Первый документ в 1С 8.3 своими руками: от выбора вида до печати

Чтобы сделать простой документ в 1С 8.3, откройте нужный раздел (например, Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД)), нажмите Создать, заполните шапку и строки, затем нажмите Провести и закрыть. Документ появится в списке с зелёной отметкой, а в учёте сформируются проводки.

Ниже примеры даны для «1С:Бухгалтерии предприятия 3.0» с интерфейсом «Такси». В других типовых конфигурациях на платформе 8.3 (ЗУП, УТ, Комплексная автоматизация) логика та же: список документов, кнопка Создать, форма, проведение. Отличаются только названия разделов и самих документов.

Где в 1С 8.3 искать документы

Документ в 1С — это запись о хозяйственной операции: продали товар, получили деньги, приняли сотрудника. У каждого вида документа есть свой список. Его открывают из раздела в левой панели.

Основные разделы в Бухгалтерии 3.0:

• 🛒 Продажи — реализации, счета покупателям, счета-фактуры выданные;
• 📦 Покупки — поступления товаров и услуг, счета-фактуры полученные;
• 💰 Банк и касса — банковские выписки, платёжные поручения, кассовые документы;
• 🏭 Склад — перемещения, инвентаризации, списания;
• 👥 Зарплата и кадры — приём на работу, начисление зарплаты;
• 📒 Операции — ручные операции, закрытие месяца , регламентные документы.

Если не помните, в каком разделе лежит документ, нажмите на значок лупы в верхней части окна (поиск по интерфейсу) и введите часть названия, например «поступление». Программа покажет все команды, где встречается это слово.

Шаг 1. Подберите вид документа под операцию

Самая частая ошибка новичка — создать «похожий» документ вместо правильного. Например, оформить оплату от покупателя кассовым ордером, хотя деньги пришли на расчётный счёт. Сумма вроде бы попала в учёт, но на другой счёт.

Ориентируйтесь на таблицу:

Самый простой по устройству документ — ручная операция. В ней нет шапки с договором и склада, есть только строки «Дт — Кт — сумма». Но ею не стоит подменять типовые документы: ручная проводка не попадёт в книгу продаж , не создаст счёт-фактуру и не отразится в отчётах по складу.

Ручную операцию используйте только тогда, когда для операции действительно нет специального документа.

Шаг 2. Создайте новый документ

Откройте список нужного вида документов. Создать новый можно тремя способами.

Кнопкой «Создать»

1. Нажмите Создать в командной панели списка или клавишу Insert.
2. У некоторых документов появится выбор вида операции. Например, у поступления: «Товары (накладная, УПД)», «Услуги (акт, УПД)», «Товары, услуги, комиссия». Выберите подходящий вариант.
3. Откроется пустая форма. Номер и дата уже подставлены программой.

Копированием похожего документа

Если в прошлом месяце вы делали такую же операцию с тем же контрагентом, выделите старый документ в списке и нажмите F9 (или команду копирования в меню «Ещё»). Получится новый документ с теми же реквизитами и строками. Останется поправить дату, количество и суммы.

Вводом на основании

Многие документы создаются из предыдущих. Из счёта покупателю — реализация, из реализации — счёт-фактура, из поступления — платёжное поручение. Откройте исходный документ и нажмите Создать на основании, затем выберите нужный вид.

Это самый надёжный способ. Контрагент, договор, номенклатура и суммы переносятся автоматически, а документы связываются между собой. Связь видна по кнопке «Структура подчинённости» в меню «Ещё».

Шаг 3. Заполните шапку и строки документа

Форма документа состоит из двух частей: шапки (реквизиты всего документа) и табличной части (строки с товарами, услугами, суммами).

Шапка

Обязательные реквизиты отмечены красной пунктирной линией. Без них документ не проведётся. Обычно это:

• 🏢 Организация — если в базе одна фирма, поле скрыто и заполняется само;
• 📅 Дата («от») — дата операции, а не дата ввода в программу;
• 🤝 Контрагент — выбирается из справочника; нового можно создать прямо из поля;
• 📄 Договор — подставляется основной договор контрагента; вид договора должен подходить к операции («С покупателем» для продаж, «С поставщиком» для покупок);
• 🏬 Склад — для товарных документов.

Значение в поле выбирают кнопкой с тремя точками или начинают печатать — 1С предложит подходящие элементы. Если контрагента нет, его можно завести по ИНН: программа заполнит реквизиты из ЕГРЮЛ при подключённой интернет-поддержке.

Табличная часть

1. Нажмите Добавить, чтобы ввести строку вручную, или Подбор, чтобы выбрать сразу несколько позиций из справочника.
2. Укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма и НДС посчитаются сами.
3. Проверьте ставку НДС в строке: она берётся из карточки номенклатуры.
4. Итог внизу формы сверьте с первичным документом поставщика или с договором.

Внизу формы есть поле Комментарий. Запишите туда, откуда документ: «по счёту 145 от поставщика», «исправление ошибки». Через полгода это сэкономит поиск.

Шаг 4. Запишите или проведите документ

У документа есть три состояния, и они отличаются значком в списке:

Кнопки в форме:

• Записать — сохраняет черновик. Полезно, если данных пока не хватает.
• Провести — сохраняет и формирует движения, форма остаётся открытой.
• Провести и закрыть — то же, но форма закрывается.

Как проверить, что получилось

После проведения нажмите кнопку Дт/Кт («Показать проводки и другие движения документа») в командной панели формы. Откроется отчёт с проводками и движениями по регистрам.

Для реализации товаров в БП 3.0 вы увидите выручку Дт 62.01 Кт 90.01.1, начисление НДС Дт 90.03 Кт 68.02 и списание себестоимости Дт 90.02.1 Кт 41.01. Если какой-то проводки нет или счёт не тот, причина почти всегда в настройках: счетах учёта номенклатуры, договоре или виде операции.

Шаг 5. Распечатайте и отправьте документ

Печать доступна из формы документа и прямо из списка.

1. Нажмите Печать и выберите форму: накладную, акт, УПД, счёт-фактуру.
2. Откроется предварительный просмотр. В нём можно указать число копий и поправить текст в ячейках перед печатью.
3. Нажмите кнопку принтера, чтобы распечатать, или сохраните файл в PDF или Excel.

Подписи, печать организации и логотип в печатных формах настраиваются в карточке организации, в разделе с логотипом и печатью. Их достаточно загрузить один раз картинками.

Отправить документ контрагенту можно двумя путями:

• 📧 по электронной почте — из окна печатной формы командой отправки письмом; к письму приложится файл в выбранном формате. Предварительно нужно настроить учётную запись почты;
• 🔐 через ЭДО — если подключён электронный документооборот, в форме документа появляется группа команд ЭДО. Документ уходит юридически значимым, с электронной подписью.

Чтобы распечатать сразу пачку документов, выделите их в списке с зажатой клавишей Ctrl или Shift и нажмите Печать. Формы откроются одним комплектом.

Свой простой документ в конфигураторе: вариант для разработчика

Иногда под «сделать простой документ» понимают другое: создать новый вид документа, которого нет в конфигурации. Например, «Заявка на закупку» без проводок, просто для учёта заявок.

В собственной (нетиповой) конфигурации это делается так:

1. Откройте базу в режиме Конфигуратор, затем откройте дерево конфигурации.
2. В ветке Документы нажмите правой кнопкой и выберите Добавить.
3. На вкладке «Основные» задайте имя латиницей или кириллицей без пробелов (ЗаявкаНаЗакупку) и синоним — так документ будет называться у пользователей.
4. На вкладке «Подсистемы» отметьте раздел, в котором документ должен появиться.
5. На вкладке «Данные» добавьте реквизиты шапки (например, Поставщик с типом СправочникСсылка.Контрагенты) и табличную часть Товары с колонками.
6. На вкладке «Нумерация» выберите длину номера и периодичность (например, нумерация в пределах года).
7. На вкладке «Движения» оставьте проведение запрещённым, если документу не нужны движения. Если нужны, отметьте регистры и запустите конструктор движений: он сгенерирует код обработки проведения.
8. Сохраните изменения и обновите конфигурацию базы данных (F7).
9. Запустите режим 1С:Предприятие (F5 запускает отладку). Документ появится в выбранном разделе, форму платформа построит автоматически.

Типовую конфигурацию на поддержке так не меняйте: при следующем обновлении правки придётся сводить вручную. Новый документ для типовой базы делают в расширении конфигурации. Расширение подключается поверх основной конфигурации и переживает обновления. Перед любой правкой структуры сделайте резервную копию базы : Администрирование → Выгрузить информационную базу в конфигураторе.

Почему документ не проводится

При неудачном проведении 1С выводит сообщения в нижней части формы. Щелчок по сообщению ставит курсор в поле, где ошибка. Самые частые случаи разобраны ниже.

Частые вопросы