Как отправить приглашение к ЭДО контрагенту в 1С

Приглашение к ЭДО отправляется из карточки контрагента: откройте её в справочнике Контрагенты, нажмите кнопку ЭДО и выберите Пригласить к обмену электронными документами. Программа найдёт участника по ИНН и предложит отправить заявку . Для этого в базе уже должна быть настроена учётная запись ЭДО и действующая электронная подпись.

Ниже — весь путь от проверки настроек до момента, когда контрагент примет приглашение и вы сможете обмениваться электронными счетами-фактурами, накладными и УПД. Разберём, что делать, если партнёр подключён к другому оператору и нужен роуминг, а также как читать статусы отправленной заявки.

Пути указаны для 1С:Бухгалтерии 8.3 (БП 3.0) с подключённым сервисом 1С-ЭДО. В 1С:Управление торговлей и ERP логика та же, отличаются только названия разделов верхнего меню.

Что проверить до отправки заявки

Приглашение не уйдёт, пока в базе не выполнены три условия. Проверьте их по порядку — так вы не упрётесь в ошибку на середине.

• 🌐 Интернет-поддержка активна. Откройте Администрирование → Интернет-поддержка и сервисы и убедитесь, что введены логин и пароль от портала 1С:ИТС. Без действующего договора ИТС исходящие документы отправлять нельзя (входящие принимать можно бесплатно).
• 🔑 Электронная подпись установлена. Нужен квалифицированный сертификат руководителя (или сотрудника с доверенностью), выпущенный удостоверяющим центром ФНС или аккредитованным УЦ. Криптопровайдер (CryptoPro CSP или ВипНет CSP) должен быть установлен на компьютере, а сертификат — виден в личном хранилище.
• 🆔 Учётная запись ЭДО создана. Это ваш идентификатор участника обмена. Если записи ещё нет, система предложит создать её при первой же попытке настроить обмен.

Настройки ЭДО собраны в разделе Администрирование → Обмен электронными документами. Здесь включается флажок Сервисы ЭДО, задаётся учётная запись и выбираются виды документов, которыми вы готовы обмениваться (счета-фактуры, УПД, накладные, акты).

Как 1С находит контрагента по реестру операторов

ЭДО в России устроено так: каждый участник подключён к одному из операторов (1С-ЭДО, Калуга Астрал, Такском, СБИС и другим). Операторы входят в реестр доверенных операторов ЭДО, который ведёт ФНС, и обмениваются документами между собой через роуминг.

Когда вы отправляете приглашение, 1С ищет контрагента по его ИНН и КПП во всех этих реестрах. Возможны три исхода:

1. Участник найден в вашей сети. Контрагент подключён к 1С-ЭДО или оператору с автоматическим роумингом. Приглашение уходит в один клик.
2. Участник найден у другого оператора. Обмен возможен, но потребуется настройка роуминга (об этом ниже).
3. Участник не найден. Контрагент ещё не подключён к ЭДО. Тогда отправьте ему приглашение по электронной почте — программа предложит такой вариант, и партнёр получит ссылку для регистрации.

Чтобы заранее понять, подключён ли партнёр, в карточке контрагента есть сервис проверки: 1С показывает, есть ли у этого ИНН идентификатор участника ЭДО . Если идентификаторов несколько (например, у компании есть филиалы), выберите тот, что соответствует нужному КПП.

Создаём и отправляем приглашение

Самый короткий путь — из карточки партнёра.

1. Откройте Справочники → Контрагенты и выберите нужную организацию.
2. Нажмите кнопку ЭДО на верхней панели карточки → Пригласить к обмену электронными документами.
3. 1С найдёт участника по ИНН. Проверьте идентификатор и КПП, при необходимости добавьте текст сопроводительного сообщения.
4. Нажмите Отправить приглашение. Заявка подпишется вашим сертификатом и уйдёт оператору.

Второй способ пригодится, когда приглашений много. Откройте рабочее место Продажи → Текущие дела ЭДО (или Покупки → Текущие дела ЭДО — это одно и то же окно). На закладке приглашений видно, кому заявка уже отправлена, кто принял, а кого ещё нужно пригласить. Отсюда удобно разослать приглашения сразу группе контрагентов.

Массовую рассылку делают через обработку Сервис → Приглашения к ЭДО (в некоторых релизах — кнопка Пригласить в списке контрагентов): отмечаете флажками нужные строки и отправляете одним действием.

Что увидит контрагент: у себя в программе он получит входящее приглашение с вашим наименованием, ИНН и идентификатором, а также текстом сопроводительного сообщения, если вы его добавили. Поэтому пишите в сообщении понятно, от какой организации заявка, — особенно если ваше юрлицо называется не так, как бренд, под которым вас знают. Партнёру достаточно открыть приглашение и нажать «Принять»; никаких реквизитов он заново не вводит.

После отправки приглашение не означает, что обмен заработал. Нужно дождаться, пока контрагент примет заявку на своей стороне — только тогда между вами установится «настройка обмена» и документы начнут ходить.

Роуминг между разными операторами

Роуминг — это обмен документами между участниками разных операторов ЭДО. Нужен, когда вы работаете через 1С-ЭДО, а контрагент — через Такском, СБИС или другого оператора.

Большинство крупных операторов связаны автоматическим (технологическим) роумингом. В этом случае вы ничего не настраиваете: отправляете обычное приглашение, оно проходит через роуминговый узел, контрагент принимает — и обмен работает.

Если автоматического роуминга между операторами нет, 1С при отправке приглашения сообщит, что требуется настройка роуминга. Порядок такой:

• Отправьте приглашение как обычно — система сама переведёт его в режим роуминговой заявки.
• Заявка попадёт к операторам обеих сторон на согласование. Настройка роуминга вручную занимает, как правило, от нескольких часов до 1–3 рабочих дней.
• Пока заявка в обработке, статус будет «Ожидается подключение роуминга». Когда операторы настроят канал, приглашение автоматически перейдёт к контрагенту.

Отдельно учтите: для обмена именно формализованными документами (счёт-фактура, УПД) роуминг должен поддерживать эти форматы. Неформализованными файлами (PDF, акты в произвольном виде) обмениваются почти всегда без ограничений.

Проверить, связаны ли два оператора автоматическим роумингом, можно заранее — до отправки приглашения. Когда 1С находит контрагента у стороннего оператора, в окне приглашения обычно сразу видно, пройдёт заявка сразу или уйдёт на ручную настройку. Если вы планируете подключить много партнёров с одного «чужого» оператора, имеет смысл один раз уточнить у техподдержки, есть ли между вами прямой роуминговый канал: это сэкономит дни ожидания на каждой заявке.

Как читать статусы отправленного приглашения

После отправки заявка проходит несколько состояний. Следить за ними удобно в том же рабочем месте Текущие дела ЭДО. Понимание статуса экономит время: вы сразу видите, ждать ответа или уже можно работать.

Когда статус стал «Принято», проверьте карточку настройки обмена: в ней перечислены виды документов, которыми вы договорились обмениваться. Если какого-то вида там нет (например, партнёр не включил УПД), документ этого типа отправить не получится — настройку нужно согласовать заново.

Что делать после того, как приглашение принято

Принятое приглашение — это ещё не готовый документооборот, а разрешение на обмен. Чтобы отправить первый документ, нужно сделать несколько шагов.

• 📄 Проверьте перечень видов документов. В карточке настройки обмена указано, чем вы договорились обмениваться: счетами-фактурами, УПД, накладными ТОРГ-12, актами. Если нужного вида нет, добавьте его и отправьте изменённую настройку контрагенту на повторное согласование.
• ✍️ Задайте порядок подписания. Для формализованных документов (счёт-фактура, УПД) 1С потребует подпись руководителя или уполномоченного лица. Проверьте, что в настройках обмена выбран правильный сертификат, иначе исходящие будут «зависать» неподписанными.
• 📨 Отправьте пробный документ. Создайте, например, реализацию и нажмите в её форме ЭДО → Отправить электронный документ. Так вы убедитесь, что канал работает в обе стороны, до того как пойдёт реальный поток.

Входящие документы от контрагента появятся в том же рабочем месте Текущие дела ЭДО на закладке входящих. Их нужно будет утвердить и подписать — после этого они автоматически создадут в базе соответствующие документы поступления.

Если партнёр принял приглашение, но документы всё равно не отправляются, причина почти всегда в сертификате подписи или в том, что нужный вид документа не включён в настройку обмена.

Частые ошибки при отправке приглашения

Большинство сбоев не связаны с самим ЭДО — они возникают из-за подписи, реквизитов или настроек доступа. Вот с чем сталкиваются чаще всего.

Ещё одна типичная ситуация — дубль приглашений. Если вы случайно отправили заявку дважды, контрагент увидит два входящих. Пусть примет одно, второе отклонит. На обмен это не влияет: действующей останется одна настройка.

Частые вопросы