Оформляем поступление товаров и услуг в 1С от накладной до проводок

Поступление товаров в 1С оформляют документом Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД), вид операции — «Товары (накладная, УПД)». Он ставит товар на счёт 41, входной НДС на 19 и формирует долг перед поставщиком на 60.01. Для материалов, услуг и основных средств — тот же журнал, но другой вид операции и счёт учёта.

Ниже разберём полный цикл: от проверки контрагента и договора до сверки проводок по оборотно-сальдовой ведомости. Пути приведены для 1С:Бухгалтерии 3.0 в интерфейсе «Такси»; где порядок в 1С:Управление торговлей 11 отличается — отмечено отдельно.

С чего начать: контрагент, договор и склад

Перед вводом накладной проверьте, что в базе есть всё, на что документ будет ссылаться. Если создавать контрагента и договор прямо из формы поступления, легко ошибиться в реквизитах и потом искать расхождения.

Проверьте три справочника:

• 📇 Контрагент. Справочники → Контрагенты. Удобнее заполнять по ИНН — если подключена 1С:Контрагент, реквизиты и адрес подтянутся из базы ФНС. Без сервиса вносите вручную по карточке из договора.
• 📄 Договор. Вид договора — «С поставщиком». В нём задаются валюта расчётов и способ зачёта авансов. Если расчёты в рублях и авансов нет, подойдёт договор по умолчанию.
• 🏷️ Номенклатура. У позиции должен быть указан вид — «Товар». От вида зависит счёт учёта, который программа подставит автоматически.

Отдельно загляните в счета учёта номенклатуры: Справочники → Номенклатура → Счета учёта номенклатуры. Здесь задаётся правило, по которому для группы товаров подставляются счета 41.01 и 19.03. Если документ упорно ставит не тот счёт — причина почти всегда здесь.

Создаём документ «Поступление (акт, накладная, УПД)»

Основной способ — ручное создание. Зайдите в Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) и нажмите «Поступление». Программа предложит выбрать вид операции:

1. Товары (накладная, УПД) — для товаров и готовой продукции на счёт 41.
2. Услуги (акт, УПД) — для работ и услуг, которые сразу списываются на затраты.
3. Товары, услуги, комиссия — универсальный вид: в одном документе несколько табличных частей, включая услуги и возвратную тару.
4. Материалы, Оборудование, Объекты строительства — для счёта 10 и внеоборотных активов.

Для обычной приходной накладной на товар выбирайте первый вид. Если в накладной есть и товар, и доставка отдельной строкой, берите «Товары, услуги, комиссия» — услугу доставки проведёте на отдельной закладке.

Заполните шапку:

• Накладная / счёт № и от — номер и дата первичного документа поставщика. Это не дата проведения в вашей базе, а реквизиты бумажной или электронной накладной.
• Организация — подставляется, если она в базе одна.
• Контрагент и Договор — из подготовленных справочников.
• Склад — куда приходуете.

В 1С:УТ 11 аналогичный документ лежит в разделе Закупки → Документы закупки (все), называется «Приобретение товаров и услуг». Логика шапки та же, но учёт ведётся по организациям и складам всегда.

Ввод на основании заказа поставщику

Если закупке предшествовал заказ, не вводите накладную с нуля — так вы продублируете номенклатуру и рискуете разойтись в количестве и ценах.

Откройте заказ: Покупки → Заказы поставщикам, найдите нужный и нажмите Создать на основании → Поступление (акт, накладная, УПД). Программа создаст документ, перенесёт контрагента, договор и всю табличную часть с ценами из заказа.

Что проверить в созданном на основании документе:

• ✅ Количество. Если поставщик привёз меньше, скорректируйте строки — заказ при этом останется открытым на недопоставку.
• ✅ Цены. Сверьте с накладной: иногда цена в заказе плановая, а в приходе фактическая.
• ✅ Реквизиты накладной — номер и дату первички внести вручную, из заказа они не подтягиваются.

Обратный сценарий тоже рабочий: из проведённого поступления через Создать на основании оформляют возврат поставщику, платёжное поручение или счёт-фактуру.

Табличная часть, счета учёта и НДС

В строках указывают номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма считается автоматически. Главное здесь — корректные счёт учёта и порядок работы с налогом.

Счета учёта. В каждой строке есть колонки «Счёт учёта» и «Счёт НДС». Для товаров это обычно 41.01 и 19.03, они подставляются из регистра счетов учёта номенклатуры. Проверьте их хотя бы в первой строке новой номенклатуры.

Ставка и сумма НДС. В шапке документа есть переключатель способа отражения налога в цене:

Выбирайте режим по тому, как цены указаны в накладной поставщика. Ошибка здесь приводит к расхождению итоговой суммы с первичкой на величину налога.

Проверьте, что сумма документа в 1С совпадает с суммой по накладной поставщика копейка в копейку. Расхождение — верный признак, что перепутан режим НДС или ставка в одной из строк.

Счёт-фактура. Внизу формы есть поля «Счёт-фактура №» и «от». Введите номер и дату, нажмите «Зарегистрировать» — программа создаст документ «Счёт-фактура полученный» и свяжет его с поступлением. Без зарегистрированного счёта-фактуры НДС не попадёт в книгу покупок и не будет принят к вычету.

С электронным документооборотом счёт-фактура приходит отдельным входящим документом и регистрируется автоматически при создании поступления из ЭДО. Для вычета по счёту-фактуре нужна квалифицированная электронная подпись поставщика — это требование к самому счёту-фактуре, а не к первичке.

Проведение документа и контроль заполнения

Перед проведением нажмите «Записать» — документ сохранится, но движений ещё не сделает. Это удобно, когда накладную заполняют в несколько заходов.

Проведение запускается кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». В этот момент 1С:

• формирует бухгалтерские проводки и записи по регистрам НДС;
• увеличивает остаток товара на складе;
• наращивает кредиторскую задолженность на счёте 60.

Если документ не проводится, программа выдаст конкретную причину в окне сообщений. Разберём типичные:

Печать накладной, УПД и других форм

После проведения доступна кнопка «Печать». Набор форм зависит от вида операции:

• 🖨️ ТОРГ-12 — товарная накладная, если поставщик прислал именно её.
• 🖨️ Универсальный передаточный документ (УПД) — заменяет накладную и счёт-фактуру одновременно; печатается, если счёт-фактура зарегистрирован.
• 🖨️ Приходный ордер (М-4) — для склада, подтверждает оприходование материалов.
• 🖨️ Счёт-фактура — отдельной формой, из карточки зарегистрированного счёта-фактуры.

Печатную форму можно выгрузить в PDF или Excel, отправить по почте прямо из 1С или подписать в ЭДО. Если нужна подпись и печать на форме, их подставят из карточки организации — факсимиле загружают в Главное → Организации → Логотип и печать.

Проводки: что сформировалось в учёте

Проверить результат проще всего по кнопке «Дт/Кт» в самом документе — она открывает движения по всем регистрам. Для накладной на товар с НДС проводки выглядят так:

Для других видов операции меняется только дебет первой проводки:

• материалы — Дт 10 Кт 60.01;
• услуги и работы — Дт 26 или Дт 44 в зависимости от характера затрат;
• оборудование к установке и ОС — Дт 08.

Проводку по вычету НДС (Дт 68.02 Кт 19.03) само поступление не делает — её формирует счёт-фактура полученный. Если в документе стоит галка «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения», вычет попадёт в книгу сразу; иначе — регламентной операцией в конце квартала.

Сверьте результат по отчётам:

Если товар не виден в остатках — почти всегда документ записан, но не проведён. Если НДС не попал в книгу покупок — не зарегистрирован счёт-фактура.

Правка документа и частные случаи поступления

Накладную провели, а потом нашли ошибку — не тот контрагент, не та цена, лишняя строка. Как исправлять, зависит от того, закрыт ли период.

Если период открыт и отчётность не сдана, проще отменить проведение (Ещё → Отменить проведение), внести правку и провести заново. Движения пересчитаются.

Если период закрыт или по накладной уже прошла оплата и вычет НДС, редактировать исходный документ нельзя. Используйте отдельный документ: Покупки → Корректировка поступления. Он вводится на основании исходного поступления, фиксирует изменение цены или количества и формирует корректировочный счёт-фактуру.

Импортные и подотчётные поступления

Товар из-за рубежа оформляют тем же документом, но с двумя дополнениями. В карточке номенклатуры заполняют страну происхождения и номер таможенной декларации (ГТД) — эти данные затем попадают в счёт-фактуру при перепродаже. Чтобы колонки «Номер ГТД » и «Страна» появились в табличной части, включают учёт импортных товаров в настройках функциональности на закладке «Запасы».

Таможенный НДС и пошлину проводят отдельным документом «ГТД по импорту» (Покупки → ГТД по импорту) на основании поступления — он распределяет таможенные платежи на стоимость товара.

Если сотрудник купил что-то за наличные, поступление оформлять не нужно — товар или материалы приходуют через авансовый отчёт (Банк и касса → Авансовые отчёты) на закладке «Товары». Проводки будут те же (Дт 41 Кт 60 с зачётом через подотчёт), но без отдельной накладной в журнале поступлений.

Частые вопросы