Новая учётная запись в 1С 8.3: имя, пароль и права сотрудника

Чтобы сделать пользователя («пола») в 1С 8.3, откройте Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи, нажмите Создать, заполните имя, задайте пароль и отметьте права. Делать это нужно под учётной записью с правами администратора, в обычном режиме 1С:Предприятие, а не в Конфигураторе.

Новый сотрудник сидит без доступа, бухгалтер ждёт, а в карточке десяток непонятных флажков. Ниже порядок, при котором человек войдёт с первого раза и увидит только свои разделы.

Что называют «полом» в 1С и где он живёт

«Пол», «юзер», «учётка» — разговорные названия пользователя информационной базы. Это запись, под которой человек входит в программу. У неё есть имя для входа, пароль и набор прав.

В типовых конфигурациях (Бухгалтерия 3.0, ЗУП 3.1, Управление торговлей 11) пользователь существует сразу в двух местах:

• 👤 справочник «Пользователи» — карточка с ФИО, связью с физлицом и настройками прав;
• 🔐 список пользователей платформы — то, что видит окно входа и Конфигуратор.

Если создавать человека через справочник в режиме Предприятие, программа сама связывает обе записи. Поэтому основной путь — пользовательский режим.

Подготовка: кто и под чем создаёт пользователей

Перед созданием проверьте три вещи.

1. Ваши права. Добавлять пользователей может только тот, у кого есть профиль «Администратор» (роль «Полные права»). Если раздела Администрирование в меню нет — у вас нет таких прав, обратитесь к администратору базы.
2. Список пустой или нет. Пока в базе нет ни одного пользователя, 1С пускает всех без пароля и с полными правами. Первым всегда создавайте администратора, иначе потом можно запереть себя снаружи.
3. Физическое лицо. В ЗУП и Бухгалтерии пользователя удобно связать с физлицом. Если сотрудник уже оформлен, физлицо есть. Если нет — его можно выбрать или создать прямо из карточки пользователя.

Подготовьте заранее:

Как сделать пользователя в 1С 8.3: пошагово в режиме Предприятие

Шаги показаны на Бухгалтерии 3.0. В ЗУП 3.1 и УТ 11 путь тот же: Администрирование → Настройки пользователей и прав → Пользователи.

Шаг 1. Откройте список и создайте карточку

1. Запустите базу в режиме 1С:Предприятие под администратором.
2. Перейдите в Администрирование → Настройки пользователей и прав.
3. Откройте ссылку Пользователи и нажмите Создать.

Шаг 2. Заполните основные поля

• Полное имя — ФИО сотрудника.
• Физическое лицо — выберите из списка или создайте.
• Флажок Вход в программу разрешён — должен стоять, иначе запись есть, а войти нельзя.
• Имя для входа — подставляется из ФИО, его можно сократить.

Шаг 3. Задайте пароль

В блоке аутентификации 1С:Предприятия нажмите кнопку установки пароля и введите временный пароль дважды. Поставьте флажок Требовать смену пароля при входе — тогда сотрудник при первом запуске придумает свой.

Флажок Показывать в списке выбора определяет, будет ли имя в выпадающем списке окна входа. Для маленького офиса удобно оставить. В крупной базе лучше снять: список из 200 фамилий никому не нужен, а чужое имя не будет на виду.

Шаг 4. Сохраните и выдайте права

Нажмите Записать. В карточке станет активна ссылка Права доступа .

В Бухгалтерии 3.0 права выдаются галочками по профилям: «Бухгалтер», «Главный бухгалтер», «Администратор» и другие. Отметьте нужные и запишите.

В ЗУП 3.1 и УТ 11 права настраиваются через группы доступа: пользователя включают в группу, а у группы есть профиль. Состав профилей видно в Администрирование → Настройки пользователей и прав → Профили групп доступа.

Пример набора прав для типичного офиса на Бухгалтерии 3.0:

Одному человеку можно отметить несколько профилей: права складываются. Поэтому не давайте «на всякий случай» лишний профиль — забрать часть прав внутри него не получится.

Шаг 5. Проверьте вход

Закройте программу и войдите под новым именем. Проверьте, что открываются нужные разделы и видны нужные организации. Только после этого сообщайте логин и пароль сотруднику.

Создание пользователя через Конфигуратор: когда это нужно

Конфигуратор нужен в двух случаях: база нетиповая (без справочника «Пользователи») или вход в режим Предприятие невозможен.

Путь: Администрирование → Пользователи в Конфигураторе, кнопка добавления.

• Вкладка Основные: имя, полное имя, флажок аутентификации 1С:Предприятия, пароль, флажок «Показывать в списке выбора», аутентификация операционной системы.
• Вкладка Прочие: список ролей, основной интерфейс, язык.

Для администратора в типовых конфигурациях отметьте роли Полные права и Администратор системы.

Если в базе ещё нет ни одного пользователя

Это частая ситуация в новой файловой базе. Порядок такой:

1. Откройте Конфигуратор (он пустит без пароля, раз список пуст).
2. Добавьте пользователя-администратора, отметьте роли Полные права и Администратор системы, задайте пароль.
3. Запустите базу в режиме Предприятие под этим администратором.
4. Всех остальных создавайте уже из справочника «Пользователи».

Если пользователя создали в Конфигураторе, в справочнике «Пользователи» он может не появиться. Его связывают со справочником через список Пользователи в режиме Предприятие: программа предложит сопоставить запись или создать новую карточку.

Дополнительные параметры пользователя

Базовая карточка заполнена, но в настройках есть ещё несколько полезных вещей.

Ограничение по организациям

Если в базе несколько фирм, а бухгалтер ведёт одну, включите в Настройках пользователей и прав ограничение доступа на уровне записей. После этого в группах доступа появится возможность указать разрешённые организации.

Копирование настроек

Чтобы новичок увидел привычные отборы, колонки и рабочий стол коллеги, используйте Копирование настроек в разделе настроек пользователей. Выбираете «от кого» и «кому», отмечаете виды настроек — и сотрудник получает готовый интерфейс.

Основные значения

В карточке пользователя или в его персональных настройках задают значения по умолчанию: основную организацию, склад, подразделение. Новые документы будут создаваться уже с ними.

Настройки входа

В новых релизах типовых конфигураций есть раздел Настройки входа. Там задают:

• 🔢 минимальную длину и сложность пароля;
• 📅 срок действия пароля;
• 🚫 запрет повторного использования старых паролей;
• ⏳ блокировку при долгом неиспользовании учётной записи.

Как управлять пользователями в крупной компании

Когда в базе работает 30–300 человек, ручная настройка каждой карточки превращается в хаос. Помогают четыре приёма.

1. Группы доступа вместо индивидуальных прав. Создайте группы по должностям: «Расчётчики», «Кладовщики», «Менеджеры по продажам». Новичка просто добавляете в группу.
2. Свои профили. Если типовой профиль даёт лишнее, скопируйте его и уберите роли. Типовой профиль не правьте: обновление может вернуть его состав.
3. Вход через домен. Включите аутентификацию операционной системы и укажите доменного пользователя (DOMAIN\ivanova). Сотрудник входит без отдельного пароля, а при блокировке в Active Directory теряет и доступ в 1С.
4. Группы пользователей. Справочник пользователей можно разбить на группы по отделам — так проще искать и выдавать права пачкой.

Служебные учётные записи

Обмены данными, загрузка выписок по расписанию, регламентные задания и интеграции с сайтом лучше запускать под отдельными пользователями: например, Обмен_УТ_БП или Регламент.

Почему это удобно:

• 🧾 в журнале регистрации сразу видно, что документ создал обмен, а не человек;
• 🔁 смена пароля сотрудника или его увольнение не ломают обмен;
• 🎯 такой учётке дают ровно те права, которые нужны обмену.

У служебного пользователя снимите флажок «Показывать в списке выбора», чтобы им случайно не воспользовались для обычной работы. Пароль храните у администратора, а в настройках обмена укажите именно эту учётку.

Веб-клиент и удалённая работа

Для входа через браузер или тонкий клиент по интернету отдельный пользователь не нужен — подходит та же учётка. Но при публикации базы в интернет пароль обязателен у каждого пользователя без исключений: пустой пароль на опубликованной базе открывает её любому, кто знает адрес.

Что делать при увольнении

Не удаляйте пользователя, который вводил документы. На него ссылаются поля «Ответственный» и «Автор», история изменений и настройки.

Вместо удаления:

• снимите флажок Вход в программу разрешён;
• поставьте отметку Недействителен — запись скроется из списков выбора;
• если вход был доменный — отключите его тоже.

Безопасность учётных записей в 1С

В базе 1С лежат паспортные данные, зарплаты, счета контрагентов. Это персональные данные, и их защита — обязанность работодателя.

Минимальные правила:

• 🔑 у каждого свой логин. Одна учётка «Бухгалтерия» на троих — и уже не понять, кто провёл документ;
• 🔒 пароль у администратора всегда, даже в файловой базе на одном компьютере;
• 👁 минимум прав. Кладовщику не нужен доступ к зарплате, а менеджеру — к кадровым приказам;
• 📜 журнал регистрации. Он показывает, кто и когда входил и что менял. Открывается в Администрирование → Обслуживание → Журнал регистрации (в Бухгалтерии 3.0) или через поиск по разделу Администрирование;
• 💾 защищённая копия. Файл базы и выгрузки .dt храните там, куда нет доступа у рядовых пользователей: пароль 1С не защищает от того, кто просто скопирует папку файловой базы.

Ошибки при создании пользователей и входе

Права применяются при новом входе. Если вы добавили профиль, а сотрудник жалуется, что ничего не изменилось, — пусть закроет 1С и зайдёт снова.

Частые вопросы