Оформление простоя в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерии — от приказа до отчётов

Сделать простой в 1С правильно проще всего в 1С:ЗУП 3.1: включите простои в настройке состава начислений, затем оформите документ простоя на сотрудников за нужный период. Программа сама поставит код в табель и рассчитает оплату: 2/3 среднего заработка, 2/3 оклада или ноль, в зависимости от того, кто виноват в простое.

В 1С:Бухгалтерии 8.3 отдельного документа нет. Там простой оформляют своим видом начисления. Сумму считают вручную, а НДФЛ и взносы программа начислит сама по настройкам вида начисления.

С чего начать: причина простоя решает всё

Программа не знает, почему цех стоит. Причину определяет работодатель, и от неё зависит размер оплаты. Поэтому до открытия 1С ответьте на три вопроса.

Кто виноват. Статья 157 ТК РФ различает три случая:

Какой период. Дата начала, дата окончания или «до отмены». Простой может длиться и часть смены — например, 3 часа из 8.

Кто затронут. Весь коллектив, одно подразделение или один человек. Простой можно объявить и одному сотруднику, если остановилось именно его рабочее место.

Документальная основа — приказ о простое. Унифицированной формы у него нет, его составляют в свободной форме: причина, период, список сотрудников, порядок оплаты, нужно ли присутствовать на работе.

Ещё одна обязанность за пределами программы: при объявлении простоя работодатель сообщает об этом в службу занятости — сейчас это делают через портал «Работа России». Срок — три рабочих дня после принятия решения.

Подготовка 1С:ЗУП 3.1 к оформлению простоя

По умолчанию простои в ЗУП выключены, и документа в меню нет. Включаются они один раз.

1. Откройте Настройка → Расчет зарплаты.
2. Перейдите по ссылке Настройка состава начислений и удержаний.
3. Найдите флажок, отвечающий за простои сотрудников, и установите его.
4. Нажмите «ОК» и закройте настройку.

После этого в справочнике Настройка → Начисления появятся виды начислений для простоя — по одному на каждую причину из таблицы выше. Откройте каждое и проверьте три вещи.

• 📐 Формула и процент. Для простоя по вине работодателя расчёт идёт от среднего заработка, для простоя без вины сторон — от оклада. Коэффициент 2/3 стоит в формуле; если оплачиваете больше, исправьте его здесь.
• 🧾 Налоги. Код дохода НДФЛ — 2000 (оплата труда). Страховые взносы — облагается полностью. Оплата простоя — выплата в рамках трудовых отношений, льгот по ней нет.
• 🏷️ Отражение в бухучёте. Укажите способ отражения: на какой счёт затрат пойдёт начисление. Без этого в БП попадут проводки по счёту, заданному по умолчанию для сотрудника или подразделения.

Начисление «по вине работника» оплаты не содержит. Оно нужно только для того, чтобы время ушло в табель с кодом ВП и не считалось прогулом.

Как сделать простой в 1С:ЗУП: пошагово

Шаг 1. Создайте документ простоя

Документ находится в разделе Зарплата. Удобнее всего зайти в журнал Зарплата → Все начисления, нажать «Создать» и выбрать в списке документ простоя сотрудников. Если документ часто нужен, вынесите его в панель раздела через настройку навигации.

Шаг 2. Заполните шапку

• Организация и подразделение — если простой касается одного отдела, подразделение сразу сузит список подбора.
• Месяц начисления — месяц, в котором будет рассчитана оплата.
• Вид простоя — начисление, соответствующее причине из приказа.
• Период — даты начала и окончания. Если дата окончания неизвестна, оформите документ на текущий месяц, а в следующем создайте новый.

Шаг 3. Добавьте сотрудников

Подберите людей из списка приказа. Для массового простоя пользуйтесь подбором по подразделению: вручную сотни строк не набивают.

Если простой занимает только часть смены, укажите время в часах. Тогда в табель уйдёт простой за эти часы, а остальная часть дня останется явкой.

Шаг 4. Проведите документ

После проведения ЗУП:

• закроет дни простоя в графике сотрудника кодом РП, НП или ВП;
• исключит эти дни из расчёта оклада за отработанное время;
• запланирует начисление оплаты простоя по выбранному виду.

Шаг 5. Начислите зарплату за месяц

Откройте Зарплата → Начисление зарплаты и взносов, создайте документ за месяц и заполните его. В строках сотрудников вы увидите два начисления: оплату по окладу за фактически отработанные дни и отдельную строку оплаты простоя.

Проверьте результат в расчётном листке: сумма простоя должна стоять отдельной строкой, НДФЛ и взносы начислены на всю сумму.

Шаг 6. Отмените или продлите простой

Простой закончился раньше — исправьте дату окончания в документе. Если месяц уже начислен, программа отметит необходимость перерасчёта, и его подхватит следующее начисление зарплаты.

Простой продлили — создайте новый документ на следующий период. Не растягивайте один документ на несколько месяцев задним числом: так труднее сверять табель с приказами.

Пример расчёта оплаты простоя

Сотрудник с окладом 60 000 ₽. В октябре 21 рабочий день по пятидневке. Из них 7 дней — простой, 14 дней — работа.

Оплата за отработанное время: 60 000 / 21 × 14 = 40 000 ₽.

Вариант 1. Простой не по вине сторон (НП). Считаем от оклада: 60 000 / 21 × 7 × 2/3 = 20 000 × 2/3 = 13 333,33 ₽. Итого за месяц: 40 000 + 13 333,33 = 53 333,33 ₽.

Вариант 2. Простой по вине работодателя (РП). Считаем от среднего. Допустим, средний дневной заработок за 12 предыдущих месяцев — 3 100 ₽: 3 100 × 7 × 2/3 = 21 700 × 2/3 = 14 466,67 ₽. Итого за месяц: 40 000 + 14 466,67 = 54 466,67 ₽.

Вариант 3. Простой по вине работника (ВП). Начислено только 40 000 ₽.

Средний заработок ЗУП определяет по правилам постановления № 922: берёт выплаты за расчётный период и делит на отработанные дни. Если сумма отличается от ручного расчёта, откройте расшифровку среднего в документе — чаще всего расхождение в составе учтённых начислений.

Простой в 1С:Бухгалтерии 8.3 без ЗУП

В БП 3.0 зарплатный блок упрощённый: документа простоя, кодов табеля и расчёта среднего заработка нет. Зато можно правильно начислить сумму, удержать НДФЛ и начислить взносы.

Создайте вид начисления

1. Откройте раздел Зарплата и кадры, затем Настройки зарплаты.
2. Перейдите в справочник «Начисления» и нажмите «Создать».
3. Название — например, «Оплата простоя по вине работодателя». Для каждой причины лучше завести отдельное начисление: так проще отчитываться.
4. Код дохода НДФЛ — 2000.
5. Вид дохода для страховых взносов — облагаемый полностью.
6. Способ отражения — счёт затрат, на который идёт обычная зарплата этих сотрудников.

Начислите оплату

В документе Зарплата и кадры → Все начисления → Начисление зарплаты заполните сотрудников. У тех, кто был в простое, уменьшите оклад пропорционально отработанным дням и добавьте строку с новым начислением. Сумму рассчитайте отдельно — по примеру выше. Средний заработок в БП придётся посчитать вручную или в таблице.

Документ сам рассчитает НДФЛ и взносы по настройкам начисления.

Если людей больше 10–15 или простои повторяются, учёт в БП становится громоздким. Тогда разумнее вести зарплату в ЗУП и передавать в БП только проводки.

Табель, проводки и отчётность при простое

Табель

В ЗУП дни простоя попадают в форму Т-13 автоматически с кодами РП, НП или ВП. Распечатать табель можно из раздела Зарплата → отчёты по учёту времени. В БП табель не ведётся, его заполняют вне программы.

Проводки

Оплата простоя — это расход на оплату труда. В бухучёте её обычно относят туда же, куда и зарплату сотрудника:

• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 70 — начислена оплата простоя;
• Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ;
• Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы.

При долгом простое по внешним причинам часть компаний относит такие расходы на прочие — Дт 91.02. Это решение учётной политики; закрепите его в приказе и настройте способ отражения в начислении.

Из ЗУП проводки уходят документом «Отражение зарплаты в бухучете» после начисления зарплаты за месяц. В БП они попадают при синхронизации.

Налоговый учёт

Пункт 3 статьи 255 НК РФ прямо называет оплату простоя не по вине работника расходом на оплату труда. Значит, оба оплачиваемых вида — РП и НП — уменьшают налог на прибыль.

Отчётность

Отдельных строк под простой в этих формах нет. Ошибки возникают, только если начисление настроено с неверным кодом дохода или как необлагаемое.

Где чаще всего ошибаются при оформлении простоя

• ❌ Простой оформляют как отпуск без сохранения зарплаты. Отпуск «за свой счёт» даётся только по заявлению работника. Если отправили домой без заявления — это простой с оплатой, и при проверке трудинспекция доначислит 2/3.
• ❌ Путают базу расчёта. По вине работодателя — средний заработок, без вины сторон — оклад. При высокой премиальной части разница в сумме может быть заметной.
• ❌ Вводят простой задним числом после начисления зарплаты. Месяц уже закрыт, взносы уплачены, 6-НДФЛ сдан. Перерасчёт пройдёт следующим месяцем, но придётся уточнять, нужно ли подавать корректировки.
• ❌ В БП забывают уменьшить оклад. Это самая дорогая ошибка: переплата сразу по зарплате, налогам и взносам.
• ❌ Вина работника не подтверждена. Неоплачиваемый простой без документов о причине (акт, служебная записка, объяснительная) суды обычно признают простоем по вине работодателя.