Прайс-лист в 1С: от настройки видов цен до выгрузки в Excel
Содержание
Прайс-лист в 1С собирается из обработки CRM и маркетинг → Прайс-лист (в 1С:Управление торговлей 11) или через документ установки цен и печатную форму в 1С:Бухгалтерии. Но перед тем как нажать «Сформировать», нужны две вещи: заведённые виды цен и занесённые по ним значения. Без этого прайс выйдет пустым.
Ниже — весь путь по порядку: включаем ценообразование, создаём виды цен, заносим цены документом, формируем сам прайс-лист, выгружаем его в Excel и настраиваем, чтобы цены пересчитывались сами. Пути указаны для «Такси» на платформе 8.3; расхождения между УТ 11, Бухгалтерией и Розницей собраны в отдельной таблице.
Включаем ценообразование и заводим виды цен
В пустой базе механизм цен часто выключен. Сначала проверьте настройки раздела: НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → CRM и маркетинг. В группе Ценообразование нужен флажок, разрешающий использовать несколько видов цен — без него вы ограничены одной колонкой и полноценный прайс не построите.
Теперь сами виды цен — это справочник: CRM и маркетинг → Настройки и справочники → Виды цен. Вид цены — это колонка будущего прайса: «Розничная», «Оптовая», «Дилерская», «Закупочная». Создайте столько, сколько нужно уровней отпускных цен.
У каждого вида цены задаётся способ задания цены — это ключевой выбор, от которого зависит вся дальнейшая автоматизация:
- 📌 Вручную — цену вбивают в документе установки. Подходит для базового, «якорного» вида (обычно закупочная или базовая розничная).
- 📈 Наценка на другой вид цен — цена считается как процент от базовой. Поставил «Оптовая = Закупочная + 25 %», и колонка пересчитывается автоматически, когда меняется база.
- 🧮 По произвольной формуле — для сложных правил округления и условий.
Задайте для каждого вида цены валюту и признак, включает ли цена НДС. Если смешать цены с НДС и без него в одном прайсе, менеджеры будут путаться в суммах.
Параллельно подготовьте саму номенклатуру — от этого зависит, как прайс будет выглядеть и фильтроваться:
- Артикулы. Заполните поле артикула в карточках товаров. В прайсе это отдельная колонка, по которой клиент ищет позицию — без артикулов прайс неудобен.
- Иерархия групп. Разложите товары по группам каталога. Группы станут заголовками разделов в прайсе, и по ним же удобно делать отбор.
- Ценовые группы. Это отдельный от каталога разрез: в одну ценовую группу попадают товары с общим правилом наценки (например, «Аксессуары — наценка 60 %»). Ценовая группа указывается в карточке товара и помогает задавать цены и формулы не поштучно, а пачкой.
- Сегменты номенклатуры. Динамические или ручные списки товаров — удобны, когда нужен прайс «только акционные» или «хиты продаж».
Чем аккуратнее разложена номенклатура, тем меньше ручной работы при каждой переустановке цен и тем чище выглядит готовый прайс.
Заносим цены документом «Установка цен номенклатуры»
Виды цен — это пустые колонки. Значения в них попадают через документ: CRM и маркетинг → Цены → Установка цен номенклатуры.
Порядок работы с документом:
- Создайте новый документ, укажите дату — именно с неё цены начнут действовать. Задним числом ставить дату можно, но тогда прайс на прошлый период изменится.
- В шапке отметьте галочками, какие виды цен устанавливаете этим документом.
- Заполните табличную часть номенклатурой. Удобнее через
Заполнить → Заполнить по отбору— можно подтянуть всю группу или сегмент товаров сразу. - Проставьте цены по видам, которые заданы вручную. Зависимые (наценочные) виды 1С посчитает сама при проведении.
- Проведите документ.
После проведения цены считаются действующими. Старый документ не переписывайте — создавайте новый документ установки цен на новую дату, иначе потеряете историю и не сможете понять, по какой цене отгружали неделю назад.
Если у номенклатуры несколько единиц измерения, цена задаётся за единицу хранения. Перед заполнением убедитесь, что в карточке товара правильно указана единица, иначе прайс покажет цену «за штуку» там, где вы имели в виду упаковку.
Формируем сам прайс-лист
Когда цены занесены, открываем обработку: CRM и маркетинг → Прайс-лист. Это не документ, а инструмент формирования печатной формы — он ничего не меняет в базе, только собирает цены на выбранную дату.
Что задаётся в форме прайс-листа:
- Дата прайса — на неё берутся действующие цены.
- Виды цен — какие колонки показать. Можно вывести сразу розничную и оптовую рядом.
- Отбор номенклатуры — по иерархии групп, по ценовой группе или по сегменту. Так делают отдельные прайсы «только для дилеров» или «только электроинструмент».
- Валюта вывода.
Нажмите Сформировать — в правой части появится готовая таблица. Это стандартный табличный документ 1С: его можно пролистать, проверить суммы и только потом печатать или выгружать.
Сохраните удачную комбинацию отборов и колонок как вариант (настройку) прайс-листа. В следующий раз не придётся собирать прайс заново — выберете сохранённый вариант «Оптовый прайс» и сразу жмёте «Сформировать».
Выгружаем прайс-лист в Excel и на печать
Сформированную таблицу выгружают в файл двумя путями.
Через меню сохранения. В командной панели прайс-листа есть команда сохранения в файл. Выберите тип файла — для Excel это Лист Excel 2007 (.xlsx). Если нужен старый формат, доступен .xls; для отправки клиенту, которому нельзя менять цифры, — .pdf.
Через главное меню платформы. Когда таблица открыта, подойдёт Главное меню → Файл → Сохранить как… — там тот же список форматов, включая .mxl (внутренний формат 1С).
Для печати — кнопка Печать в панели или Ctrl+P. Перед печатью загляните в предпросмотр: прайс с десятком колонок видов цен легко «уезжает» за край листа.
Сравнение форматов выгрузки:
| Формат | Когда использовать | Нюанс |
|---|---|---|
.xlsx | Клиент будет работать с ценами, фильтровать, считать | Формулы не переносятся, только значения |
.pdf | Отправить прайс «как есть», без правок | Нельзя редактировать — это плюс для фиксации цен |
.mxl | Передать внутри компании, другому пользователю 1С | Откроется только в 1С |
При выгрузке в Excel 1С переносит значения, а не связи. Если в прайсе была группировка по разделам каталога, в Excel она останется визуально, но пересчитывать цены формулами Excel не сможет — это просто числа.
Настраиваем колонки, оформление и шаблон
Внешний вид прайса настраивается прямо в форме, без программирования.
Что доступно из интерфейса:
- ➕ Добавить и убрать колонки: кроме цен — артикул, остаток на складе, картинку товара.
- 🗂 Группировку по иерархии номенклатуры (разделы каталога становятся заголовками).
- 🔤 Шрифт, размер, выделение заголовков.
- 🏢 Шапку с реквизитами организации и датой.
Этого хватает для большинства задач. Если же нужен фирменный макет — логотип в шапке, особые условия внизу, нестандартная разбивка — встроенной настройки мало. Такой макет меняют на уровне конфигурации.
Не редактируйте макет в конфигураторе прямо в типовой конфигурации — при обновлении правки затрёт. Правильный путь — расширение конфигурации (доступны с платформы 8.3.6): в расширении копируется макет печатной формы и правится там. Обновление типовой конфигурации расширение не ломает. Эту работу обычно поручают специалисту 1С.
Автоматическое обновление цен и прайс-листа
«Автоматизация» в прайс-листах означает не кнопку «обновить всё», а грамотно выстроенную зависимость цен, чтобы руками трогать только базу.
Схема, которая действительно работает:
- Базовый вид цены (например, «Закупочная») задаётся вручную — это единственное, что вы меняете при смене закупок.
- Остальные виды заданы способом «Наценка на другой вид цен»: «Розничная = Закупочная + 40 %», «Оптовая = Закупочная + 20 %».
- При изменении закупочных цен создаёте один документ установки цен по базовому виду. При проведении зависимые виды пересчитываются сами по заданным процентам.
Так одно изменение закупки автоматически раскатывается на весь прайс. Прайс-лист после этого формируется заново на текущую дату и уже содержит новые цифры.
Для регулярной переустановки цен по правилам (например, еженедельной индексации) в УТ есть механизм правил ценообразования и помощник установки цен — его запускают по расписанию силами администратора. Если такого регламента в базе нет, не ищите «волшебную» галку автообновления: её нет, цены меняет проведённый документ.
Отдельно про зависимость от закупки. Когда товар приходит по новой цене, базовый вид «Закупочная» можно обновить не только вручную. При проведении документа поступления 1С умеет предложить зафиксировать новую цену поставщика, а на её основе — переустановить отпускные виды цен. Это снимает самый частый разрыв: товар подорожал у поставщика, а в прайсе висит старая розница. Отдавать весь прайс на такой автомат стоит с оглядкой — проверяйте, не уехала ли наценка в минус на акционных позициях.
Массовую переустановку цен не делайте в разгар рабочего дня, когда менеджеры выписывают заказы: пока документ проводится, они могут поймать то старую, то новую цену. Лучше вечером или перед открытием.
Храните проценты наценки в самих видах цен, а не в головах менеджеров. Тогда прайс и реальные отгрузочные цены не разъедутся.
Чем отличаются пути в разных конфигурациях
Механизм похож, но разделы меню отличаются. Пути стабильны для актуальных релизов УТ 11, Бухгалтерии 3.0 и Розницы.
| Конфигурация | Виды цен / установка цен | Печать прайса |
|---|---|---|
| УТ 11 | CRM и маркетинг → Виды цен, CRM и маркетинг → Цены | CRM и маркетинг → Прайс-лист |
| Бухгалтерия 3.0 | Склад → Цены → Установка цен номенклатуры | Печать из списка номенклатуры / отчёт по ценам |
| Розница | Маркетинг → Цены (виды цен и установка) | Печать прайса из раздела «Маркетинг» |
В 1С:Бухгалтерии ценообразование скромнее: оно нужно, чтобы цены подставлялись в документы продаж, а не чтобы строить сложные многоколоночные прайсы. Если торговля — основной процесс, прайс-листы удобнее вести в УТ или Рознице.
Не смешивайте терминологию: в учёте все конфигурации оперируют «видами цен», но набор способов расчёта и глубина настройки печатной формы в УТ заметно богаче, чем в Бухгалтерии.
Частые ошибки при формировании прайса
Разберём то, что реально ломает прайс, а не повтор шагов инструкции.
- 🟥 Прайс пустой или с нулями. Цены не занесены на выбранную дату. Проверьте: есть ли проведённый документ установки цен с датой не позже даты прайса.
- 🟥 Видна старая цена. Вы сформировали прайс на дату раньше, чем провели новый документ установки. Поставьте в прайс-листе сегодняшнюю дату.
- 🟥 Нет нужной колонки. Вид цены не отмечен в настройке прайса либо по нему вообще нет значений. Добавьте вид цены и проверьте, установлены ли по нему цены.
- 🟥 Цена «за штуку» вместо упаковки. В карточке товара не та единица хранения. Исправьте единицу и переустановите цену.
- 🟥 Зависимый вид не пересчитался. Документ установки цен по базовому виду не проведён либо проведён после даты прайса. Перепроведите документ.