Закупка товаров и услуг в 1С от счёта поставщика до оплаты

Покупку в 1С:Бухгалтерии 3.0 оформляют документом Поступление (акты, накладные, УПД): Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД). Он ставит товар на склад проводкой Дт 41.01 Кт 60.01, а НДС поставщика — на 19.03. Перед ним по желанию вводят Счёт от поставщика, после него — регистрируют счёт-фактуру и проводят оплату. В 1С:Управление торговлей 11 цепочка длиннее: заказ поставщику → приобретение товаров и услуг → оплата.

Какой путь выбрать, решает объём закупок. Если поставщиков пара и покупки разовые, хватит одного документа поступления и платёжки. Если нужно контролировать, что заказано, что пришло и что оплачено, — ведите полный цикл со счётом или заказом. Ниже весь цикл по шагам, с проводками и проверками.

Что настроить в 1С до первой закупки

Без справочников документ поступления просто не заполнится. Проверьте четыре вещи.

🔧 Функциональность. Главное → Настройки → Функциональность, вкладка «Запасы» и «Покупки». Здесь включают учёт по нескольким складам, импортные товары, возвратную тару, дополнительные расходы (по умолчанию доступны). Если закладки или флажка нет — у вас выбран вариант «Основная функциональность», переключите на «Выборочная».

🏢 Контрагент и договор. Справочники → Покупки и продажи → Контрагенты. Создайте поставщика по ИНН — 1С подтянет реквизиты, если подключена интернет-поддержка. В карточке на закладке «Договоры» заведите договор с видом «С поставщиком». Договор «С покупателем» в поле документа поступления не подставится.

📦 Номенклатура. Справочники → Товары и услуги → Номенклатура. У каждой позиции укажите вид номенклатуры (Товары, Материалы, Услуги) и ставку НДС. От вида зависит счёт учёта: товары — 41.01, материалы — 10.01, услуги — 20, 26 или 44 по выбору.

🏬 Склад. Справочники → Товары и услуги → Склады. Хотя бы один склад с типом цен, если нужна розница.

Счета учёта по умолчанию задаются в двух регистрах:

Учётную политику проверьте в Главное → Настройки → Налоги и отчеты: способ оценки МПЗ при списании (ФИФО или по средней) влияет на себестоимость купленного товара при продаже.

Шаг 1. Заказ поставщику: где он есть, а где его нет

В 1С:Бухгалтерии 3.0 отдельного документа «Заказ поставщику» нет. Его роль частично выполняет счёт от поставщика (следующий шаг). Если заказы нужно планировать и отслеживать по количеству, это задача торговой конфигурации.

В 1С:УТ 11 и в КА 2 заказ — стартовая точка закупки:

1. Откройте Закупки → Заказы поставщикам и нажмите «Создать».
2. Выберите поставщика, соглашение (условия закупки) и договор, если ведётся учёт по договорам.
3. Укажите склад поступления и желаемую дату поступления.
4. Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена. Цены подставятся из соглашения или из зарегистрированных цен поставщика.
5. Установите статус. От статуса зависит, можно ли по заказу оплачивать и принимать товар .
6. Проведите документ.

Заказ в УТ 11 ничего не меняет в бухучёте. Он фиксирует ожидаемое поступление и служит основанием для оплаты и приёмки.

Шаг 2. Счёт от поставщика как основание закупки

Поставщик прислал счёт на оплату. В БП 3.0 его вносят документом Счёт от поставщика: Покупки → Покупки → Счета от поставщиков.

Что заполнить:

• 🧾 номер и дату счёта — как в бумажном или электронном документе поставщика;
• 👤 контрагента и договор;
• 📋 товары и услуги с количеством и ценой;
• 💰 флажок «Цены включают НДС» через ссылку «Цены» в шапке, если в счёте НДС «в том числе».

Счёт не делает проводок. Зато из него за одну минуту создаются оба следующих документа: кнопка «Создать на основании» → «Платежное поручение » или «Поступление (акты, накладные, УПД)». Табличная часть и суммы перенесутся без ручного ввода.

Статус оплаты счёта виден в списке. Удобно фильтровать неоплаченные счета перед формированием платёжного реестра.

Шаг 3. Поступление товаров и услуг: главный документ покупки

Это документ, после которого товар числится на складе, а долг перед поставщиком — на 60 счёте.

Как ввести поступление в БП 3.0

1. Откройте Покупки → Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите кнопку «Поступление» и выберите вид: «Товары (накладная, УПД)», «Услуги (акт, УПД)» или «Товары, услуги, комиссия», если в одном документе всё сразу.
3. В шапке укажите номер и дату входящего документа поставщика. Дата документа в 1С — дата перехода права собственности, а не дата ввода в программу.
4. Выберите контрагента, договор и склад.
5. Добавьте строки кнопкой «Добавить» или «Подбор». Проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму НДС — они должны совпасть с накладной до копейки.
6. Внизу формы в блоке счёта-фактуры введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать». Для УПД со статусом 1 включите флажок, что документ является УПД, — отдельный счёт-фактура не нужен.
7. Нажмите «Провести и закрыть».

Какие проводки сформирует поступление

Проверить движения можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок Дт/Кт в командной панели).

Зачёт аванса делается автоматически, если в документе стоит способ зачёта «Автоматически» (ссылка «Расчеты» в шапке). Ставить его вручную стоит, только когда аванс нужно зачесть по конкретному документу.

Если поставщик продал товар по УПД без НДС

Поставщик на упрощёнке выставляет документ без НДС. В строках поставьте ставку «Без НДС». Счёт-фактуру не регистрируйте: его просто нет. Проводки по 19 счёту не появятся.

Поступление в УТ 11

В УТ 11 откройте заказ поставщику и создайте на основании Приобретение товаров и услуг. Табличная часть заполнится из заказа. Если пришло меньше, чем заказано, исправьте количество — остаток заказа останется открытым и будет ждать следующую поставку. Входящий номер и дату поставщика вносите на закладке с дополнительными реквизитами документа.

Шаг 4. Дополнительные расходы: доставка и погрузка в стоимость товара

Доставку от стороннего перевозчика можно учесть двумя способами. Выбор зависит от учётной политики и того, как вы хотите видеть себестоимость.

Как включить доставку в стоимость в БП 3.0:

1. Покупки → Покупки → Поступление доп. расходов, кнопка «Создать».
2. Контрагент — перевозчик, договор с ним с видом «С поставщиком».
3. На закладке «Главное» укажите сумму расходов, ставку НДС и способ распределения: по сумме или по количеству.
4. На закладке «Товары» нажмите «Заполнить» и выберите документ поступления, к которому относится доставка. Строки товаров подтянутся из него.
5. Нажмите «Распределить» — 1С разнесёт сумму по строкам.
6. Зарегистрируйте счёт-фактуру перевозчика и проведите.

НДС с доп. расходов уходит на 19.04, потому что это услуга, а не товар.

Шаг 5. Оплата поставщику и вычет НДС

Платёжное поручение и списание с расчётного счёта

1. Из счёта от поставщика или из документа поступления выберите «Создать на основании» → «Платежное поручение».
2. Проверьте получателя, сумму, назначение платежа и ставку НДС в назначении.
3. Выгрузите платёжку в банк через клиент-банк или 1С:ДиректБанк.

Само платёжное поручение проводок не делает. Деньги списываются в учёте, когда загружена выписка или введено Списание с расчетного счета с видом операции «Оплата поставщику»: Банк и касса → Банк → Банковские выписки.

1С сама поймёт, аванс это или погашение долга, по состоянию расчётов с поставщиком на дату оплаты.

Как НДС попадает в книгу покупок

Вычет НДС по НК РФ возможен, когда товар принят на учёт и есть правильно оформленный счёт-фактура (или УПД со статусом 1). В 1С это выглядит так:

• ✅ при регистрации счёта-фактуры в документе поступления включён флажок, что НДС отражается в книге покупок (он стоит по умолчанию);
• ✅ тогда проводка Дт 68.02 Кт 19.03 делается сразу, а запись появляется в книге покупок;
• ✅ если флажок снять, вычет можно заявить позже через Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС, документом «Формирование записей книги покупок».

Второй вариант нужен, когда счёт-фактура пришёл в другом квартале или вычет переносят на будущие периоды в пределах трёх лет.

Закрытие периода по закупкам

Операции месяца по закупкам заканчиваются обработкой Операции → Закрытие периода → Закрытие месяца. Она рассчитывает себестоимость, списывает 44 и 26 счета. Перед закрытием проверьте, что все поступления за месяц введены: доп. расходы после закрытия придётся вводить с перезакрытием.

Как проверить, что покупка оформлена правильно

Для проверки закупок хватает трёх отчётов.

Что должно насторожить:

• 🔴 дебетовое сальдо на 60.01 — переплата или незачтённый аванс;
• 🔴 одновременно кредит по 60.01 и дебет по 60.02 у одного поставщика по одному договору — аванс не зачёлся;
• 🔴 остаток на 19.03 без движения больше квартала — счёт-фактура не зарегистрирован или вычет не заявлен;
• 🔴 отрицательное количество на 41.01 — продажа введена раньше поступления.

Частые ошибки при оформлении покупки и что с ними делать

Ещё одна ловушка — дата поступления. Если провести поступление «сегодняшним» числом, а реализацию того же товара оставить вчерашней, на складе на дату продажи товара не будет, и себестоимость при закрытии месяца посчитается неверно. Ставьте дату по документу поставщика.

Частые вопросы