Продажа товара в 1С от счёта до оплаты: документы, резерв, цены и печать

Продажа в 1С оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он находится в разделе Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД), в 1С:Управлении торговлей 11 — в разделе Продажи среди документов продажи. Заполняете покупателя, договор, склад и товары, проводите документ, печатаете накладную или УПД. Всё остальное — счёт, заказ, резерв, счёт-фактура и оплата — строится вокруг этого документа.

Схем оформления две. Короткая подходит, когда товар отгружают сразу: «Реализация» → печать → оплата. Полная нужна, когда сначала выставляют счёт или берут заказ: «Счёт покупателю» или «Заказ клиента » → оплата или резерв → реализация на основании → счёт-фактура. Полная схема дольше на минуту, зато цены и товары переносятся автоматически, а в отчётах видно, что заказано и что уже отгружено.

Что подготовить перед первой продажей в 1С

Документ продажи не проведётся, если не хватает справочных данных. Проверьте пять вещей.

• 🏢 Контрагент — карточка покупателя с ИНН и КПП. В БП 3.0 по ИНН можно заполнить реквизиты автоматически, если подключена интернет-поддержка.
• 📄 Договор — с видом «С покупателем» в БП 3.0. В договоре задают тип цен и, при необходимости, срок оплаты. В УТ 11 вместо этого действует «Соглашение с клиентом» или типовое соглашение, если в настройках включены соглашения.
• 📦 Номенклатура — с правильным видом (товар или услуга), единицей измерения и ставкой НДС.
• 🏬 Склад — с которого идёт отгрузка.
• 💰 Остаток — товар должен быть оприходован раньше даты продажи. Если поступление датировано позже, себестоимость не спишется или документ не проведётся при контроле остатков.

Счёт покупателю и заказ клиента: с чего начинается продажа

Счёт в 1С:Бухгалтерии 3.0

Счёт создают в разделе Продажи → Продажи → Счета покупателям. Нажмите «Создать», выберите контрагента и договор, добавьте товары кнопкой «Подбор» или «Добавить». Цены подставятся из типа цен договора.

Счёт не делает проводок и ничего не резервирует. Это документ для покупателя: его печатают кнопкой «Печать» → «Счёт на оплату» и отправляют по почте прямо из формы.

Пользу счёт даёт дальше. На его основании создаётся реализация, а входящий платёж удобно привязать к конкретному счёту. По списку счетов видно, какие оплачены, а какие висят.

Заказ клиента в 1С:УТ 11

В УТ 11 роль счёта и заявки выполняет документ «Заказ клиента» в разделе Продажи. Порядок такой:

1. Создайте заказ, выберите клиента, соглашение и склад.
2. Заполните товары. Для каждой строки укажите вариант обеспечения (о нём ниже).
3. Переведите заказ в статус «К выполнению» — только тогда он резервирует товар и может быть отгружен.
4. Распечатайте из заказа счёт на оплату, если покупатель платит заранее.

Статус «Не согласован» оставляют, пока условия обсуждают с клиентом. Заказ в этом статусе ничего не бронирует.

Реализация товаров и услуг: как оформить продажу пошагово

Это главный документ. Он уменьшает остаток на складе, начисляет долг покупателя, выручку и НДС.

Создание реализации в БП 3.0

1. Откройте Продажи → Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД).
2. Нажмите «Реализация» и выберите вид операции: «Товары (накладная, УПД)», «Услуги (акт, УПД)» или «Товары, услуги, комиссия», если в одной продаже есть и то и другое.
3. В шапке укажите контрагента, договор и склад. Организацию программа подставит сама, если она одна.
4. Добавьте строки кнопкой «Подбор». В форме подбора видно остатки по складу — удобно, чтобы не продать то, чего нет.
5. Проверьте количество, цену, ставку НДС и сумму каждой строки.
6. Нажмите «Провести и закрыть».

Если продажа идёт по счёту, откройте счёт и выберите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные, УПД)». Табличная часть перенесётся целиком.

Создание реализации в УТ 11

В УТ 11 реализацию чаще создают из заказа: откройте заказ в статусе «К выполнению» → «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Документ заполнится строками заказа, которые ещё не отгружены. Если отгрузка частичная, уменьшите количество — остаток останется в заказе на следующую поставку.

Продажа без заказа тоже возможна: создайте реализацию в списке документов продажи и заполните её вручную. Так работают, если в настройках продаж разрешена реализация без заказа.

Что сформирует проведённая реализация в БП 3.0

Посмотреть проводки можно кнопкой «Показать проводки и другие движения документа» (значок «Дт/Кт» в командной панели).

Пример: продали 10 стульев по 2 400 ₽ с НДС 20 %. Сумма продажи — 24 000 ₽, НДС — 4 000 ₽ (24 000 × 20 / 120), выручка без НДС — 20 000 ₽. Если себестоимость стула 1 300 ₽, списание составит 13 000 ₽.

Резерв товара на складе под конкретного покупателя

Как резервирует 1С:УТ 11

Резерв есть в УТ 11, ERP и КА. В Бухгалтерии 3.0 механизма резервирования нет: счёт покупателю товар не бронирует, и тот же товар может уйти другому клиенту.

В заказе клиента в каждой строке задают вариант обеспечения. Основные значения:

Резерв действует, пока заказ в статусе «К выполнению». Чтобы снять бронь, смените вариант обеспечения в строке или закройте заказ. Вручную оставленные старые заказы — частая причина, когда на складе товар есть, а продать его «нельзя»: он числится в резерве.

Проверить, кто и что держит в резерве, можно в отчёте об остатках и доступности товаров в разделе Склад и доставка: он показывает свободный остаток отдельно от зарезервированного.

Если работаете в БП 3.0

Компенсировать отсутствие резерва можно дисциплиной: выставляйте счёт и сразу проводите реализацию после оплаты. Либо выделите отдельный склад для отложенного товара и перемещайте туда то, что обещано клиенту.

Цены, скидки и акции при продаже

Типы цен и виды цен

Термины в конфигурациях разные — не путайте их:

Цены вводят документом «Установка цен номенклатуры». В БП 3.0 он в разделе Склад → Цены. Один документ задаёт цены сразу на много позиций и с определённой даты, поэтому старые продажи не меняются, когда прайс обновили.

Если цена в реализации не подставилась, причин обычно три:

• 🔸 в договоре не выбран тип цен;
• 🔸 цена установлена позже даты документа продажи;
• 🔸 для этой позиции цены в выбранном типе нет вообще.

Скидки

В БП 3.0 автоматических скидок и акций нет. Скидку отражают меньшей ценой в строке реализации. Если скидку дают задним числом за объём, применяют документ «Корректировка реализации» — он уменьшает выручку и НДС по уже проведённой продаже.

В УТ 11 есть ручные и автоматические скидки. Сначала их включают в настройках раздела Маркетинг (НСИ и администрирование → Настройка НСИ и разделов → Маркетинг), затем описывают условия: процент, сумма, период акции, вид клиента. В заказе или реализации автоматические скидки рассчитываются командой расчёта скидок в форме документа, ручные вводятся в колонку скидки строки.

Первичные документы: накладная, УПД и счёт-фактура

Из проведённой реализации печать вызывается кнопкой «Печать». Состав печатных форм зависит от вида операции, но основные такие:

• 📄 ТОРГ-12 — товарная накладная;
• 📄 Акт — для услуг;
• 📄 УПД — универсальный передаточный документ. Со статусом 1 заменяет накладную и счёт-фактуру, со статусом 2 — только накладную или акт;
• 📄 Счёт-фактура — нужен плательщикам НДС, если не используется УПД со статусом 1;
• 📄 ТТН — транспортная накладная, если груз везёт перевозчик.

Счёт-фактура в БП 3.0

Внизу формы реализации есть ссылка «Выписать счёт-фактуру». Нажмите её — программа создаст и проведёт документ «Счёт-фактура выданный», а в форме реализации появится ссылка на него. Без этого документа продажа не попадёт в книгу продаж, и НДС в декларации не сойдётся с начисленным.

Проверьте, что счёт-фактура выписан по каждой реализации, до закрытия квартала. Список без счетов-фактур удобно смотреть в обработке «Регистрация счетов-фактур» — она находит документы без выписанного счёта-фактуры и создаёт их пакетом.

Отгрузка со склада

В БП 3.0 реализация одновременно оформляет отгрузку: склад уменьшается в момент проведения.

В УТ 11 при ордерной схеме на складе отгрузка разделена. Менеджер проводит реализацию, а кладовщик собирает товар и оформляет «Расходный ордер на товары» в разделе Склад и доставка. Пока ордер не проведён, товар физически числится на складе. Ордерную схему включают в карточке склада.

Оплата от покупателя и контроль долга

Как отразить оплату

В БП 3.0 безналичную оплату вводят в разделе Банк и касса → Банк → Банковские выписки: документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя». Проводка — Дт 51 Кт 62.01. Если денег пришло раньше отгрузки, программа сама отнесёт сумму на 62.02 как аванс.

Чтобы не вводить платежи руками, загружайте выписку из клиент-банка или подключите прямой обмен с банком в 1С:ДиректБанк. Программа распознает покупателя по ИНН и подберёт договор.

Наличную оплату оформляют приходным кассовым ордером в Банк и касса → Касса → Кассовые документы, а продажу с выдачей чека — через подключённую онлайн-кассу.

В УТ 11 поступления вводят в разделе Казначейство. Платёж привязывают к заказу или к соглашению, и тогда видно, какой заказ оплачен полностью.

Как найти должников

В БП 3.0 используйте три инструмента:

1. Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62 — дебетовое сальдо по 62.01 показывает долги покупателей, кредитовое по 62.02 — полученные авансы.
2. Акт сверки взаиморасчётов — в разделе Продажи → Расчёты с контрагентами → Акты сверки расчётов. Заполняется по данным учёта и печатается для покупателя.
3. Срок оплаты в договоре — если его указать, отчёты о просроченной задолженности покажут, кто опоздал с платежом.

В УТ 11 долги клиентов показывают отчёты по расчётам в разделе Продажи. Если в соглашении задан график оплаты, программа разделит долг на текущий и просроченный.

Типичные ошибки при оформлении продажи

Ещё одна частая проблема — правка проведённой реализации прошлого периода. Если отчётность за квартал уже сдана, не меняйте суммы в старом документе. Изменения цены или количества оформляют «Корректировкой реализации» текущей датой: так данные сданной декларации не поедут.

Частые вопросы