Регистрация прогула и неявки сотрудника в 1С:Зарплата и управление персоналом

Прогул в 1С:ЗУП оформляют документом Прогул, неявка в разделе Кадры или Зарплата. В нём переключателем выбирают один из двух случаев — «Прогул» (код ПР) или «Неявка по невыясненным причинам» (код НН). Программа сама исключает эти дни из оплаты и проставляет нужный код в табеле. Отдельный «вид начисления» заводить не нужно: оба случая уже есть в типовой конфигурации.

Частая ошибка — сразу ставить сотруднику прогул, как только он не вышел на работу. Пока причина отсутствия неизвестна, в учёте это не прогул, а неявка по невыясненным причинам. Прогулом отсутствие становится только после того, как выяснилось: уважительной причины не было. До этого момента в 1С вводят код НН, а уже потом, при необходимости, меняют его на ПР.

Ниже — как провести отсутствие в 1С:ЗУП редакции 3.1 и 1С:Бухгалтерии с модулем зарплаты, чем НН отличается от ПР, как это ложится в табель и на расчёт.

С чего начать: фиксируем факт отсутствия документами

1С — это конец цепочки, а не начало. Прежде чем нажимать кнопки в программе, факт отсутствия нужно подтвердить кадровыми документами, иначе увольнение за прогул суд развернёт.

Порядок до ввода в 1С:

• 📝 Докладная записка непосредственного руководителя о том, что сотрудник не вышел на работу.
• 📄 Акт об отсутствии на рабочем месте — составляется в день прогула, подписывают двое-трое свидетелей. Фиксируется время отсутствия.
• ✉️ Уведомление работнику с требованием дать письменное объяснение. На объяснение по ст. 193 ТК РФ даётся два рабочих дня.
• 🧾 Объяснительная работника либо акт об отказе её предоставить (если за два дня объяснение не поступило).
• 📌 Приказ о применении дисциплинарного взыскания — после оценки уважительности причины.

Следите за сроками. По ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание применяют не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни и отпуска работника) и не позднее шести месяцев со дня его совершения. Пропустили срок — взыскание незаконно, хотя сам факт прогула в табеле остаётся.

Только когда стало ясно, что причина неуважительная, отсутствие регистрируют в 1С как прогул. Если же работник на связи нет и причина пока непонятна — ставят неявку.

Чем НН отличается от ПР и почему это не одно и то же

В учёте рабочего времени используются два разных кода, и путать их нельзя.

Логика простая. В первый день отсутствия, когда вы ещё не знаете, где человек, ставьте НН. Это нейтральный код: он не обвиняет работника, но и не оплачивает время. Как только выяснилось, что уважительной причины не было, период переквалифицируют в ПР.

Если же причина оказалась уважительной (болезнь, вызов в суд, авария), неявку закрывают соответствующим документом — больничным, отсутствием с сохранением оплаты и т. п., — и код НН исчезает из табеля.

Нужно ли что-то настраивать в справочнике отсутствий

В типовой 1С:ЗУП 3.1 оба вида времени — прогул и неявка — уже предопределены, их не нужно создавать. Проверить можно так: Настройка → Виды расчёта или через раздел учёта времени — в списке видов времени присутствуют «Прогул» и «Неявка».

Отдельная настройка нужна в двух случаях:

• 🔧 Если в программе скрыт сам документ Прогул, неявка. Тогда зайдите в Настройка → Расчёт зарплаты (или Настройка → Кадровый учёт) и убедитесь, что учёт отсутствий включён. В сильно урезанных настройках документ может быть не виден в меню.
• 🔧 Если нужен свой код времени для внутренней отчётности. Тогда в справочнике видов времени создают новый элемент и привязывают буквенное/цифровое обозначение. Для стандартного прогула этого не требуется.

Не заводите «новый вид начисления» для прогула — это распространённая ошибка. Прогул не начисляется, а наоборот, уменьшает отработанное время. Для него предусмотрен документ, а не начисление.

Как ввести документ «Прогул, неявка» в 1С:ЗУП

Основной инструмент — документ Прогул, неявка. Открыть его можно двумя путями:

1. Раздел Кадры → Все отсутствия сотрудников → кнопка Создать → Прогул, неявка.
2. Раздел Зарплата → Все начисления (или Отсутствия) → Создать → Прогул, неявка.

Дальше заполняете поля:

1. Организация — подставляется основная; при нескольких юрлицах выберите нужную.
2. Сотрудник — тот, кто отсутствовал.
3. Переключатель вида — Прогул или Неявка по невыясненным причинам. Это ключевое поле: именно оно задаёт код ПР или НН.
4. Период отсутствия — дата начала и дата окончания. Для одного дня даты совпадают.
5. Провести кнопкой Провести и закрыть.

После проведения документ сам поставит код в табель и исключит дни из оплачиваемого времени. Пересчитывать оклад вручную не нужно.

Когда вы изначально ставили неявку (НН), а затем выяснили неуважительную причину — откройте тот же документ, переключите вид на Прогул и перепроведите. Либо, если неявка уже закрыта другим периодом, введите новый документ с видом «Прогул» на нужные даты.

Документ рассчитан на полные дни отсутствия. Если прогул занял часть смены (например, работник ушёл после обеда и отсутствовал более четырёх часов), полный день из оплаты убирать нельзя — оплатить нужно фактически отработанные часы. В этом случае день отражают не документом Прогул, неявка, а корректировкой отработанного времени за смену, а буквенный код прогула проставляют в табеле отдельно. Сам факт и продолжительность отсутствия в такой ситуации особенно важно зафиксировать актом с точным указанием времени.

Как прогул отражается в табеле Т-13

Проведённый документ автоматически попадает в табель учёта рабочего времени. Отдельно руками в табель ничего вносить не надо.

Сформировать табель: Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени (Т-13) (в некоторых настройках — раздел Кадры). Укажите месяц и организацию, нажмите Сформировать.

В клетках дней, на которые пришёлся прогул, вы увидите обозначение:

• ПР — в дни, проведённые как прогул;
• НН — в дни неявки по невыясненным причинам;
• внизу по строке сотрудника — итог отработанных дней и часов без учёта этих дней.

Если в клетке стоит буквенный код, но часов нет — это нормально: прогул и неявка не оплачиваются, поэтому часы по ним не накапливаются.

Унифицированная форма Т-13 с 2013 года не обязательна, но в 1С она используется как привычный и наглядный вид табеля. Можно применять и собственную форму — на коды времени это не влияет.

Что происходит с зарплатой за дни прогула

Прогул и неявка — неоплачиваемое время. При окладной системе это значит, что оклад за месяц начислится пропорционально отработанным дням, а прогулянные дни из расчёта выпадут.

Пример. Оклад 60 000 ₽, в месяце 20 рабочих дней, сотрудник прогулял 2 дня.

• Стоимость дня: 60 000 ÷ 20 = 3 000 ₽.
• Отработано: 20 − 2 = 18 дней.
• Начислено: 3 000 × 18 = 54 000 ₽.

То есть за счёт двух дней прогула зарплата уменьшилась на 6 000 ₽. 1С выполнит этот пересчёт сама при расчёте документа Начисление зарплаты и взносов, если прогул проведён до расчёта. Если документ начисления уже был рассчитан — пересчитайте его кнопкой Пересчитать или очистите и заполните заново.

При повременной оплате всё ещё проще: часы прогула просто не входят в отработанное время, и оплачивать нечего. Тариф умножается на фактически отработанные часы по данным табеля.

Уменьшается не только оклад. Вслед за начислением автоматически пересчитываются НДФЛ и страховые взносы — их базой служит меньшая сумма дохода. Отдельно корректировать налог и взносы не нужно, 1С пересчитает их вместе с зарплатой. Напомним, что с 2023 года взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование уплачиваются единым тарифом в СФР (бывшие ПФР и ФСС), но в учёте рабочего времени это ничего не меняет.

Проверить результат удобно в расчётном листке: Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётный листок. В нём по сотруднику будет видно уменьшенное количество отработанных дней и соответствующую сумму.

Отчёты для контроля дисциплины и анализа отсутствий

Чтобы видеть картину по отсутствиям не по одному человеку, а в целом, в 1С:ЗУП есть несколько отчётов.

• 📊 Кадры → Кадровые отчёты → Отсутствия сотрудников — список всех отсутствий за период с видами и датами. Здесь удобно отбирать по виду «Прогул».
• 📊 Зарплата → Отчёты по зарплате → Табель учёта рабочего времени — наглядная матрица кодов по дням, видно повторяющиеся прогулы.
• 📊 Отчёт по неявкам/невыходам — помогает отследить именно коды НН, которые «зависли» и требуют выяснения причины.

Регулярно просматривайте «зависшие» неявки (НН): по каждой нужно либо получить подтверждение уважительной причины и закрыть отсутствие соответствующим документом, либо переквалифицировать в прогул. Неявка, которая месяцами остаётся НН, — это незакрытый кадровый вопрос, а не прогул.

Частые ошибки при оформлении прогула

• ❌ Сразу ставят ПР вместо НН. Пока причина неизвестна, это неявка. Прогул — только после выяснения.
• ❌ Оформляют прогул без кадровых документов. Акт, уведомление, объяснительная обязательны — иначе взыскание оспорят.
• ❌ Заводят отдельный «вид начисления». Для прогула это не нужно, есть готовый документ.
• ❌ Не проводят документ. Записанный, но не проведённый Прогул, неявка не попадает в табель и в расчёт.
• ❌ Удаляют документ, когда часть дней оказалась болезнью. Нужно корректировать период, а дни болезни закрывать больничным.
• ❌ Считают опоздание прогулом. Прогул — это более четырёх часов подряд или весь день отсутствия.

Частые вопросы