрат: в налоговом учете суточные принимаются в размере, установленном положением о командировках организации, без лимита.

Срок для отчета по командировке короче, чем многие думают. По Положению о командировках сотрудник отчитывается в течение 3 рабочих дней после возвращения.

НДФЛ и взносы со сверхнормативных суточных

Не облагаются НДФЛ и страховыми взносами суточные до 700 ₽ в день по России и до 2 500 ₽ в день за границей. Разницу нужно включить в доход сотрудника.

Пример: 4 дня командировки по России по 1 000 ₽. Норма — 700 × 4 = 2 800 ₽. Сверх нормы — 4 000 − 2 800 = 1 200 ₽. НДФЛ по ставке 13% — 156 ₽.

Сам авансовый отчет этот доход в зарплату не передает. Если зарплата считается в 1С:Бухгалтерии, сверхнормативные суточные вводят начислением в документе начисления зарплаты за месяц, если в ЗУП — отдельным начислением там. Проверьте в своей базе, какое начисление настроено для этого дохода, до первой командировки.

Возврат остатка подотчета и перерасход

После проведения отчета внизу формы видно один из трех исходов: все сошлось в ноль, остался долг сотрудника или есть перерасход.

Сотрудник возвращает остаток

1. Банк и касса → Кассовые документы → Поступление.
2. Вид операции — «Возврат от подотчетного лица».
3. Укажите физическое лицо и сумму — в примере выше 400 ₽.
4. Проведите. Проводка: Дт 50.01 Кт 71.01.

Если сотрудник вернул деньги на расчетный счет, создайте поступление в банковских выписках с видом операции «Возврат от подотчетного лица». Проводка: Дт 51 Кт 71.01.

Организация доплачивает перерасход

Перерасход — кредитовое сальдо по 71.01 у сотрудника. Его возмещают тем же РКО «Выдача подотчетному лицу» или перечислением на карту. В основании пишите «Возмещение перерасхода по авансовому отчету № … от …». Проводка Дт 71.01 Кт 50.01 закроет кредитовый остаток.

Сотрудник не вернул деньги

Удержать долг из зарплаты можно, но по правилам ТК РФ:

• 📅 приказ об удержании — не позднее месяца со дня окончания срока возврата аванса (ст. 137 ТК РФ);
• ✋ сотрудник не оспаривает ни основание, ни сумму;
• 📉 за одну выплату удерживают не больше 20% от суммы к выплате (ст. 138 ТК РФ).

В учете это проводка Дт 70 Кт 71.01 (или через 94, если сумму сначала признают недостачей). Если сроки упущены и долг не взыскан, сумму придется признать доходом сотрудника, а это уже НДФЛ и взносы.

Проверка подотчетных сумм: отчеты и закрытие месяца

Перед закрытием месяца откройте Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, выберите 71.01 и включите детализацию по физическим лицам. По каждой строке:

• 🔴 дебетовое сальдо — сотрудник должен организации, отчета еще нет или он не весь;
• 🟢 кредитовое сальдо — перерасход, организация должна сотруднику;
• ⚪ нулевое сальдо — все закрыто.

Если сальдо непонятное, откройте Отчеты → Карточка счета по 71.01 с отбором по сотруднику. Там видно каждую выдачу и каждый отчет по датам, и легко найти задвоенный РКО или забытый возврат.

Для разбора по нескольким людям удобнее Анализ субконто с видом субконто «Работники организации». В нем сразу видно обороты и остатки по всем подотчетникам.

Ошибки, которые чаще всего ломают подотчет

• ❌ Выдача документом с видом «Выдача сотруднику по зарплате» вместо «Выдача подотчетному лицу». Деньги уходят на 70, а не на 71.01, и при авансовом отчете сальдо 71.01 окажется кредитовым.
• ❌ Расходы через «Поступление (акт, накладная)» с оплатой от подотчетника. Так можно, но тогда в авансовом отчете эту сумму вносят на вкладку «Оплата», а не в «Прочее». Иначе расход задвоится.
• ❌ Счет-фактура без флажка. НДС из чека с выделенной суммой уходит в затраты, вычета не будет.
• ❌ Авансовый отчет на другое физлицо. У однофамильцев это встречается чаще, чем кажется, — проверяйте по ИНН или дате рождения.

Частые вопросы