Поступление товаров, наличных и излишков в 1С 8.3 — какой документ выбрать и как провести

Товар от поставщика в 1С 8.3 принимают документом «Поступление (акты, накладные, УПД)»: в Бухгалтерии 3.0 это Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД) → кнопка Поступление → Товары (накладная, УПД). Наличные в кассу принимают приходным кассовым ордером (Банк и касса → Кассовые документы → Поступление), а найденные при инвентаризации излишки — документом «Оприходование товаров » в разделе Склад.

Слово «приём» в 1С покрывает три разные операции, и у каждой свой документ, свои проводки и своя печатная форма. Ошибка в выборе документа — самая частая причина, почему остаток на складе не сходится с бумагами. Ниже по шагам каждая операция для Бухгалтерии предприятия 3.0, а для Управления торговлей 11 и ERP — отдельно то, что там устроено иначе.

Что подготовить в базе до первого поступления

Приём товара упирается в справочники. Если их не заполнить заранее, документ либо не проведётся, либо проведётся с пустой аналитикой, которую потом придётся чистить.

Справочники

• 🏢 Контрагенты — поставщик с ИНН и КПП. Удобнее заполнять по ИНН: программа подтянет реквизиты, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор — вид договора «С поставщиком». От вида зависит счёт расчётов: для поставщика по умолчанию подставится 60.01 и 60.02 для авансов.
• 📦 Номенклатура — у каждой позиции должен быть вид номенклатуры («Товары», «Материалы»), единица измерения и ставка НДС. Вид номенклатуры определяет счёт учёта: 41.01 для товаров, 10.01 для материалов.
• 🏬 Склады — хотя бы один. Если складов несколько, включите их: Главное → Функциональность, вкладка Запасы, флажок про несколько складов.

Учётная политика

Проверьте в Главное → Учетная политика систему налогообложения и способ оценки запасов. От системы зависит, будет ли НДС выделяться на 19-й счёт или сразу включаться в стоимость (на УСН «доходы» выделять его не нужно).

Поступление товаров от поставщика пошагово

Это основной сценарий: пришла машина с товаром и УПД или ТОРГ-12. Именно этот документ в обиходе называют «приходом» или «приходной накладной».

Шаг 1. Создайте документ

1. Откройте Покупки → Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите Поступление и выберите Товары (накладная, УПД). Если в поставке есть и товары, и услуги (например, доставка), выберите Товары, услуги, комиссия.
3. В шапке укажите Контрагента, Договор и Склад.
4. В полях Накладная № и от введите номер и дату документа поставщика. Это не номер 1С: программа присвоит свой, а номер поставщика попадёт в книгу покупок и в акт сверки.

Шаг 2. Заполните табличную часть

1. На вкладке Товары нажмите Добавить или Подбор.
2. Введите количество, цену и проверьте ставку НДС. Сумма с НДС должна совпасть с итогом в бумажном документе до копейки.
3. Проверьте, как учитывается НДС в цене: ссылка с настройками цен находится в форме документа рядом с итогами. Выставьте «НДС в сумме» или «НДС сверху» так, как цены указаны у поставщика. Если перепутать, НДС пересчитается сверху и итог разойдётся.

Пример: 120 коробок по 250 ₽ без НДС. Сумма 30 000 ₽, НДС 20 % — 6 000 ₽, всего 36 000 ₽. Если у поставщика 250 ₽ — это цена с НДС, то сумма будет 30 000 ₽, из них НДС 5 000 ₽.

Шаг 3. Зарегистрируйте счёт-фактуру

Внизу формы есть строка Счёт-фактура. Введите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите Зарегистрировать. Если пришёл УПД со статусом 1, вводите те же номер и дату, что у УПД.

Флажок про отражение вычета в книге покупок датой получения позволяет сразу принять НДС к вычету. Если вычет планируете позже, оставьте его снятым: тогда запись в книгу покупок попадёт регламентной операцией.

Шаг 4. Проведите и распечатайте

Нажмите Провести и закрыть. Кнопка Дт/Кт в документе покажет проводки:

По кнопке Печать доступна форма Приходный ордер (М-4) — тот самый «приходный ордер», который ищут по запросу. Его оформляет кладовщик, если товар принят без расхождений. Отдельного документа для него в Бухгалтерии нет: это печатная форма того же поступления.

Как сделать приходный кассовый ордер в 1С

ПКО — второй смысл слова «приём». Им оформляют любые наличные, пришедшие в кассу организации.

Создание ПКО

1. Откройте Банк и касса → Кассовые документы.
2. Нажмите Поступление — откроется приходный кассовый ордер .
3. Выберите Вид операции. От него зависит корреспондирующий счёт.
4. Укажите плательщика, договор и сумму. Строки Принято от, Основание и Приложение заполнятся для печатной формы — проверьте их.
5. Проведите документ и распечатайте Приходный кассовый ордер (КО-1).

Виды операций и проводки

Приём наличных от покупателя — физлица — требует чека онлайн-кассы. ПКО сам по себе чек не заменяет: если подключена касса, пробейте чек из того же документа. Без чека оформляют только расчёты, на которые ККТ не распространяется.

Оприходование излишков и товара без документов

Излишки по инвентаризации

Если при пересчёте склада товара больше, чем в учёте, разницу оприходуют на прочие доходы.

1. Создайте Склад → Инвентаризация товаров, нажмите Заполнить — программа подставит учётные остатки.
2. Внесите фактическое количество. Колонка отклонения покажет излишки и недостачи.
3. Проведите инвентаризацию и через Создать на основании выберите Оприходование товаров.
4. Проверьте цену. Излишки принимают по текущей рыночной стоимости — это требование ФСБУ 5/2019, а для налога на прибыль такая стоимость попадает во внереализационные доходы по статье 250 НК РФ.

Проводка: Дт 41.01 Кт 91.01. Если отдельно оприходуете излишки без инвентаризации (например, ввод забытого остатка), документ Оприходование товаров создают вручную из того же раздела Склад.

Товар пришёл без документов

Ситуация обычная: машина приехала, а УПД обещают прислать через ЭДО завтра. В учёте такую поставку называют неотфактурованной.

• ✅ Товар можно сразу продавать — для этого он должен быть на остатке.
• 📝 Оформите поступление по фактическому количеству и цене из договора или счёта.
• ⛔ Не регистрируйте счёт-фактуру и не принимайте НДС к вычету, пока нет документа поставщика.
• 🔁 Когда придёт УПД, сверьте цены и количество. Совпало — допишите номер и дату накладной и зарегистрируйте счёт-фактуру. Не совпало — исправьте документ, если период не закрыт.

Приёмка на ордерном складе в Управлении торговлей 11 и ERP

В Бухгалтерии 3.0 ордерной схемы нет: остаток появляется в момент проведения поступления. В УТ 11, Комплексной автоматизации и ERP приёмку можно разделить на два документа — финансовый и складской.

Как это устроено

Без приходного ордера товар висит «к поступлению» и не доступен к отгрузке со склада.

Настройка

1. Включите ордерные склады в настройках раздела НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Склад и доставка.
2. Откройте карточку склада и включите использование ордерной схемы при поступлении. Укажите дату начала: документы до неё будут работать по старой схеме.

Порядок приёмки

1. Менеджер проводит Приобретение товаров и услуг из раздела Закупки (журнал «Документы закупки»).
2. Кладовщик в разделе Склад и доставка открывает список распоряжений на приёмку, выбирает поставку и создаёт Приходный ордер на товары.
3. Кладовщик вносит фактическое количество и проводит ордер.

Порядок можно поменять: при включённой опции кладовщик принимает товар раньше, а менеджер оформляет приобретение позже на основании ордера. Расхождения между двумя документами программа показывает как отклонения, их разбирают до закрытия месяца.

Если при приёме ошиблись: исправление и сторно

Способ исправления зависит от того, закрыт ли период и подана ли отчётность.

Период не закрыт

Откройте поступление, исправьте количество или цену и перепроведите. Если документ создан по ошибке целиком, пометьте его на удаление и удалите через Администрирование → Удаление помеченных объектов.

Период закрыт, отчётность сдана

Старый документ не трогают. На основании поступления создают Корректировку поступления и выбирают вид операции:

• 🛠 Исправление в первичных документах — когда ошибся поставщик или вы ввели не те данные, а поставщик прислал исправленный УПД или счёт-фактуру.
• 🤝 Корректировка по согласованию сторон — когда цена или количество изменились по договорённости (скидка задним числом, возврат части партии с корректировочным счётом-фактурой).

Корректировка формирует сторнировочные (с минусом) и новые проводки текущим периодом, а при необходимости — дополнительный лист книги покупок.

Ошибка в ПКО

Исправления в кассовых документах по правилам Банка России не допускаются. Если ПКО ещё не выдан и день не закрыт, документ исправляют в 1С и печатают заново. Если ордер уже отражён в кассовой книге за прошлый день, ошибку исправляют новым документом, а не правкой старого.

Отчёты для проверки поступлений

Принять товар — половина дела. Раз в месяц нужно убедиться, что приём отражён полностью и без дублей.

Для общего контроля подойдёт Экспресс-проверка ведения учёта (Отчеты → Анализ учета). Она находит поступления без счетов-фактур и отрицательные остатки товаров.

Частые вопросы